מעבר משרד הוא הרבה יותר מהובלה של ציוד מנקודה אחת לאחרת. עבור חברה פעילה מדובר בפרויקט שמחבר בין הנהלה, תפעול, IT, משאבי אנוש, ספקים ועובדים, כאשר בסופו כולם צריכים להתכנס לאותו רגע: המעבר למשרד החדש והמשך הפעילות העסקית.
מורן אייש, מייסדת ובעלים של חברת ryllo, המתמחה בייעוץ ובניהול של מעברי משרדים, מכירה היטב את המורכבות הזו. לאורך השנים היא ליוותה חברות וארגונים בתהליכי מעבר בהיקפים שונים – החל בתכנון ובתקציב, דרך ניהול הספקים וההיערכות התפעולית וכלה בניהול המעבר וביום הכניסה למשרד החדש.
"מעבר משרד מערב המון גורמים, שלכל אחד מהם יש תחום אחריות משלו", אומרת מורן. "התפקיד שלנו הוא לראות את התמונה המלאה, לחבר בין כל הגורמים ולתכנן את התהליך, כך שבסופו החברה תמשיך בפעילות".
מהניסיון שנצבר ב-ryllo, לדברי מורן, יש שלושה דברים שכדאי לכל חברה שמתכננת מעבר משרד לקחת בחשבון.
מתכננים משרד, שוכחים את המעבר
"חברות מתקצבות את הקמת המשרד החדש עד הפרט האחרון, אבל לא תמיד מתקצבות ומתכננות את המעבר עצמו", מסבירה מורן. "במשך חודשים מתכננים אדריכלות ובינוי, בוחרים ריהוט, מערכות, חומרים וספקים ובונים תקציב להקמת המשרד החדש. אלא שהמעבר בין שני המשרדים הוא פרויקט בפני עצמו, וגם הוא דורש תקציב, לוחות זמנים ותוכנית עבודה".
לדברי מורן, הדרך הנכונה לבצע את המעבר היא למפות מראש מה עובר ומה נשאר, אילו רכישות והשלמות נדרשות, אילו ספקים מעורבים, מי אחראי על כל תחום, מה קורה במשרד שעוזבים ומהו סדר הפעולות ושלבי הביצוע עד ליום הכניסה.
"ככל שהתכנון מתחיל מוקדם יותר, אפשר לזהות מראש עלויות וחוסרים, לנהל נכון יותר את הספקים ולהימנע מהחלטות ומהוצאות של הרגע האחרון", היא אומרת. "כשאנחנו ב-ryllo נכנסים לפרויקט, אנחנו מסתכלים על המעבר כתקציב וכפרויקט נפרד מהבינוי. המטרה היא לדעת מראש מה צריך לקרות, מי עושה מה, כמה זה צפוי לעלות ומתי כל דבר צריך להתבצע".
"לא לאבד שעת עבודה"
אחד העקרונות המרכזיים שעליהם מבוססת העבודה של ryllo הוא שמעבר משרד הוא קודם כל מעבר עסקי.
"המטרה אינה רק להביא את הציוד למשרד החדש, אלא לתכנן את המעבר כך שהפגיעה בפעילות החברה תהיה מינימלית, ובשאיפה שהחברה לא תאבד אפילו שעת עבודה אחת בגללו", מציינת מורן.
כדי להגיע לשם, מסבירים בחברה, ההמשכיות העסקית צריכה להיות חלק מהתכנון כבר מתחילת הפרויקט: מערך ה-IT והתקשורת, עמדות העבודה, ציוד העובדים, מערכות המולטימדיה, בקרת הכניסה, הספקים, האריזה, ניתוק וחיבור עמדות - כל אלה צריכים להיות מתוכננים ומתוזמנים כמערך אחד.
"כל מה שניתן להקים, לחבר ולבדוק לפני יום המעבר עצמו צריך להיות מוכן מראש", היא אומרת. "מבחינתי, לא מספיק שהשולחן והארגז הגיעו למקום הנכון. העובד צריך להגיע לעמדה שלו ולהיות מסוגל לחזור לשגרה במהרה".
וזהו לדבריה גם המקום שבו ניהול המעבר מקבל משמעות אחרת. "תכנון וייעוץ נכונים נועדו לוודא ששום דבר לא נופל בין הכיסאות, ושכל מערך שניתן להקים מראש אכן מוכן עוד לפני המעבר. בסופו של דבר, יום המעבר הוא התוצאה של כל העבודה שנעשתה לפניו. ככל שתכננו נכון יותר, ביום עצמו יש פחות הפתעות ופחות הפרעה לעסק".
תקשור השינוי הארגוני
בתוך פרויקט שיש בו תקציבים, מערכות, ספקים ולוחות זמנים, קל לשכוח שמעבר משרד הוא גם שינוי משמעותי עבור העובדים. מבחינתם, משתנה המקום שאליו הם מגיעים בכל בוקר, הדרך לעבודה, החניה, סביבת העבודה, מיקום הצוות ולעתים גם שגרת העבודה בתקופת המעבר.
לכן ב-ryllo מתייחסים לתקשורת הפנים-ארגונית כחלק בלתי נפרד מתכנון המעבר. "במהלך הפרויקט אנחנו מייעצים ומלווים את החברה בבניית רצף התקשורת מול העובדים – מתי נכון לספר על המעבר, איזה מידע לשתף בכל שלב, מתי אורזים, מה כל עובד צריך לארוז ומה לא", מספרת מורן. "המטרה היא שהעובדים לא ילמדו על המעבר משמועות במסדרון, אלא יקבלו את המידע בצורה מסודרת, ברורה ובזמן. ברגע שעושים את זה נכון, העובדים מרגישים שהם חלק מהתהליך ולא רק מי שצריכים להסתגל אליו בסוף".
אבל מבחינת מורן, החוויה של העובדים לא מסתיימת בתקשורת שלפני המעבר. יום הכניסה למשרד החדש הוא הרגע שבו חודשים של תכנון הופכים למציאות. "העובד לא אמור לדעת כמה ספקים היו מעורבים, כמה בעיות נפתרו בדרך או כמה דברים היו צריכים להתחבר כדי שהכל יהיה מוכן", היא אומרת. "מבחינתו, הוא צריך להגיע למשרד החדש, למצוא את הציוד שלו במקום, להתיישב בעמדה מוכנה ולהרגיש שהגיע הביתה".
איך נראה תהליך הליווי של ryllo בפועל?
"ryllo מלווה ומנהלת מעברי משרדים מקצה לקצה – החל בתכנון הראשוני ובניית תקציב המעבר, דרך ניהול ותיאום הספקים, ה-IT, הלוגיסטיקה והתקשורת מול העובדים, וכלה בניהול ובפיקוח על תהליך ההובלה והמוכנות ליום הכניסה".
תהליך העבודה מתחיל בפגישת ייעוץ ואפיון הכוללת איסוף מידע ראשוני, היכרות עם הארגון ועם המקום שאליו מתבצע המעבר, והבנת המטרות והיעדים שהארגון הציב לעצמו. בהתאם לצורך מתקיימות פגישות עם הגורמים הרלוונטיים בתוך הארגון, במטרה לאפיין את הצרכים ולבנות תהליך שמותאם באופן אישי לארגון.
עבור מורן, המדד להצלחה אינו מתמצה בכך שכל הציוד הגיע ליעדו. "מבחינתי, מעבר מוצלח הוא לא הרגע שבו המשאית האחרונה פורקת. הוא הבוקר שבו העובדים נכנסים למשרד החדש ופשוט ממשיכים לעבוד", היא מסכמת. "השירות שלנו מאפשר לארגון להמשיך בפעילותו השוטפת בזמן שאנחנו מנהלים את כל התהליך. ב-ryllo אנחנו יודעים שמעבר משרדים הוא לא רק עניין אופרטיבי – הוא תהליך של שינוי ארגוני עמוק, ואנחנו יודעים איך להוביל אותו".
ryllo
למעבר לאתר >>
בשיתוף ryllo
