בחיפה פועלים כיום כ-5,123 עסקים טעוני רישוי, מתוכם: 48% מתחום המזון; 13% בתחום בריאות רוקחות וקוסמטיקה, 12% תעשייה, מלאכה, כימיה ומחצבים; 11% רכב ותעבורה; 5% עינוג ציבורי, נופש וספורט; והיתר: חקלאות ובעלי חיים, דלק ואנרגיה, שירות, שמירה ואבטחה, מסחר, ושונות.
האגף לרישוי ולקידום עסקים רואה עצמו כ"בית של העסקים". האגף פועל לעידוד הפעילות העסקית בעיר ומסייע לבעלי העסקים להצליח ולשגשג. בעלי עסקים מרגישים שיש להם דלת פתוחה ואוזן קשבת אצל כל אנשי הצוות באגף. בראש האגף עומדת עו"ד אתי אלאלוף-אסולין, אימא לארבעה ילדים וסבתא לעשרה, אשר מובילה צוות המונה 11 עובדים שפועל ללא לאות על מנת לתת מענה מקצועי ונמרץ לבעלי העסקים.
״מדובר במהפכה של ממש לה אנו שותפים כדי לאפשר לעסקים לשרוד, לשגשג ולהצליח״, היא אומרת. "האג׳נדה שעל פיה פועל האגף, מבוססת על תפיסת השירות, לפיה יזמים ובעלי עסקים הם הלקוחות שלנו ואנחנו ספקי שירות של אותם לקוחות. נשמע פשוט, כי זה באמת פשוט. אותה תפיסה שירותית מתחילה עם הגדרת נציגי הרישוי כ'מנהלי תיקי לקוח', דבר שמדגיש את האחריות לסגירת מעגל טיפול ויצירת חוויית לקוח טובה".
בעלי עסקים קטנים ובינוניים, ולא רק בחיפה, מתמודדים עם לא מעט חסמים ואתגרים. כיצד אתם בכל זאת מצליחים לסייע בכל שלב בדרך?
״עבורנו 'חוויית הלקוח' היא לא רק סיסמה, ולכן אנחנו עושים כל שביכולתנו שהחוויה תהיה טובה ואיכותית. בנוסף, אנו מיישמים את הרפורמה ברישוי עסקים שנועדה ליצור איזון בין המטרות של חוק רישוי עסקים (מחד, שמירה על הציבור מפני נזקים בריאותיים, בטיחותיים, סביבתיים ועוד, ומאידך, עידוד הפעילות הכלכלית במשק וצמצום הפגיעה בעסקים)".
לדברי אלאלוף-אסולין, הרפורמה מסדירה ארבעה תחומים, כשהיא מבוססת בין היתר על שיפור תהליכים ו"רישוי דיפרנציאלי". כלומר, התאמת מסלול הרישוי לרמת מורכבות העסק.
"העסקים סווגו לארבעה מסלולי רישוי", היא אומרת: "מסלול על יסוד תצהיר: במסלול זה אנחנו באגף מצליחים לתת רישיון עסק תוך יום אחד; היתר מזורז א' - מאפשר לתת מיידית היתר ל-180 יום ובמקביל להמשיך בהליך הרישוי; היתר מזורז ב' ומסלול רגיל. בנוסף, בנושא העברת בעלות על העסק, הרפורמה מאפשרת לבעל העסק היוצא ולבעל העסק הנכנס לחתום על תצהיר ולקבל באופן מיידי רישיון ליתרת התקופה. למעשה, בעל העסק 'נכנס בנעליו' של היוצא לעניין הרישוי. הרפורמה מציבה סנקציות לגורמי הרישוי במידה שהתייחסותם מתעכבת מעבר לזמן שנקבע בחוק, ואנו באגף משתמשים בכל הכלים שהחוק העמיד לרשותנו, כדי לסייע לבעלי העסקים לקבל את הרישיון מהר ככל שניתן".
כלי נוסף שיזמו באגף כדי לסייע לבעלי עסקים שמתמודדים עם חסמים כאלה ואחרים, הוא "מרכז שירות משותף", שהפך לשם דבר ונוחל הצלחה רבה. "מדובר במפגשים שמתקיימים אחת לחודש בשיתוף פעולה עם גורמי הרישוי הרלבנטיים: משטרה, כבאות, משרד הבריאות, משרד הכלכלה וכדומה, יחד עם בעל העסק, על מנת לפשט ולהנגיש עבורו את דרישות הגורמים", מסבירה אלאלוף-אסולין.
כלי נוסף הוא "ועדת רישוי", שמתמקדת בחסמים בנושא תכנון ובנייה, שהוא החסם העיקרי והמשמעותי בתהליך קבלת רישיון העסק, משום שהוא נוגע לכלל העסקים, שכן נושא התכנון והבנייה נבדק בכל בקשה, תהא אשר תהא.
"הרפורמה יצרה אבחנה בין הפרות מהותיות ושאינן מהותיות שעוברות לשיקול דעת מהנדס העיר לקבלת החלטות למתן רישיון עסק. במקום קיום דינים מדברים על קיום תכליות. זו מהפכה של ממש! למעשה, כל הגורמים נרתמים לסייע, בכלל זה האגף לרישוי עסקים במשרד הפנים ואיגוד רישוי עסקים, שמהווים עבורנו באגף כתובת לכל דבר ועניין, יחד עם כל גורמי הרישוי והיחידות השונות ברשות".
שימוש באוטומציה וכלים חדשניים
על פי נתוני עיריית חיפה, הדפסת רישיונות והיתרים בשנת 2022 שברה שיאים. מדובר על הנפקת 1,732 רישיונות, כ-130 בעלי עסקים שהוזמנו למרכז השירות המשותף, וצמצום משמעותי של ממוצע ימי הטיפול בין הגשת הבקשה לקבלת הרישיון. לצורך העניין, ממוצע שנתי לקבלת רישיון עסק בארבע השנים האחרונות עמד על 241 ימים, ובשנת 2022 הוא ירד ל-58 ימים (נכון לסוף 2022). בעלי עסקים רבים מקבלים תשובה תוך יום אחד בלבד.
"מדובר על תהליכים לשיפור מסע הלקוח", אומרת אלאלוף-אסולין. "הלקוח עובר מסע. הוא יכול להיות מפרך ומייאש והוא יכול להיות קל וידידותי, תוך שימוש באוטומציה ובכלים טכנולוגים חדשניים, שנועדו גם הם לשפר את חוויית הלקוח. החזון הוא שתוך תקופה קצרה כל בעל עסק יוכל להיכנס לאזור האישי ולקבל את כל המידע העדכני לגבי סטטוס הבקשה והטיפול בנושאים הרלבנטיים. המשובים שאנו מקבלים מבעלי עסקים מרגשים, ולעתים מביכים, הם נותנים לנו מוטיבציה להמשיך והוכחה שאנו בדרך הנכונה".
דוגמה לטרנספורמציה דיגיטלית שעובר האגף היא התיק הווירטואלי, שמחליף את הקלסרים עבי הכרס; מכתבים דיגיטליים מותאמים לנושאים השונים אשר נשלחים ישירות בדואר האלקטרוני ומייתרים את השימוש בנייר ובדואר ישראל; ובעתיד גם מסירת רישיון עסק תתבצע באמצעות המייל, כדי לייתר מבעלי העסקים את הצורך בהגעה פיזית לאגף.
"המהפכה המהותית שלנו עוסקת ברישוי המקוון. מדובר בהגשת בקשה לרישיון עסק באופן דיגיטלי וקל, אשר מייתרת את הצורך של בעל העסק להגיע לאגף ולנצל את זמנו היקר. הקמנו עמדת 'רישוי מקוון', כדי שניתן יהיה לסייע לבעלי עסקים שהתקשו לעשות זאת לבד והגיעו פיזית לאגף".
לדבריה של אלאלוף-אסולין, "שינויים גדולים מתחילים בצעדים קטנים, ולפעמים מדובר באתגר לא פשוט לבעלי העסקים וגם לעובדים״, היא מסכמת ומצהירה כי למרות האתגרים, אף אחד לא נשאר מאחור: ״זה המקום גם להביע הערכתי לעובדי האגף שמובילים שינויים מהותיים במקצועיות וברצון טוב, לטובת אותם בעלי עסקים קטנים ובינוניים בעיר, שהם כאמור הלקוחות שלנו. אני חייבת לציין שבלי שיהיה רפרנט שיתנדב לקחת על עצמו להוביל נושא מסוים בתשוקה ובמסירות, אין סיכוי שתהליך יצליח. אני יכולה להיות אשת החלומות, אבל משהו צריך לעזור להוציא את החלום אל הפועל".
כחלק מהמעבר לאונליין והנגשת השירותים הדיגיטליים העירוניים, שמטרתם כאמור להקל על עסקים קטנים ובינוניים בעיר, נבנה גם אתר אינטרנט חדש, המותאם לצרכים של קהל היעד. באתר מפורסם מידע המתייחס בין היתר, לרפורמה לרישוי בעסקים, תהליך הגשת בקשה לרישיון עסק, גורמי רישוי ומפרטים, קידום עסקים, מרכז השירות המשותף ועוד.
"אם לא די בכך, אנחנו מדברים על 'טרנפורמציה דיגיטלית' – צמד מילים שנשמעות קצת גבוהות, אך הן הכרח המציאות. מדובר באפיון של תהליכים ומציאת פתרונות דיגיטליים כדי להפוך את המסע לידידותי וחדשני עבור הלקוח", מסבירה עו״ד אלאלוף-אסולין. "האגף לרישוי וקידום עסקים רואה עצמו כבית של העסקים לכל עניין ודבר. בימים אלה אנו נמצאים לקראת סיומו של תהליך ארוך ומייגע של כתיבת מפרט רשותי, אשר יכיל את כל דרישות הרשות באשר הן, מבעלי עסקים".
קידום עסקים בחיפה: משלבים כוחות
כדי לסייע לעסקים בעיר שעוברים תהליכים מורכבים, ובמצב בו כל יום שעובר ללא קבלת רישיון הוא קריטי עבור בעל העסק, שם האגף לעצמו למטרה לצמצם את ממוצע ימי הטיפול שבין הגשת בקשה לקבלת הרישיון ויצירת סטנדרט התנהלות גבוה, תוך הקפדה על הערכים שנקבעו באגף ומובילים את העשייה וכוללים מקצוענות, מחויבות, יוזמה, שקיפות, ונמרצות, ״כי זמן שווה כסף״, כפי שאומרת אלאלוף-אסולין.
חלק בלתי נפרד מהפעילות היומיומית הוא קידום העסקים בעיר, המבוסס על שיתוף הפעולה בין האגף לרישוי וקידום עסקים לבעלי עסקים בתמיכתם של הגורמים הרלבנטיים ובכלל זה, האגף לטכנולוגיות ומערכות מידע, הנדסה, השירות המשפטי, אגף הפיקוח הכללי, האגף לפניות הציבור, דוברות ועוד, וכן גורמי חוץ רלבנטיים, שיחד פועלים במטרה לעודד את בעלי העסקים להצלחה.
דוגמאות לכך בין היתר הן הקמת פארקלטים באזורים מסוימים, המאפשרים שימוש מיטבי במרחב הציבורי לקידום העסקים; הסדרת נושא ה"פוד-טראק" ברחבי העיר; סגירת רחובות בשעות מסוימות והפיכתם למדרחוב שוקק חיים לטובת בעלי העסקים ורווחת הציבור הרחב; וקיום אירועים המוניים וזמניים על פי הסטנדרטים שנקבעו.
ומה בנוגע לנושא הנגישות? "בעלי עסקים נדרשים להמציא אישור נגישות טרם קבלת רישיון עסק, וזאת על מנת לסייע לאנשים עם מוגבלויות ולאפשר להם ליהנות מכל מה שעולם העסקים מציע, וגם כדי להימנע מתביעות מיותרות על אי קיום החוק. אנחנו מנגישים להם את המידע אודות דרישות הנגישות".
לסיכום אומרת אלאלוף-אסולין: "באופי שלי אני נוטה לראות את החיים בוורוד. זה לא אומר לרגע שאין אתגרים, אבל כשיש לנו מטרות ויעדים ברורים, נחישות להשיג אותם, ועובדים מחויבים - אפשר להתמודד עם כל אתגר שיעמוד בפתחנו".
בשיתוף עיריית חיפה
