בעלי עסקים קטנים מתמודדים עם אתגר כפול בכל הנוגע לניהול הוצאות: מצד אחד - צריך לתעד כל הוצאה ומסמך, מצד שני - להבין בדיוק איזו הוצאה מוכרת לצורכי מס ואיזו לא.
פלטפורמת SmartBee מציעה פתרון שמפשט את התהליך ומאפשר לכל בעל עסק לנהל את ההוצאות בקלות ובאופן אוטומטי. דרור שטרסברג, מנכ"ל החברה, מסביר כיצד זה עובד.
איך בעל עסק יכול לאסוף את כל ההוצאות במקום אחד?
"SmartBee מאפשרת לאסוף הוצאות במגוון דרכים. אפשר להעלות קבלות ישירות דרך האתר, לגרור קבצים או לצלם אותם באפליקציה — המערכת שומרת אותם אוטומטית ועוברת לצילום הבא. בנוסף, כל בעל עסק מקבל תיבת מייל ייעודית שאליה אפשר לשלוח חשבוניות, וניתן אפילו להנחות את חברת חשמל או ספקית האינטרנט לשלוח את החשבונית ישירות למייל הזה כדי לא לפספס הוצאות. לצד זאת, יש לנו גם חיבור לשירותים שאוספים הוצאות מהמייל ומעבירים אותן ישירות למערכת".
ומה קורה אחרי שההוצאות הועלו למערכת?
"המערכת משתמשת ב-OCR מתקדם שיודע לזהות ולקרוא את ההוצאות. אבל מעבר לזה, SmartBee זוכרת את הסיווג האחרון שבעל העסק עשה. לדוגמה, אם אתה בעל מכולת וקנית מצרכים, זו סחורה למכירה עם מע"מ. אבל אם אתה פסיכולוג שקנה מצרכים למשרד, זה כיבוד ללא מע"מ. המערכת תזכור את הבחירה שלך ותדע לסווג את ההוצאות אוטומטית בפעם הבאה".
מה קורה במקרה שבו בעל העסק לא בטוח איך צריך לסווג את ההוצאה?
"המערכת מציגה הסברים ליד כל הוצאה כדי למנוע בלבול. לצד זאת, תמיד ניתן לפנות אלינו בטלפון, במייל או בווטסאפ. שירות הלקוחות שלנו מכיר את העסק ויודע לתת תשובה מקצועית ומדויקת במהירות".
האם יש טעויות נפוצות שהמערכת יכולה למנוע?
"כן. SmartBee מזהה מראש חיובים כפולים ומציגה התרעה כדי שבעל העסק לא ידרוש את אותה ההוצאה פעמיים. אבל האמת היא שאין הרבה טעויות משום שהמערכת בנויה בצורה כל כך קלה ופשוטה. רשימת ההוצאות בנויה באופן אינטואיטיבי, קל להתמצא ולהבין לאן כל הוצאה שייכת ואם היא מוכרת עם מע"מ או לא".
ומה עושים עם כל המידע הזה אחר כך?
"אחרי איסוף ההוצאות ורישומן אפשר לראות דוחות - דוח מע"מ, רווח והפסד, סיכום הכנסות, ואז גם לדווח את המע"מ ישירות מהמערכת. כלומר SmartBee מאפשרת לנהל את הנהלת החשבונות שלך ולדווח הכל במקום אחד, במחיר אחד ומשתלם, והכל עם עזרה ותמיכה.
"לקוחות רבים מנהלים אצלנו את ההכנסות וההוצאות בעצמם", מסכם שטרסברג. "הרעיון הוא לספק כלים פשוטים שעובדים כדי שבעל העסק יוכל להתמקד בעבודתו".
בשיתוף סמארטבי
