תוכנית עסקית היא הבסיס והיסוד לכל עסק באשר הוא, ובכל שלב בחייו. היא נדרשת עבור יזם המעוניין לפתוח עסק חדש, בדיוק כפי שהיא דרושה עבור עסק קיים ובעל ותק, או עבור מי שמעוניין לקבל הלוואה מגורם כלשהו, מי שמתכוון להכניס משקיע ועוד. לכן, ישנה חשיבות עצומה לבניית תוכנית עסקית מפורטת, מקצועית, מדויקת ונכונה, מאחר שהיא תלווה ותנחה את בעל העסק קדימה, לתקופה לא קצרה אך לא מאוד ארוכה, לרוב לשנה או לשנתיים הבאות. יחד עם זאת, הניסיון מראה שיזמים ובעלי עסקים נוטים לבצע טעויות בתוכניות עסקיות, העלולות להוביל לתוצאות קשות. בכתבה הבאה יובאו מספר כללי "עשה ואל תעשה" בתוכניות עסקיות, שכדאי מאוד להכיר.
כמה מילים כלליות על תוכנית עסקית
בתמצית, תוכנית עסקית היא תחזית מפורטת של כל ההוצאות וההכנסות בעסק מדי חודש לשנה או שנתיים קדימה. היא נדרשת להיות מפורטת מאוד ולעסוק בשורה ארוכה של נושאים, כמו עלויות הפיתוח והייצור של מוצרים (אב טיפוס עד ייצור המוני, כוח אדם ומשכורות, הובלה, אחסון, הפצה, הוצאות חשמל, ייבוא חלקים לייצור ועוד), הוצאות לאספקת שירותים, תמחור מקצועי של מוצרים ושירותים, רמת הביקוש או הרוויה בשוק, מתחרים על הצלחותיהם ונקודות התורפה שלהם. כמו כן, התוכנית העסקית מתייחסת לתקורות על מרכיביהן השונים, העץ הארגוני, מבנה העסק והגדרת תפקידים בעת ובעתיד, סניפים שעתידים לקום, קהל היעד, כל נושא השיווק והפרסום לרבות תקציב, מקורות המימון של העסק, ועוד הרשימה ארוכה.
כאמור, התוכנית העסקית חייבת להירשם בצורה מסודרת ומאורגנת, על מנת שתוכל לשרת את המטרות שלמענן היא נרשמת. למשל, בעסק קיים ופעיל היא תהווה תוכנית עבודה חיונית המאפשרת לדעת מדי חודש את תקציב ההוצאות בכל סעיף ואת יעדי המכירה. בכך היא מהווה יסוד להתנהלות פיננסית ואסטרטגית נכונה לאורך תקופה ארוכה, ומאפשרת לשמור על מסלול נכון, צומח ורווחי גם מול שינויים במשק ובענף. מאידך, עבור יזם המקים עסק חדש, התוכנית העסקית מקנה הבנה של ההיתכנות הכלכלית, מגדירה מטרות ריאליות ואת הצעדים להשגתן, וכמו בעסק קיים תשתמש כמצפן המנחה את ההתנהלות באופן מקצועי ומאורגן.
"אל תעשה" בתוכנית עסקית
כאמור, אין זה נדיר שבעלי עסקים מבצעים שגיאות בתוכניות עסקיות, והתוצאות עלולות להיות מרות, עקב שגיאות נגררות שהשלכותיהן מתעצמות. על מנת להימנע מכך, יש כמה דברים שחשוב לזכור בבניית תוכנית עסקית. בראש ובראשונה, אם אין לכם ידע וניסיון בבניית תוכניות עסקיות, כלומר אם לא בניתם כבר כמה כאלו, אל תבנו את התוכנית העסקית לבד. חשוב להבין שבניית תוכנית עסקית היא לא עניין של מה בכך, ושהיא צופנת לא מעט אתגרים וקשיים. למשל, סעיפי ההוצאות הרבים אינם עומדים בפני עצמם אלא משפיעים זה על זה, ואילו תחזית ההכנסות לעולם אינה מוחלטת אלא מהווה השכרה מושכלת.
הניסיון לבנות תוכנית עסקית לבד, ללא ניסיון רב וללא ידע כלכלי מספיק, יוביל ברמה גבוהה של ודאות ליצירת תשתית רעועה לעסק, שלא תחזיק לאורך זמן. ומעבר לפן המקצועי, אחת הטעויות הנפוצות אצל יזמים הבונים תוכנית עסקית, היא נטייה לאופטימיות יתרה. אכן, כאשר פותחים עסק חדש ישנה לאופטימיות, שהינה טובה וחשובה בפני עצמה למוטיבציה ולחזון, אך עלולה לייצר פער גדול בין הציפיות והמציאות. אין זה נדיר שיזמים סבורים שזמן קצר לאחר שיפתחו את העסק אנשים ינהרו למסעדה, יקנו את המוצר הנהדר שמייבאים מחו"ל ועוד. למעט מקרים נדירים מאוד, המציאות נוטה להיות הרבה פחות ורודה, והפער מול הציפיות עשוי להביא לבעיות קשות בתזרים וביכולות המימון, בנוסף למפח הנפש.
אם כן, שני כללי ה"אל תעשה" הראשונים הם לא להכין תוכנית עסקית לבד ולא להיות אופטימיים מדי. הכלל השלישי הוא לא להתיימר להתנבא לטווח ארוך מדי, כלומר לא לבנות תוכנית עסקית לכמה שנים קדימה, כי אפילו הכלכלנים הטובים ביותר אינם יכולים לחזות לטווחים כה ארוכים.
לכאורה, יהיה זה מפתה לבנות תוכנית עסקית שתלווה את העסק לשלוש, ארבעה או חמש שנים קדימה, אבל מי שמסתכל על מה שקורה במשק הישראלי מבין היטב שאי ודאות היא שם המשחק. גם אם היינו חיים בזמנים יציבים יותר מבחינה כלכלית, עדיין ישנן תמורות רבות שלא ניתן לצפות, כמו טרנדים של צרכנות, שחקנים חדשים שנכנסים לתמונה, טכנולוגיות חדשות, שינויים במחירי חומרי הגלם, שינויי רגולציה ועוד. לכן, יש להימנע מבניית תוכניות עסקיות ארוכות טווח, ולהסתפק בתחזיות קצרות יותר של שנה עד שנתיים.
עוד כלל "אל תעשה" הוא לחשוב שהעסק יכול להתנהל בלי תקציב שיווק רציני, בכמה אלפי שקלים ותוך התבססות על פרסום מפה לאוזן. למעשה, כיום הפרסום מפה לאוזן – שאינו כולל רשתות חברתיות הנכללות בקטגוריה של המדיה הדיגיטלית - הפך להיות שולי למדי במרבית התחומים. לפיכך, הוא אפילו לא נכנס כמרכיב הנרשם בתוכנית העסקית.
לבסוף, כלל ה"אל תעשה" האחרון: לא לנסות לקצר את העבודה על התוכנית, לעגל פינות ולהתקדם מהר מדי קדימה. מי שאינו מסתמך על מחקר מעמיק של השוק, על נתונים מדויקים, על הערכות הלוקחות בחשבון את מכלול המרכיבים, ימצא את עצמו עם תוכנית עסקית שפשוט אינה תואמת למציאות.
כללי "עשה" בתוכנית עסקית
במידה מסוימת, כללי ה"עשה" של התוכנית העסקית, מהווים תמונת מראה של כללי ה"אל תעשה" שתוארו לעיל. באשר לאופטימיות, היא חשובה ונחוצה ברמה הכללית ובהתנהלות היומיומית, אך יש להותיר אותה בחוץ כאשר כותבים את התוכנית העסקית, למעשה, התוכנית העסקית צריכה להיכתב באופן ריאלי. זאת על סמך נתונים מדויקים והיכרות מצוינת עם העסק והשוק, ואפילו בנטייה פסימית.
מדוע דווקא נטייה פסימית? ראשית, מפני שבדרך כלל התוצאות באמת נוטות להיות נמוכות יותר מהציפיות וממשאלות הלב. בנוסף, אם יצרנו תוכנית עבודה זהירה ושמרנית, במקרה הרע היא מייצרת את הבסיס המתאים לפעילות הצפויה וגם תיאום ציפיות נכון, ובמקרה הטוב הרווחתם והתקדמתם אף יותר ממה שצפיתם.
באשר לתקציב השיווק, ולמעשה לכלל סעיפי ההוצאות בתוכנית העסקית, חשוב מאוד לקחת מרווחי ביטחון הולמים. אחת הטעויות הנפוצות של יזמים, ולעיתים גם של בעלי עסקים וותיקים, היא לשכוח שהדברים אינם מתנהלים בצורה חלקה. תמיד יהיו אירועים בלתי צפויים, שעלולים לעכב תהליכים, לגזול זמן, להעלות את הצורך בכוח אדם נוסף, לייקר את הייבוא או שירותים במיקור חוץ שהעסק מקבל ועוד.
לכן, בכל התחומים כדאי להשאיר כסף לאירועים לא צפויים. במקרה הטוב, יישאר לכם עם עודף שיתמוך בתזרים וברווחיות ובמקרה הרע, תוכלו לתת מענה להתרחשויות צפויות ובלתי צפויות, מבלי להיתקע באופן תכוף על מכשולים.
כלל "עשה" נוסף הוא לבנות תוכנית עסקית הצופה קדימה לשנה עד השנתיים הקרובות, ולא יותר מכך. יחד עם זאת, במידה ואתם יזמים המעוניינים להקים עסק חדש, צריך להיות אפילו יותר זהירים בהערכות, ובמיוחד לגבי התקופה הראשונה של התוכנית העסקית. אם אתם סבורים שמעגל הלקוחות יגדל במהרה ביחד עם המחזור שילך ויתייצב, הרי שכמעט בכל המקרים מדובר בטעות.
קחו בחשבון שיידרש הרבה זמן עד שהעסק יתחיל לפתח לעצמו עמוד שדרה, מוניטין, לקוחות ומחזור יציב וסביר. למעשה, לפחות חצי שנה תעבור עד שהעסק יגיע לנקודת האיזון שלו, והכוונה היא לאיזון בשוטף, לא להחזר ההשקעה שייקח עוד זמן רב לאחר מכן. לכן, היו זהירים במיוחד לגבי תקופת ההקמה וההרצה, וקחו בחשבון הוצאות לא מבוטלות גם על שיווק ופרסום – הנדרשות ביתר שאת בתקופה הראשונה.
ירון לוי – "לוי ייעוץ כלכלי ועסקי"
למעבר לאתר >>
למעבר לערוץ היוטיוב >>
בשיתוף לוי ייעוץ כלכלי ועסקי
