עבור המעצב הגרפי או עורך הווידאו העצמאי כל שעה שמושקעת בניהול אדמיניסטרטיבי היא שעה שנגזלת מהיצירה עצמה. יוצרים רבים מכירים את התסכול שנוצר מכיוון שיש רצון להפיק את העיצוב המושלם, אבל ההשקעה גורמת לאבד את המעקב אחר שעות העבודה, ובסופו של דבר להפסיד כסף על המוצר הסופי. בשוק שבו הזמן הוא המשאב היקר ביותר, המענה לבעיה יכול להגיע מכיוון הבינה המלאכותית ומערכות הניהול החכמות. מערכת קונטריל (Contreal), שאותה פיתח ברוך קליין, מציעה פתרון חכם המרכז את כל חזיתות העבודה, ממשימות ותשלומים ועד שקיפות מול לקוחות, שמטרתו להחזיר ליוצרים את הנכס הכי חשוב שלהם - הזמן ליצור.
הרעיון נולד ב-2023, כשמתוך ניסיון של 13 שנה כפרילנסר בתחומי העיצוב הגרפי ובניית האתרים הבין קליין, היום מנכ"ל קונטריל, שקיים פער משמעותי בין הכישרון היצירתי של עצמאים בתחומי המדיה והעיצוב לבין היכולות הניהוליות שלהם. "כמי שעבד לבדו מהבית והתנסה בשיטות עבודה שונות, נוכחתי לגלות שגם אדם מסודר ופרפקציוניסט התלוי בלוחות זמנים לא יכול להסתמך רק על עצמו. כדי שהתהליך יצליח, חובה לשלב את הלקוח כחלק בלתי נפרד מתהליך היצירה. מעורבות גבוהה שלו לכל אורך הדרך שומרת על רמת ההתלהבות שלו, מצמצמת את הסיכון לעיכובים ולתיקונים מרובים ומשפרת משמעותית את איכות התוצר הסופי".
איך זה עובד בפועל?
"המערכת פועלת כאקוסיסטם שלם שמלווה את המעצב והיוצר העצמאי בכל שלב בעסק, במטרה לחסוך זמן ניהול יקר - אם בניהול בקשות בשעות לא שגרתיות, תקשורת קלה, גמישות ויעילות תוך כדי תנועה או מעקב זמנים ושליטה. לקוח יכול לשלוח הודעה קולית בת שלוש דקות עם בקשה לתיקונים בשעה 23:00, כשהמשרד סגור. במקום להקשיב להקלטה שוב ושוב, לפענח אותה ולרשום אותה ידנית למחרת בבוקר, היוצר מעביר את ההודעה לצ'אט של קונטריל בווטסאפ. המערכת מזהה את הבקשה והפרויקט באופן אוטומטי, מתמצתת את התוכן למשימה ולתת-משימה ומכניסה אותן ישירות למערכת".
כמי שלימד ניהול זמן, העביר הרצאות ומקליט בקביעות את הפודקאסט "ברוך אשם" על פרודוקטיביות, מניעת שחיקה לפרילנסרים והתמודדות עם עסק בזמן מלחמה, קליין הוא המאפיין, המעצב והמשווק של החברה, ולצדו שותפו, ה-CTO חננאל גרוסמן, שמנהל את הצד הטכנולוגי. כדי להקל על תפעול המערכת היא מותאמת לשפה העברית.
"ווטסאפ נבחר כערוץ התקשורת המועדף בשל אחוזי פתיחה גבוהים של הודעות מול מייל, וכשנפתח פרויקט חדש, הלקוח מקבל הודעה מבוט המאפשר לו לבקש תיקונים, דרישות תשלום או לתאם פגישות במקום אחד", מספר קליין, "גם מצד המשתמש היוצר, הפעולות מתבצעות באותו כלי.
"כשנזכרים במשימה בזמן נסיעה או כשעולה רעיון בזמן קניות, מקליטים הודעה לווטסאפ, והמערכת מתפקדת כעוזר אישי וירטואלי ומסנכרנת משימות ופגישות ישירות ליומן Google. עבור מי שמנהל את זמנו לפי שעות, ניתן להגדיר טיימר, לקבל התראות על משך הזמן שהמשימה פתוחה ולהתאים את ההגדרות לצרכים האישיים". לפי קליין, הרעיון המרכזי הוא פשטות ונוחות. לחסוך זמן יקר ולהקל ככל האפשר על הפרילנסר, כדי שהאנרגיה תישאר היכן שהיא באמת צריכה להיות, כלומר ביצירה עצמה.
כשהחל ליצור את קונטריל, הוא רצה ליצור מערכת לניהול פרויקטים, אך בשונה מהמערכות הקיימות של חברות המסייעות בניהול עובדים בתוך החברה, התמקד בניהול הקשר עם הלקוח החיצוני. הפתרון כולל יצירת דשבורד המאפשר ללקוח לראות את התקדמות הפרויקט, תאריכי הסיום והמשימות הנדרשות ממנו, ובכך לחסוך זמן ולצמצם את הצורך בשאלות חוזרות ונשנות. אולם אז פרצה מלחמת חרבות ברזל, והמיזם נעצר. "בזמן הזה הבנתי את חשיבות השילוב של בינה מלאכותית בתהליך, שכן היא מאפשרת להעלים כמעט לחלוטין את שעות העבודה המושקעות במטלות אדמיניסטרטיביות", הוא מבהיר.
ניהול פרויקטים רחבי היקף
בתחילה אימצו את הפלטפורמה מעצבים גרפיים, בוני אתרים ועורכי וידאו. בשלב הבא הצטרפו מעצבי פנים ואדריכלים, שיכלו להיעזר במערכת לניהול פרויקטים רחבי היקף המורכבים משלבים מרובים, כגון שלד, עיצוב פנים והדמיות. באמצעות ממשק מבוסס בינה מלאכותית, האדריכל אינו נדרש להזין את כל שלבי העבודה והתשלומים באופן ידני.
"בשיחה קצרה של כדקה וחצי בצ'אט, המערכת מגדירה את פרטי הפרויקט, למשל תכנון בית פרטי בהרצליה, שואלת על סוג השירות ומציעה חלוקה חכמה לשלבי עבודה, משימות לכל שלב, פעימות תשלום ופגישות", מסביר קליין, "זה מאפשר לאדריכלים לתעד פרטים קטנים שעולים בשיחות עם הלקוח. המערכת גם זוכרת תבניות פרויקטים לשימוש חוזר, ובכך יכולה לחסוך זמן יקר ולהנגיש טכנולוגיה מתקדמת לעסקים קטנים בעלות נוחה".
החזון של קונטריל לעתיד הוא מערכת שתלווה את הפרילנסר בכל צומת בעבודתו - מתפקוד כמזכירה אישית ועד לנוכחות בפגישות עבודה כדי לתמלל אותן ולהפיק מהן משימות באופן אוטומטי. "בעתיד המערכת צפויה לכלול הצעות מחיר מיד בסיום השיחה עם הלקוח; ולפתוח פרויקט חדש, כולל אמצעי תשלום מיד עם אישור ההצעה; והתרחבות לשוק הגלובלי, כדי לתת מענה לאותם כאבים הקיימים גם בחו"ל. יוצרי תוכן ומעצבים יוכלו לעבור לעבודה עצמאית ובטוחה יותר, במיוחד בעידן שבו רבים עוברים למשרות עצמאיות ועבודה מהבית".
איך היית מסכם את היתרונות של המערכת?
"במקום לבחור ב'אוטובוס שלם לאדם אחד', כלומר כלים גדולים שמיועדים לחברות ענק ודורשים הזנת נתונים, עדיף בעיניי פתרונות המותאמים לעצמאים ומאפשרים להתמקד ביצירה עצמה ולא בבירוקרטיה. כאן היתרון של המערכת שלנו בא ליד ביטוי. אנחנו דואגים לתקשורת ישירה מול הלקוח, ומספקים למעשה One Stop Shop – בשביל שדברים לא ילכו לאיבוד".
בשיתוף קונטריל
