מהו הרגע הכי גרוע לגלות שפריט שהוזמן לא הגיע לקו הייצור בזמן? הרגע האחרון. כמה פעמים סמכת על ליד טיים של הזמנה שהוצאת לספק רק בשביל לגלות ברגע האחרון שפרט חשוב בהזמנה היה חסר והוא לא הוריד אותה לייצור? עבור חברות רבות מדובר בבעיה מוכרת. הרכש מוציא את ההזמנה לספק אבל אחר כך אין בקרה אפקטיבית שמסתכלת על התהליך מלמעלה ומתריעה על עיכובים בזמן אמת. חשוב לציין שזמן הזמנת חומרים מספקים מהווה אחוז זמן ניכר (לרוב למעלה מ 50%) משרשרת האספקה של היצרן או היבואן ולכן אנחנו רואים חשיבות עליונה בפיקוח ובקרה צמודים על אותו פרק זמן.
>> מהפכת החללים המשותפים מגיעה גם לעולם שרשרת האספקה ומסייעת לבקרה ושקיפות מלאה
נדגים: מחלקת הנדסה של חברה לייצור פריט עיבוד שבבי מדויק, העבירה לספק הוראות שינוי לגבי הפריט במייל. הספק חיכה להוראה השינוי הסופית על מנת לייצר את הדגם החדש. במקביל, במחלקת התפ"י של החברה לא היו מודעים להוראת השינוי והתוצאה הייתה עיכוב של קו הייצור. כלומר? הפסד כספי משמעותי. וכל זאת בגלל חוסר במעקב יעיל אחרי ההזמנה. מעקב שהיה יכול לגלות את הבעיה חודשיים ואף יותר לפני היווצרותה.
עכשיו, בואו ניקח את אותה הסיטואציה - רק שהפעם החברה נעזרת בשירותי ניהול קדמות רכש. מרכז קדמות הרכש מתממשק למערכת ההזמנות של החברה ורואה את התמונה הרחבה. במקרה שלנו, מרכז קדמות הרכש דאג לוודא מול הספק מבעוד מועד באיזה שלב נמצא ייצור הפריט, וכאשר הובן כי הייצור נעצר עקב הוראת השינוי – הוא הניף 'דגל אדום'. נעשה בירור קצר והוחלט כי שינוי הפריט יעשה רק מההזמנה הבאה. למעשה, שירותי ניהול קדמות הרכש דוגמים מול כל החטיבות וספקי המשנה את ההזמנות בזמן אמת ויודעים להתריע מראש על בעיות.
מלבד העובדה החשובה שכל הפריטים מגיעים בזמן לנקודת היעד, קדמות הרכש מסייעת לחברה גם למדוד את ביצועי הספקים – הן מבחינת כמות והן מבחינת דיוק. יתרון נוסף, כאשר אותו ספק משנה מקבל מספר רב של דרישות מחטיבות שונות באותה חברה, הוא מתעדף את העבודה לפי הצרכים והאילוצים שלו; אך כאשר הוא מתנהל מול אחראי רכש אחד שיודע מהו סדר העדיפויות של החברה – סדר העבודה של הספק נעשה לפי צרכיה. אז מהו הרגע הכי גרוע לגלות שפריט שהוזמן לא הגיע לקו הייצור בזמן? פשוט מאוד. לא צריך להיות רגע כזה.
