עבודתם של עורכי הדין עתירה במסמכים ובתכתובות עם לקוחות ועמיתים. הצורך להתמודד עם כמויות המידע העצומות הוליד את אחד הפתרונות המובילים כיום – מערכת iManage לניהול מסמכים וידע, שנבנתה על ידי עורכי דין למען עורכי דין. "מערכת iManage נהפכה לסטנדרט בינלאומי והיא משמשת כיום קרוב ל-90% ממשרדי עורכי הדין הגדולים בישראל ומעל מיליון משתמשים ברחבי העולם", אומר גיא לוי, מנכ"ל אקסיומה פתרונות מידע.
אקסיומה פתרונות מידע היא חברה להטמעה ויישום של מערכות מידע ניהוליות מתקדמות, באמצעותן היא פועלת במטרה לסייע לארגונים לשפר את שיטות העבודה והתהליכים שלהם - ולהוביל לצמיחה, התייעלות ארגונית-פיננסית והצלחה תחרותית בשוק העסקי. זה יותר מ-20 שנה שהחברה מייצגת את מערכת iManage בישראל.
"בעבר שימשה מערכת iManage בעיקר את המשרדים הגדולים בישראל, אך מאז שהיא עברה לתשתיות ענן גם משרדים קטנים ובינוניים יכולים ליהנות ממנה", מציין לוי ומוסיף: "המערכת מאפשרת גם למשרדים האלה לעבוד בסטנדרטים חדשים שכוללים תיוק מתקדם, חיפוש מתקדם וניהול חכם של התכתבויות במייל – שבו עובר הרבה מידע שחייבים לנהל ולתעד". הוא מציין כי המערכת משיקה בימים אלה ארבע תכונות AI ייחודיות ומאובטחות.
ייעול העבודה באמצעות מעבר לענן
לוי מספר כי לאורך השנים נהפכה מערכת iManage ל-Best Practice – מערכת מדף שנותנת מענה מלא לצרכים בלב עבודת עורך הדין, למשל ניהול מסמכים ודואר אלקטרוני, והיישום שלה קל ומהיר לביצוע. אחד היתרונות הבולטים של המערכת הוא אינטגרציה מלאה עם תוספי ה-Office, שאיתם עובדים מרבית עורכי הדין. בין היתר היא מתממשקת עם התוסף Microsoft Teams של Office שמשמש לא רק לניהול פגישות מרחוק אלא גם לתקשורת ארגונית. "בעוד שעורך דין עובד עם מערכת הליבה שלו - תוכנות Office פועלות ברקע ומתייקות את המסמכים והמיילים שלו", הוא מסביר ומדגיש: "באופן הזה המערכת עושה סדר ומאפשרת לעבוד במקום אחד עם המון מידע, בלי שמידע ילך לאיבוד ובלי להשקיע שעות על גבי שעות בתיוק וחיפוש".
יתרון בולט של מערכת iManage שלוי מציין הוא ההפעלה שלה בענן. "המערכת שיתופית וניתן לגשת אליה מכל מקום ומכל מכשיר ולקיים תקשורת בין כל אנשי המשרד בהתאם להרשאות, ובצורה מסודרת ומאורגנת לפי תיקים, תחומים ולקוחות", הוא מסביר. "יש לציין כי למערכת בגרסת הענן אבטחת מידע במספר רמות, שמאפשרת מידור, מסייעת בשמירה על מידע רגיש ומונעת מחיקת מסמכים בשוגג. העבודה בענן חוסכת למשרד הוצאות על חומרה, גיבוי ומערכות אבטחת מידע נוספות.
"לקוחות שעובדים בענן מקבלים את השדרוגים באופן אוטומטי. מעבר לכך, בעתיד הלא רחוק, כלי ה-AI שכבר מוטמעים במערכת יעשו קפיצה משמעותית עם פתרונות חדשניים נוספים, כגון אוטומציה של פעולות מסוימות ללא תיווך חיצוני".
בשיתוף אקסיומה פתרונות מידע
