עולמם המקצועי של עורכי הדין כולל ממשקים עם גופים רבים כמו בתי משפט, רשויות המיסוי, רשות האכיפה, רשות המקרקעין ועוד. במקביל הם נותנים שירות ללקוחות. העבודה מולם מורכבת ומסועפת, ויכולה להימשך שנים ולכלול גם ניהול כספים בהיקף משמעותי. בעקבות כך נדרש ממשרדי עורכי דין ניהול מקצועי ופיננסי, שיכול להיות עניין מורכב במיוחד.
השילוב בין ממשק עם גופים רבים ועבודה מול לקוחות למורכבות של עולם המשפט מחייב תוכנת ניהול מתקדמת, שמבינה את הצרכים הייחודיים של משרדי עורכי דין. בחברת יודפת תוכנה מספקים תוכנה ייעודית לניהול משרד עורכי דין, שפותחה מתוך הבנה מעמיקה של צורכי עורכי הדין ובמטרה לתת מענה ממוקד לכל הצרכים של המשרד.
נגישה מכל מקום
ביודפת תוכנה מסבירים כי הם מציעים פתרון ERP שלם, שמאגד את כל תחומי ההתנהלות של המשרד - החל בניהול תיקים משפטיים וכלה בניהול פיננסי מורכב. מטרת התוכנה היא להקל על עורכי דין לנהל את העבודה מול הלקוחות, בתי המשפט, ההוצאה לפועל ועורכי הדין האחרים במשרד, באמצעות מערכת אחת אינטגרטיבית.
לפי החברה, אחד היתרונות הבולטים של המערכת הוא הגמישות שהיא מציעה. יודפת תוכנה מאפשרת למשתמשים גישה מרחוק לתוכנת הניהול, בין אם זה מהבית, מבית קפה או מחלל עבודה בזכות אפשרות השימוש בענן. כך, גם אם עורך דין נמצא בדרכים או מייצג לקוח בבית משפט, הוא יכול להישאר מעודכן ולנהל את עבודתו בצורה נוחה ויעילה, בלי להיות תלוי במשרד עצמו. "כל אחד מהעובדים הרלוונטיים במשרד מקבל הרשאות מותאמות אישית, כך שכל משתמש יכול לגשת אך ורק למידע שהוא מורשה לו, מה שמספק רמה גבוהה של אבטחת מידע", אומר עו"ד משה ואקנין, מנכ"ל ומייסד החברה.
בחברה גם מתגאים שבמקרה הצורך ניתן לשלב את הממשק של תוכנת הניהול עם מערכות חיצוניות שונות. "אחד הדברים החשובים ביותר בעבודתם של עורכי דין הוא התממשקות עם מוסדות מדינה שונים כמו בתי משפט, כונס הנכסים, רשות המסים וכדומה", מסביר ואקנין ומוסיף: "ליודפת תוכנה יש הרשאה לחיבור לכל בתי המשפט, שם מרוכזים כל התיקים שרשומים במערכת על שמו של עורך הדין. מדי יום המערכת עושה סריקה של כל התיקים, וכל מה שחדש מועבר לשרת של המשרד.
"המשמעות היא שכל מי שעובד על התיק ומשתמש במערכת, ויש לו את ההרשאות הרלוונטיות, יכול לראות מה חדש. המשתמש גם מקבל התראות במהלך היום כאשר המערכת מסונכרנת עם מידע חדש. החיבור הישיר לבתי המשפט ולרשות האכיפה והגבייה מבטיח עדכון רציף ומדויק של עורך הדין, ואפשרות להיכנס למערכת ולהתעדכן בזמן אמת בכל מה שחדש בתיקיו, ובמידע שמועבר ישירות ממערכת בתי המשפט או ההוצאה לפועל".
ניהול פיננסי מורכב
עורכי דין עוסקים לא פעם בכספים שאינם שלהם, בין שמדובר בכספי לקוחות, בפיקדונות או בחשבונות נאמנות. יודפת תוכנה מציעה מערכת ניהול פיננסי חכמה שמתמודדת עם אתגרי הניהול של חשבונות נאמנות. המערכת מאפשרת לעורכי דין לנהל את הכספים בצורה מסודרת ומאובטחת, תוך עמידה בכל הדרישות החוקיות שרשות המסים מטילה על ניהול הכספים בנאמנות.
עוד זירה שיכולה להיות מורכבת בעולמם של עורכי הדין היא המערכת הכספית הפנימית של המשרד. "לכל לקוח יש את החיובים שלו, ואופן החיוב יכול להשתנות על פי הסיכום עם הלקוח", אומר ואקנין, "זה יכול להיות למשל חיוב מדורג, על פי שלבים או לפי זמנים, למשל בכל חודש, או תשלום לפי שעות".
"לתוכנה יש גם יכולת להתמודד עם המורכבות שקיימת בעבודה של משרדים גדולים, שבהם לרוב יש יותר משותף אחד והעסקה של מספר רב של עורכי דין. בנוסף, המערכת מאפשרת הפקת חשבוניות, קבלות וחשבונות עסקה, ויודעת להתממשק עם המערכות של רשות המסים, במיוחד כאשר מדובר בחשבוניות שגבוהות מ-25 אלף שקל (נכון לשנת 2024), הנדרשות לעבור תהליך אישור מסודר מול רשות המסים ולקבל מספר הקצאה לחשבונית. כך שעורכי הדין יכולים להיות בטוחים שהתהליכים נעשים בצורה תקינה ויעילה".
ביודפת תוכנה מתגאים כי לתוכנה יש גם אפשרויות חיבור עם מערכות פיננסיות כמו חשבשבת ורווחית, כך שמשרדי עורכי הדין שמשתמשים בשירותי החברה יכולים להוציא דוחות מסודרים ולשלוח נתונים ישירות לרואי חשבון.
התפתחות וחדשנות
ביודפת תוכנה, שהוקמה בשנת 1990, מספרים כי הם מבינים את הצורך בשדרוגים ובשיפורים מתמידים, כך שהם תמיד נשארים עם היד על הדופק, מתעדכנים ומתפתחים בהתאם לשינויים בשוק והדרישות השונות. לאחרונה החברה התחילה לשלב טכנולוגיות AI במערכת, מה שיאפשר למשל תמלול הקלטות בנפחים גדולים, תרגום מסמכים ממספר שפות וביצוע סיכום אוטומטי של מסמכים משפטיים. השדרוגים האלה רק מדגישים את המחויבות של החברה להישאר חדשנית ולעמוד בקצב ההתפתחות של עולם המשפט והטכנולוגיה.
"המערכת שפיתחנו גמישה, אנחנו קשובים מאוד לדרישות הלקוחות ויכולים לעשות פיתוחים על פי דרישה. זה קורה לא מעט", אומר ואקנין. "היום יש הרבה דרישות מצד הבנקים. לדוגמה, לאחרונה אחד הבנקים הגדולים ביקש לשפר את האבטחה שנמצאת במחשבים של עורכי דין העובדים עם יודפת תוכנה ומסונכרנים לבנק. ביצענו את ההתאמות בהתאם. ליודפת תוכנה יש עוד יכולות עם ערך מוסף אדיר לעורכי דין כמו חתימה דיגיטלית באמצעות כרטיס חכם, סנכרון יומן פגישות ודיונים לנייד האישי ועוד. "כל אלה ממצבים אותנו כחברה שיכולה לספק את אחד מפתרונות הניהול הטובים ביותר למשרדי עורכי דין, לא משנה מה היקף העבודה שלהם", ואקנין מסכם בגאווה.
יודפת תוכנה
למעבר לאתר >>
לפנייה במייל >>
בשיתוף יודפת תוכנה
