אם בעבר היו רוב האירועים והכנסים דומים זה לזה, גנריים למראה, הרי שכיום הגיוון כמעט אינסופי והאירועים הפרטיים והעסקיים כאחד יכולים להיות אחרים ומיוחדים. המארגנים יעשו הכל כדי לתת מענה מקצועי, מדויק ומותאם לאופי החברה והאירוע ולהבטיח שהאירוע יהיה מוצלח, מורכב ככל שיהיה.
עמידה ביעדים ויצירת חוויה ייחודית
לרוב מתקיימים אירועים בסביבה ארגונית כדי לתקשר את אסטרטגיית החברה, להשפיע על המבנה הארגוני, להשיק מוצר או שירות, ליצור תדמית באמצעות משפיענים, להניע את קהל הלקוחות, להכשיר או לתגמל את הצוות ולתת מענים נוספים ליעדים ארוכי טווח או למטרה ספציפית. תכנון אירועי חברה כולל אירוח תאגידי, יצירת חוויה ללקוחות, תוכניות תמריצים לנסיעות, גיבוש צוות, אירועי מוטיבציה, קבלות פנים, מסיבות וימי גיוס וצדקה.
כשמדובר באירועים ובכנסים עסקיים, חשוב מאוד להבין היטב את מטרת האירוע ולהגדיר אותה במדויק כדי לסייע בתכנון יעיל ובביצוע אפקטיבי, כמו גם בעמידה במסגרת התקציב. אירועי חברה וכנסים באים בדרך כלל לתת מענה להעלאת מודעות למותג, למוצר או לשירות עוד בשלב החדירה, לתגמול, להנעה לפעולה, לקידום אסטרטגיה עסקית וגם ליצירת חוויה יוצאת דופן לקהל הלקוחות או לעובדי הארגון. גם אז חשוב להגדיר את התוצאה הרצויה כדי להבטיח שאופי האירוע ישתלב בדנ"א הארגוני וישרת את מטרותיו גם לטווח הרחוק.
הפרמטרים שיובילו להצלחה
כשמדובר באירוע פרטי יש להגדיר שלושה פרמטרים מרכזיים: באיזה אירוע מדובר, מהו הקונספט המרכזי ומהי מסגרת תקציב. כחלק מתהליך התכנון חשוב להתייחס לנושא האירוע, למספר המשתתפים הצפוי, למקום (ברוב המקרים חשוב שיהיה קרוב לסביבת המגורים של מרבית המוזמנים, אלא אם מתוכננת הסעה מאורגנת); סוג האוכל; מועד האירוע — חורף, קיץ, עונת מעבר או שיא העונה; ועד כמה אתם זקוקים חלל נפרד ואינטימי הכולל כניסה פרטית וגישה נפרדת לשירותים, ללא רעשים חיצוניים, למשל מאירועים אחרים שמתקיימים במקום עצמו או באזור.
נגישות והתחשבות
כשמתכננים אירוע, כדאי לתת את הדעת לנושא הנגישות: מאפשרות נוחה וקלה להתניידות באמצעות כיסא גלגלים, לעתים באמצעות התקנת רמפה זמנית, תאורה המאפשרת לקרוא שפתיים, מקום חניה קרוב ונוח, ואיתור קל של יציאות החירום. כמו כן רצוי לתת מענה לדרישות שונות בתחום התזונה — ולהציע תפריטים מתאימים לקטגוריות כשרות שונות, לצמחונים, לטבעונים, לסובלים מרגישות לגלוטן ולרכיבי מזון אחרים.
לינה — דרך נוספת לשדרוג האירוע
כדי לתכנן, לבצע ולהפיק אירוע מוצלח בכל קנה מידה, חשוב כאמור להיות ערים לפרמטרים הבסיסיים לקיומו, בהם סוג האירוע או הכנס ומטרתו; מסגרת התקציב; הקונספט ומספר המשתתפים ועוד. בהתאם מומלץ לסקור מקומות שיכולים להתאים ואז לבחור פעילויות תואמות. ניתן להתאים לאירוע סדנאות אקסטרים או מדיטציה, הרצאות או מופעים וכו'. לעתים מציעים מתחמי האירועים גם אפשרויות לינה — גורם שעשוי כמובן לתרום לתחושת האינטימיות והגיבוש ולהעצים את החוויה.
תכנון וניהול יום האירוע
אחד הדברים החשובים בכל אירוע הוא תכנון וניהול לוגיסטי של היום עצמו, וזה כולל גם סנכרון בין כל העוסקים במלאכה (צלם, מעצב, קייטרינג ועוד), או ניהול תקשורת רציפה עם המפיק, וניהול הדמויות הבולטות, בין שמדובר בבני משפחה שרוצים לשאת ברכה או לשיר, ובין שמדובר בדוברים מקצועיים, שאמורים לקבל מענה טכנולוגי ואישי לרגע שבו יעלו לבמה.
כדי להבטיח שהכל יתנהל לפי התוכנית, יש לתאם עם נציג המקום או ההפקה את סדר היום ואת לוחות הזמנים ולוודא שכל אנשי הצוות כמו גם גורמים מהמשפחה או מהארגון יודעים מה עומד לקרות ובאיזה חלק של היום הם לוקחים חלק או יכולים לעזור. חשוב שהתקשורת תהיה רציפה ושהגורמים השונים יהיו מעודכנים כל העת.
תיעוד ופרסונליזציה
כדי לאפשר לאורחים ליהנות ולהיזכר בחוויה שעברו גם לאחר שהאירוע או הכנס מסתיימים, וכדי שהשפעת האירוע תימשך לאורך זמן, מומלץ לספק תיעוד או מזכרת שיכולים לשמש את האורחים גם שנים רבות אחרי. ההיצע המגוון כולל צילום מגנטים במהלך האירוע וגישה לתמונות בסיומו, מתנה או מזכרת ממותגת שיכולות לבסס קשרים עסקיים אישיים חזקים יותר עם הלקוחות, וכל מוצר או פריט שיכולים להישאר, להישמר ולהזכיר לאורחים הפרטיים או ללקוחות, לעובדים ולקולגות את האירוע ומטרותיו.
בין שמתכננים השקת מוצר לעשרות או למאות אורחים, ובין שמתכננים הכשרת עובדים או אירוע פרטי למשפחה ולחברים, חשוב להקדיש מחשבה לעיצובו, לתכנון שלו, לתיאומים קפדניים ולקביעת מסגרת תקציב. לכל אחד ממרכזי האירועים המוצגים כאן ערך מוסף ייחודי לו, והם מציעים אירועים קצת אחרים — ובלתי נשכחים.
