המחיר של בלגן בענן - פרודוקטיביות נמוכה ; זה הזמן להתארגן

כלים חדשים לעבודה שיתופית יצרו אמצעים נוספים לחלוק רעיונות, אולם המפץ הטכנולוגי הגדול הזה גם יצר כאוס בסביבת העבודה, עם הסחות דעת שמשבשות את תהליך העבודה הפרודוקטיבי. אך אין צורך למנוע מעובדים את השימוש בטכנולוגיה בה הם מעוניינים, אלא ללמוד לרתום את הכלים הללו לטובתם במקום מאורגן אחד

אראל שרף
תוכן שיווקי
שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
shutterstock
צילום: shutterstock
אראל שרף
תוכן שיווקי

אנו חיים כיום בעולם מוצף במידע, אולם גם למטבע זה יש שני צדדים. אנו נהנים אמנם מגישה קלה למגוון רחב של תכנים במרחק נגיעה, אך כמות המידע שאנו מקבלים והחיפוש אחרי המידע הרלוונטי לנו, תובעים מאיתנו יותר מדי זמן.

אראל שרףצילום: יח"צ

המעבר לעבודה מרחוק החמיר את הבעיה. במהלך השנתיים האחרונות, דוא"ל ואפליקציות מסרים דיגיטליים סייעו לנו לשמור על קשר, בעוד שכלים חדשים לעבודה שיתופית יצרו אמצעים נוספים לחלוק רעיונות. אולם המפץ הטכנולוגי הגדול הזה הותיר אותנו במצב של כאוס בסביבת העבודה. הקבצים שלנו, תהליכי העבודה וההתראות מפוזרים בשלל מקומות - ואנחנו מבזבזים זמן יקר בניסיון להתחקות אחריהם ומאבדים מיקוד, הרבה יותר מבעבר.

"יותר מדי כלים דיגיטליים לשימוש בעבודה"
כולנו מכירים את התסכול הכרוך בחיפוש אחר מסמך שאבד. הידיעה ששיתפתם אותו לפני כמה ימים עם מישהו שאינכם זוכרים את שמו כעת, והניסיון לשחזר האם שלחתם אותו באימייל, או אולי היה זה דרך אפליקציית Slack. בינתיים, מה שבעבר היה 100 אייקונים בשולחן העבודה שלכם, נראה כעת כ-100 כרטיסיות בדפדפן שלכם - ואתם כל הזמן נאלצים לזגזג ביניהם, ומאבדים תוכן בפינות נסתרות במחשב.

המצב הטכנולוגי הנוכחי הוא כאוטי. למרות שלאורך כל המגפה חברות מיהרו להכריז שהן מציבות את הענן בראש סדר העדיפויות שלהן, אנחנו ממשיכים להשקיע מאמץ גדול יותר מתמיד במעקב אחר כל התכנים שברשותנו. על אף שיש דרכים רבות ליצור ולשתף את התוכן שלנו, למעלה משליש מהעובדים סבורים כעת שיש "יותר מדי כלים דיגיטליים לשימוש בעבודה" - כשהם מנסים להתעדכן בפרויקטים, וליצור רשימות והתראות מקוטעות. יחד עם זאת, אין תחליף לגישה לכלים מבוססי טכנולוגיה. כמעט 50% מהעובדים חושבים שהכלים הנכונים הופכים אותם לפרודוקטיביים יותר. ולמרות זאת, רבים מעוניינים במבחר גדול יותר בכל הנוגע לטכנולוגיה. יותר מרבע מהעובדים רוצים שתהיה להם מילה בכל הנוגע לבחירת הכלים בהם הם משתמשים בעבודה, בעוד ש-20% מאמינים שהם יישארו או יצטרפו לארגון או מעסיק, שיספקו להם את הטכנולוגיה הטובה ביותר לביצוע תפקידם.

ההשפעה של אי-סדר
לאי-סדר בטכנולוגיה ישנה השפעה מרחיקת לכת. על-פי מחקר של McAfee, חברה משתמשת ב-76 שירותי ענן שונים בממוצע לשיתוף קבצים, וכמעט אחד מכל חמישה עובדים מדרג את החיפוש אחר הקבצים כבעיה מספר אחת שיש לפתור, על מנת לקדם את העתיד של העבודה מרחוק.

עם זאת, לכל אחת מהפלטפורמות השונות הללו ישנן התראות ותהליכי עבודה נפרדים שכל הזמן מסיחים את דעתם של העובדים לכיוונים שונים. העלות הכרוכה בכך משמעותית. מחקר של דרופבוקס ו-The Economist Intelligence Unit לגבי "עובדי ידע" (knowledge workers) מצא כי מידי שנה, 28% מהזמן אובד בשל הסחות דעת, באופן המשבש את תהליך העבודה הפרודוקטיבי ומשאיר לעובדים רק 72% מהזמן לעבודה יצרנית. מדובר ב-581 שעות עבודה אבודות לאדם, המסתכמות לעלות של יותר מ-391 מיליארד דולר בסך הכל לחברות אמריקאיות בשנה.

ענן גמיש
הפתרון לבעיה נראה די ברור. אין צורך למנוע מעובדים את השימוש בטכנולוגיה בה הם מעוניינים, אלא ללמוד לרתום את הכלים הללו לטובתם במקום מאורגן אחד.

כעת, יותר מתמיד, העובדים זקוקים לגישה לענן גמיש, שאינו מוגבל לפלטפורמה של חברה כזו או אחרת, ומסוגל לאכלס טכנולוגיות שונות בצורה הרמונית יותר. בין אם העובדים משתמשים ב-Airtable, PowerPoint או מייצרים קטעי וידיאו קצרים עם Dropbox Capture, הם זקוקים למסך בית אחד, שירכז את כל הקבצים ותהליכי העבודה שלהם, בו הם יוכלו לחפש בקלות, למצוא ולעבוד על תוכן - מכל מקום בו הם נמצאים.

במבט קדימה, כבר לא די להיות בענן. עסקים חייבים להתחיל לחשוב על פתרונות לארגון טוב יותר של התוכן בענן ולהשקיט את רעשי הרקע הנלווים לטכנולוגיה עמוסה וחסרת סדר. אם נוסיף לזה את העובדה שאנשים ברחבי העולם יוצרים היום יותר תוכן מקוון מאי פעם בעבר, נגיע למסקנה המתבקשת שעכשיו זה הזמן הנכון להתחיל לתקן את הבעיה. מי שיקדים לעשות זאת, ייהנה מהחזרים עצומים על ההשקעה. פחות זמן מבוזבז על חיפוש ופחות הסחות דעת, יעניקו לעובדים שלנו יותר זמן עבודה ויכולת משופרת להתמקד במשימות באופן יצרני יותר.

הכותב הוא מנהל פיתוח בכיר בחברת דרופבוקס