המונח "העולם הפנסיוני" מכיל בתוכו ניגודי אינטרסים רבים העלולים להוביל לסיכונים ופגיעה במעסיקים ובעובדים גם יחד. רשות שוק ההון זיהתה את הבעיה וכבר ב-2005 פעלה לנטרול ניגוד העניינים באמצעות רפורמות שונות, בהן רפורמת בכר שחייבה את הבנקים למכור את קופות הגמל וקרנות הנאמנות, חוק הפיקוח על שירותים פיננסים שבו העובד רשאי לבחור את קופת הגמל שלו ותקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים לדיווח אחיד בקופות גמל. כל אחת מהרפורמות וכולן יחד נועדו למנוע פגיעה ומצב שבו המעסיקים נמצאים במצב בעייתי מול העובדים שלהם.
בתוך העולם הפיננסי המורכב מעניקה עוקץ פנסיה, אחת מחברות התפעול הפנסיוני המובילות בשוק, את הפתרון שמבטיח שמירה על המעסיק וגם על זכויות העובדים. עוקץ פנסיה שדרגה עצמה גם ברמת התוכנה, וכיום היא מציעה פתרונות טכנולוגיים לעולם הפנסיוני לצד שירות טלפוני, המייתרים את התלות במצבי קיצון בנציג. "הלקוח יכול באופן עצמאי לדווח באזור האישי שלו קובץ במבנה אחיד מכל מקום ובכל שעה, ולמעשה הוא לא תלוי באיש", מסביר מנכ"ל עוקץ פנסיה, ירון הרן את השינוי שמובילה החברה. "כל הנתונים שקופים בפניו והוא יכול לראות עצמאית בכל זמן, למשל, את סטטוס קליטת הכספים בתוכניות העובדים שלו. הדרך שלנו מונעת טעויות שעלולות להתפתח לטעויות גדולות יותר בהמשך".
היתרונות של מודול ההתראות של עוקץ פנסיה רבות: הוא מתריע בזמן אמת על כספים שלא נקלטו ונותן הנחיה לביצוע; מונע קבלת מכתבי חוב מהקופה הן אצל העובד והן אצל המעסיק; דואג להחזר כספים למעסיק כתוצאה מאי שיוכם; מונע פגיעה בזכויות הפנסיוניות של העובד ומבצע בקרה כחלק מהוראות החוק. כמו כן, הוא מאפשר להפיק באופן עצמאי דוחות באזור האישי, יתרות פיצויים למאזן לסוף שנה, אישורי מס על הפקדות מעסיק לסוף שנה ופרטי קופה של עובד חדש.
הכלים הטכנולוגיים המתקדמים של "עוקץ פנסיה" מאפשרים לאסוף את הנתונים בכל סוף שנה בתהליך פשוט של 30 שניות, פשוט בלחיצת כפתור. ניתן להפיק דוח יתרות פיצויים לסוף שנה ודוח עזר ל-161 עבור עובד שסיים לעבוד מכל הקופות יחד, תוך שליחת בקשה באמצעות המערכת ל-100 קופות במקביל. "כאשר מבקשים יתרות פיצויים לרוב מערכת השכר תדווח על קופה מסוימת, אך אנחנו מאפשרים בדיקה בכל הקופות ולרוב מקבלים תשובה באותו יום", אומר הרן, ולדבריו "באחד המקרים גילתה חשבת השכר באחת החברות קופת גמל עם מאות אלפי שקלים שלא ידעה על קיומה".
לעתים, מתגלה כי למעסיק יש קופה מרכזית לפיצויים ובה ייתכן ויש יתרות של עשרות או מאות אלפי שקלים (קופה שהחל מחודש ינואר 2011 לא ניתן יותר להפקיד אליה בעקבות תיקון 3) והיא מתגלה באמצעות הגשת הבקשה דרך "עוקץ פנסיה". "נתקלנו לא פעם במעסיקים שגילו כבר בבקשה הראשונה דרכנו לא מעט עובדים שעזבו לפני שנים רבות, אך הסוכן או הקופה לא ביצעו עבורם עזיבה מוסדרת, והתוצאה הייתה קבלת מכתבי חוב בגין אותם עובדים. המערכת של עוקץ פנסיה מיישרת קו עבור אותם מעסיקים, וכל מה שצריך הוא להפיק מהפורטל שלנו את הדוח בפורמט EXCEL לציין מי עזב ובאיזה תאריך ואנחנו כבר נעביר לקופות שיעדכנו זאת אצלם", אומר הרן.
איך הבקשה ליתרות פיצויים לסוף שנה דרך עוקץ פנסיה עשויה לחסוך זמן וטעויות?
"המערכת שלנו דואגת למענה עבור כל העובדים שדווחו בסוף שנה, מכל הקופות. עבור כאלה שלא התקבל מענה אנחנו נפיק דוח ידנית ולאחר עדכון המעסיק אפשר יהיה להפיק דוח EXCEL מרוכז מכל הקופות, כולל החישובים המדויקים".
ב"עוקץ פנסיה" מוסיפים כי הם מתעלים את הטכנולוגיה בשתי נקודות קריטיות מאוד לדיווח הפנסיוני מצד המעסיק ומצד העובד: קליטת עובד חדש ועזיבת עובד. לרוב, בעת קליטת עובד, מתחיל מרדף למציאת התוכניות הפנסיוניות שלו, שמוביל למסע ארוך שעלול לכלול דיווח שגוי או מאוחר ואיתו ריביות ופיגורים. לצד זאת, ישנה סכנה שהעובד ייכנס לאירוע ביטוחי ולא יהיה מכוסה כתוצאה מדיווח שגוי או דיווח באיחור. בעיה נוספת מתעוררת כאשר העובד נדרש לספק את פרטי הקופה הפנסיונית שלו אך לא תמיד יודע היכן היא. ככל שניסיונותיו לאתר אותה ייתקלו בקשיים - כך הוא גם יתייאש מהר יותר.
בשנה האחרונה יזמה "עוקץ פנסיה" פתרון ומאפשרת דרך הפורטל האישי של המעסיק לקבל מידע על פרטי קופות הגמל של העובד תוך ארבעה ימים בלבד. הנתונים יכללו את כל הפרטים הרלוונטיים, ובהם תאריך ההפקדה האחרון, פרטי הקופה ופרטי החשבון שלה ושיעור ההפרשה לרכיב הפיצויים. "דרך העבודה שלנו חוסכת כסף ושעות עבודה רבות, והיא מונעת מעגל של טעויות שעלול להיווצר כתוצאה מכך שאין את הפרטים הנכונים לטובת הדיווח הפנסיוני", מסביר המנכ"ל ירון הרן. "עם קבלת המידע ניתן לחסוך עשרות אלפי שקלים ולמנוע התרוצצות אחרי העובדים. עבור חברות גדולות של אלפי עובדים מדובר ביתרון ענק, ורואה חשבון בחברה שרוצה לקבל את כל הנתונים בצורה מסודרת מומלץ שיעבור דרך הפורטל של עוקץ פנסיה".
בשיתוף עוקץ פנסיה
