המהפכה הטכנולוגית בניהול נוכחות ושכר שתשדרג כל עסק

בשנים האחרונות עובר תחום ניהול הנוכחות והשכר קפיצת מדרגה. מערכות טכנולוגיה בעלות יכולות איסוף ועיבוד נתונים כמו RealBoard הופכות לפופולאריות בחברות גדולות ובינוניות. אילו תועלות מתקבלות משימוש בטכנולוגיה מפותחת לצרכי נוכחות ושכר?

בשיתוף זמן אמת
תוכן שיווקי
שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
איש יושב ליד שולחן ומשתמש בטאבלט
מה קורה כשטכנולוגיה מתקדמת פוגשת צרכים מקיפים לניהול נוכחות ושכר?צילום: באדיבות UNSPLASH
בשיתוף זמן אמת
תוכן שיווקי

עם מהלכי הטרנספורמציה הדיגיטלית שעוברים ארגונים וחברות, השימוש במערכות נוכחות ושכר מתקדמות יכול לתרום לא רק בניהול תחומים אלה, אלא הופך לחלק בלתי נפרד ממערכי ההתייעלות, הרווחיות ושיפור התהליכים הפנימיים.

מערכות אלו כבר אינן מתפקדות רק לשם תיעוד נוכחות ולחישוב שכר, שליחת תלושים או עדכון מכסת ימי חופשה. מדובר למעשה בכלים מבוססי דאטה המספקים תמונת מצב מקיפה על הארגון, מספקים בסיס לקבלת החלטות מבוססות נתונים, משפרים את התפעול השוטף ומביאים לחסכון משמעותי בכסף ובמשאבים.

"הניסיון שצברנו מול לקוחותינו מלמד כי אלו שהשכילו להתקדם למערכות חכמות לניהול נוכחות ושכר, זוכות לתמורה רחבה הכוללת התייעלות, גמישות ארגונית, חיזוק יכולות הניהול ושיפור הקשר עם העובדים", מעיד מאור מלכי, מנכ"ל זמן אמת, חברה וותיקה בתחום ניהול נוכחות ושכר המפתחת ומשווקת את תוכנת RealBoard לניהול נוכחות ושכר.

"הפער בין הארגונים הללו לארגונים אחרים שעדיין משתמשים במערכות פשוטות הוא אדיר. כך יוצא שחברות שמטמיעות את המערכות המתקדמות יותר, נהנות לא רק מניהול יעיל, מדויק ורציף של שכר ונוכחות העובדים, אלא גם מתמורה מקיפה יותר כמו הגנה מפני תביעות או קנסות של משרד הכלכלה, איסוף מידע איכותי על הארגון ושיפור בשביעות רצון העובדים".

בזמן אמת מצביעים על ארבעה יתרונות מרכזיים לשימוש ביכולות מתקדמות לניהול שכר: הגדלת רווחיות, שמירה מפני תביעות עובדים וקנסות של משרד הכלכלה, שיפור התקשורת הפנים ארגונית , ויצירת כלי ניהולי לתכנון וקבלת החלטות מבוססות נתונים.

הגדלת רווחיות

ההוצאה הגדולה ביותר של רוב העסקים והארגונים בארץ ובעולם היא עלויות העסקת עובדים. בכלל זה עלויות השכר, משאבי ניהול השכר, תוספות התנאים הסוציאליים וגם המתנות ותלושי הקנייה לחגים, ההשתלמויות וימי הגיבוש של החברה ועוד. חלק ניכר מההוצאה נובע מחישוב לא מדויק של מרכיבים אלו, בשילוב חוסר מודעות מצד מעסיקים לנושא. לכן, שליטה גדולה יותר על תחום הוצאות העסקת העובדים והשכר בפרט, תשפיע ישירות על שורת הרווח.

הטמעה של מערכת מתקדמת כמו RealBoard לניהול בתחום טומנת בחובה מספר יתרונות מרכזיים: אוטומציה של עבודת חישוב תהיה מדויקת יותר מכזאת שנתונה לטעויות אנוש שעשויות לעלות כסף לארגון. מערכות אלו חוסכות בצורך לבצע בפועל את חישובי הנוכחות והשכר ובאמצעות כך מביאות לצמצום הוצאות העסקה. בנוסף, אלה גם מספקות דו"חות וניתוחים שמאפשרים למנהלי ומנהלות הארגון שליטה ובקרה הדוקים יותר על התחום. בזמן אמת מעידים שהשימוש במערכת הביא לחסכון של כ-10% מעלויות השכר ואף מעבר לכך בקרב לקוחותיה הגדולים.

חקיקה, אכיפה, קנסות ותביעות

מזה כעשור שמשרד העבודה שם דגש רב ומשמעותי על אכיפת חוקי התעסוקה. באמצעות מטה ייעודי, חולש המשרד על התחום ופקחים מטעמו עורכים ביקורות שוטפות על עסקים ובודקים את העמידה שלהם בחקיקה המורכבת. "לשם המחשה, בשנת 2020 שהייתה שנת קורונה והמשק פעל באופן חלקי ביותר, חולקו 630 קנסות בסך כולל של למעלה מ-74 מיליון שקל למעסיקים שנמצאו אצלם חריגות בשמירה על זכויות עובדים, שעות עבודה ומנוחה, חוק הגנת השכר, חוק הפנסיה, אי תשלום שעות נוספות ועוד", מסביר מלכי. חשוב לציין כי פעמים רבות אין מדובר בכוונת זדון, אלא בטעויות אנוש בחישוב, בשיבוץ משמרות או אפילו בחוסר הבנה של החוק והטמעתו בארגון. מיותר לציין שמשרד העבודה אינו מתחשב בכך בבואו לתת קנסות שיכולים להאמיר לעשרות או אף מאות אלפי שקלים.

עליה בשביעות הרצון, עליה בתפוקה

אחת ההשלכות הפחות צפויות משימוש במערכת מתקדמת לניהול נוכחות ושכר היא העלייה בשביעות רצון העובדים. סיבה אפשרית לכך היא הנגישות הגבוהה שלהם למידע זמין בלחיצת כפתור. בעידן שמאופיין בנגישות וזמינות בכל עת, העובדים מצפים לקבל מידע הנוגע אליהם, בפרט במידע המשפיע באופן ישיר על השכר. תוסיפו לכך את הרצון מצדם להיות מעורבים יותר בתרבות ארגונית מכילה ומשתפת ותקבלו פתרון שאמנם מיועד לניהול הארגון, אבל תורם לא פחות לחיזוק היחסים עם העובדים.

תקשורת ישירה ובריאה בין העובדים להנהלה היא כלי משמעותי לשיפור שביעות רצון העובדות והעובדיםצילום: באדיבות UNSPLASH

למערכות מתקדמות אלה יתרון נוסף ביצירת ערוץ תקשורת בין עובדים למנהלות ומנהלים. באמצעותן, יכולים הצדדים לתקשר ביניהם לשם תיקון טעויות בנוכחות, בקשה ואישור של ימי חופשה, דיווח על ימי מחלה לצד העלאת מסמכים תומכים ועוד.

המסקנה היא שתקשורת ישירה ובריאה בין רצפת העבודה לשדרת הניהול היא כלי משמעותי לשיפור שביעות רצון העובדות והעובדים, לעלייה בתפוקה ולשיפור בביצועים.

ניהול מבוסס דאטה

מערכות נוכחות ושכר מתקדמות כמו RealBoard של זמן אמת, יכולות לספק לכל מנהל או מנהלת בעלי הרשאה מגוון רחב של דו"חות בהתאם לפרמטרים נבחרים שחשובים להם. כך נפרשת בפני מקבלי ההחלטות תמונת נתונים מלאה המפולחת על פי צרכים משתנים ומהווה כלי ניהולי משמעותי לתכנון קצר או ארוך טווח.

לשם המחשה, מנהל או מנהלת שרואים לנגד עיניהם באופן מאורגן את כל בקשות החופשה לקראת הקיץ, את מצבת העובדים המציאותית בכל יום וגם בכל רגע נתון, שמקבלים דו"חות נוכחות בהתאם לחיתוכי עובדים וטווחי זמן - יידעו לתכנן ולנהל את העבודה בטווחי זמן משתנים בהתאם לצרכים. בנוסף, חלק ממשתמשי RealBoard מנצלים את יכולות המערכת בכדי להצליב נתונים כמו מצבת העובדים לתוצרים ולתפוקה. מידע זה היה בעל ערך רב בתקופת הקורונה, אך גם לשם תכנון ארוך טווח יותר הנוגע לניהול הארגון בחופשות קיץ וחגים.

מלכי מסכם: "המערכות המתקדמות לניהול זמן ונוכחות הוכיחו כי שימוש נכון בהן המותאם לצרכי הארגון ומנהליו, הפך לכלי חשוב במערך הכלים העומד לרשות הארגון לקבלת החלטות מבוססות דאטה, להשגת חסכון משמעותי ולשיפור בשורת הרווח של הארגון. על כן המהלך החכם של כל ארגון, בדגש על חברות גדולות עם צרכי נוכחות ושכר מורכבים, הוא לעבור לשימוש בתוכנות המתקדמות הקיימות היום בשוק".

למעבר לאתר >>