המשאב האנושי הוא אחד הגורמים החשובים ביותר להצלחת הארגון. לעובדים טובים, מקצועיים ומסורים השפעה חסרת תקדים על התפוקה והשירות, ובסופו של דבר על שורת הרווח. עובדה זו הופכת את תהליך גיוס העובדים למשמעותי במיוחד, ומחייבת את המגייסים לפעול במהירות וביעילות כדי לאתר את המועמדים הטובים ביותר.
את סודות עולם גיוס העובדים מכיר מקרוב עו"ד שי בכור, מנכ"ל חברת התוכנה Civi המספקת פתרונות טכנולוגיים בתחום גיוס עובדים. לפני למעלה מעשור הקים בכור חברת השמה שהלכה וצמחה. "בתחילת הדרך ניסינו לעבוד עם התוכנות הקיימות בשוק, אך עם התרחבותה של החברה הבנו שהרבה זמן מתבזבז על תהליכי עבודה לא יעילים ועל משימות אדמיניסטרטיביות שיכולות להתבצע בצורה אוטומטית. למשל: פרסום משרה באתר, הכנת דפי נחיתה לפרסום משרה, הזנת פרטי המועמדים וחיתוך מועמדים מתוך מאגר קיים שיכול להכיל אלפי אנשים", הוא מסביר.
בכור וצוותו החלו בבנייתה של מערכת גיוס עובדים ייחודית שתקצר ותייעל את עבודתם. כך למשל, הם בנו כלי של שאלוני סינון דיגיטליים הכוללים שאלות מיון עם תנאי סף בסיסיים, שנשלחים באופן אוטומטי לכל אדם שפונה למשרה. במידה שהמועמד ענה באופן חיובי על כל השאלות, מגייסת מטעם החברה תחזור אליו. כלי זה בלבד חוסך לחברה המון זמן. "פיתחנו את מערכת Civi קודם כל לטובת חברת ההשמה שלנו. לאחר שהתחלנו לעבוד עם המערכת ראינו שלא רק שהיא חסכה לנו משרה שלמה של מגייסת, היא גם הובילה לעלייה משמעותית בכמות הגיוסים וההכנסות של החברה וכך יצרה תוכנת גיוס החזר השקעה מעולה", אומר בכור.
השמועה על תוכנת גיוס Civi, שנולדה במטרה לייעל ולשפר את עבודתה של חברת ההשמה של בכור עצמו, הגיעה לאזניהם של מספר קולגות בתחום גיוס העובדים. בכור מספר כי חבריו מאוד התלהבו מהמערכת והעידו על שיפור בעבודתם הודות לשימוש בתוכנה. בעקבות ההצלחה החליט בכור למכור את חברת ההשמה שלו ולהתמקד בפיתוח וקידום של תוכנת Civi. פגשנו את שי בכור כדי לשמוע על תרומתה של תוכנת הגיוס Civi לתוצאות גיוס טובות יותר עבור המגייסים.
זמן שווה כסף
"קיצור לוח הזמנים של תהליך הגיוס הפך בשנים האחרונות לאחד הפרמטרים החשובים ביותר בגיוס עובדים", מציין בכור ומסביר כי המועמדים פונים לכמה משרות במקביל, ולכן המהירות בה חוזרים אליהם להמשך התהליך היא קריטית. לדבריו: "תהליך עבודה מהיר של המגייסת תלוי במהירות הטעינה של מסכי מערכת ATS לגיוס עובדים (Applicant Tracking System), שעומדת אצלנו על פחות משנייה ב-99% מהמסכים. באופן הזה יש פחות הסחות דעת וניתן 'לתפוס' את המועמד מהר יותר. בנוסף מאפשרת המערכת תהליך עבודה מהיר, הודות לעיצוב חוויית המשתמש שחקרנו ותכננו. במדידות שערכנו מצאנו כי מערכת גיוס Civi יודעת לחסוך כ-30% מהזמן של המגייסת ובחלק מהמקרים פועלת פי חמש יותר מהר מתהליך גיוס רגיל".
חסכון נוסף של זמן בא לידי ביטוי בתהליך ההדרכה הניתן למגייסת חדשה בחברה. לשם כך, פיתח הצוות של Civi מתודולוגיית הדרכה המאפשרת להתחיל לעבוד עם המערכת לאחר 60 דקות של הדרכה בלבד. "תהליך עבודה מהיר ויעיל של מגייסת הוא הרבה פעמים תוצאה של ממשק ידידותי ונוח לתפעול. באופן הזה, הזמן לא מתבזבז על מעבר בין מערכות ופורמטים שונים", מוסיף בכור.
"סדר הוא אחד הדברים החשובים ביותר למגייסות"
מניסיונו, יודע בכור כיצד המגייסת עובדת וחושבת ויכול לבנות עבורה מערכת מתאימה. "מגייסות רבות מתלוננות על חוסר סדר – הן מקבלות קורות חיים ממקורות שונים ועובדות הרבה עם המייל. באופן הזה אין מקום נוח לתיעוד שלבי תהליך המיון. לעיתים, גם הנראות של המערכת ופונקציות השימוש שלה בעצמן יוצרות בלאגן", הוא מספר וקובע כי "סדר הוא אחד הדברים החשובים ביותר למגייסות".
לדבריו: "מערכת Civi מלווה את המגייסת מתחילת היום ועד סופו, באמצעות דשבורד מיוחד שאיתו היא פותחת את היום, היודע מהן המשימות המתוכננות לאותו יום. המערכת מאפשרת גם למנהל החברה להיות בשליטה על התהליך, כשהוא יודע כמה עבודה יש לעובדים ומה הם צריכים לעשות היום".
לעבודה מסודרת ושליטה בנתונים ישנו ייתרון נוסף בכל הקשור לתיעוד וזיכרון ארגוני. "באמצעות מערכת Civi קל לשלוט בנתונים, להפיק דוחות בצורה נוחה ופשוטה ולוודא שאף מועמד לא הולך לאיבוד. גם כאשר ישנן מספר מגייסות, אין צורך להתחיל בכל פעם תהליך גיוס חדש המתיש את המגייסות והמועמדים, אלא להמשיך מאותה נקודה המתועדת במערכת", אומר בכור.
שירות חמישה כוכבים
"באופן אישי כמנהל חברת השמה, חוויתי שירות לא טוב מצד נותני שירות שונים. זוהי הסיבה שבחברה החדשה שהקמתי שמתי דגש רב על מתן שירות מעולה", מדגיש בכור ואומר: "אצלנו, במקום שהלקוח יפנה אלינו – אנחנו נהיה פרואקטיביים ונשאל אותו האם הוא צריך משהו נוסף כדי להיות מרוצה".
כחלק מהדגש הניתן לשירות, מקפידה החברה על כך שלכל העובדים ישנו ניסיון בעולם הגיוס. בנוסף, מחזיקה החברה תפקיד של מנהלת הצלחת לקוח, אותו מאיישת ויקטוריה מוטנקו - מנהלת משאבי אנוש במקצועה ולשעבר מנהלת חברת השמה. "המשימה של ויקטוריה היא לדאוג שכל לקוח שלנו יצליח לעבוד כמה שיותר טוב עם המערכת. ויקטוריה נמצאת בקשר אישי עם כל לקוח, והוא יכול לשאול שאלות גם בקבוצת הוואסאפ שבה חברים הלקוח, ויקטוריה ואני", הוא מסביר.
"לא רק השימוש היעיל במערכת חשוב לנו, אלא גם ההנאה מהשימוש והתוצאות הטובות שלה. לכן, לצד המדריך שיצרנו, המוטמע במערכת ומשלב סרטונים ותמונות להמחשה, אנחנו עושים גם וובינרים עם דגש על השימוש בתוכנה ועורכים הדרכות אישיות ללקוחות בזום, במסגרתן אנו בונים איתם תהליכי עבודה מותאמים אישית. לא בכדי, הרבה לקוחות ממליצים עלינו ויש לנו עשרות ביקורות בגוגל שכולן חמישה כוכבים", מספר בכור.
לנהל את תהליך הגיוס
"העבודה עם תוכנת גיוס עובדים Civi מעצימה את תפקיד המגייסת והופכת אותה יותר למנהלת גיוס מאשר אשת אדמיניסטרציה", קובע בכור. הוא מסביר כי המגייסת מחליטה האם לפרסם את המשרה החוצה או להסתפק במאגר המועמדים הקיים שמנוהל עם מערכת ניהול מועמדים – תהליך שיכול להיות הרבה יותר קצר וחסכוני.
בכור: "המגייסת יוצרת בתוך המערכת את המשרה אליה היא רוצה לגייס, ויכולה בקלות ליצור ממנה דף נחיתה לפרסום המשרה ברשתות החברתיות ובאתרי הדרושים. לאחר מכן, כל המועמדים מכל ערוצי הגיוס השונים נכנסים למערכת באופן אוטומטי, והיא יודעת לקרוא את קורות החיים ולהוציא מהם את הפרטים לצורך בניית כרטיס מועמד ושיוכו למשרה המתאימה. בשלב זה, המגייסת יכולה להתחיל לעבוד בעזרת הכפתורים המהירים של המערכת".
לסיכום, אומר בכור כי "Civi היא מערכת גיוס עובדים שמבינה מגייסים ולכן היא ידידותית מאוד וכל הזמן מתפתחת ומשתדרגת בהתאם לצרכים ולבקשות של הלקוחות. בבדיקות שערכנו נמצא כי החזר ההשקעה שלה מאוד גבוה, במיוחד עבור חברות שעורכות מעל לעשרה גיוסים בשנה. לכן, אנו יכולים להגיד בוודאות כי השימוש במערכת Civi יכול לחסוך למגייסים הרבה מאוד זמן וכסף".
Civi - פתרונות טכנולוגיים בתחום גיוס עובדים
למעבר לאתר >>
למעבר לעמוד הפייסבוק >>
למעבר לעמוד הלינקדאין >>
למעבר לערוץ היוטיוב >>
בשיתוף חברת התוכנה Civi
