הטכנולוגיה המתקדמת מעמידה שורה של כלים להתייעלות העסקים, מכל הגדולים והסוגים: החל ממשימות ניהול ועד מכירה וקשרי לקוחות. באמצעות הטמעת הכלים וליווי מקצועי חיצוני אפשר לעמוד בשורה של משימות בצורה מדויקת ויעילה ולחסוך בזמן ובכסף, תוך הגברת היקף העבודה והפעילות. הכירו את החברות שפועלות בתחום האוטומציה ושיפור העסק. הכירו את ADMS Solutions ,WellyBox, וכרמל פתרונות תוכנה.
ADMS Solutions – תהליכי עבודה בצורה דיגיטלית וחכמה
עד כמה אתם מכירים את המידע שמצטבר אצלכם בעסק או בארגון? ועד כמה אתם מבינים איך להשתמש במידע הזה כדי לייעל את תהליכי העבודה, להגדיל הכנסות ולשפר את השירות שאתם מעניקים ללקוחות? בעבר, השאלה הזאת העסיקה בעיקר מנהלים בכירים בחברות ובארגונים גדולים. כיום, יותר ויותר אנשים מבינים שהיא רלוונטית לכל עסק או חברה, בכל סדר גודל ובכל תחום.
"כדי להשתמש במידע כמו שצריך ולהפיק ממנו תובנות, חשוב קודם כל לדעת איך לסדר ולנהל אותו, אבל הרבה פעמים המידע הזה פשוט מתפזר בין עובדים ומערכות שונות, באופן שמקשה על האיתור שלו דווקא כשאנחנו הכי צריכים אותו. במצב כזה, המידע החשוב שלנו, ששווה לנו המון כסף, פשוט הולך לאיבוד והופך חסר ערך. אם רוצים באמת להשתמש במידע הזה בצורה חכמה ולקחת החלטות על בסיס הניתוח שלו, חייבים להרכיב את הפאזל הזה בצורה חכמה ומדויקת יותר", כך מסביר שי חליף, מומחה למערכת מידע עם ניסיון של יותר מ-16 שנים בתחום.
חליף הקים ב-2007 את ADMS Solutions, המספקת פתרונות בהתאמה אישית לניהול ידע בחברות ובארגונים גדולים. כיום, הוא מאמין שכל ארגון שרוצה להישאר רלוונטי ותחרותי בימים המאתגרים האלו, מוכרח קודם כל לעשות סדר בנתונים ובמידע שלו.
"ללא תיקיות" - עידן חדש של תיוק וסידור נתונים
כשחושבים על נתונים ומערכות מידע, הנטייה הטבעית היא להניח שמי שעוסקים במלאכה הזאת הם אנשים מאוד טכניים, שעובדים על פי מתודולוגיות קבועות ומוכרות. אולם חליף מאמין שכדי להצטיין בתחום הזה, צריך ללמוד כל ארגון לעומק ולגלות מידה רבה של יצירתיות וגם לאמץ צורות חשיבה לא שגרתיות.
"כשחושבים מחוץ לקופסה, תמיד אפשר למצוא דרכים יעילות יותר לנהל את המידע העסקי, אבל היצירתיות הזאת לבדה לא מספיקה", הוא מסביר. "כדי להרכיב את הפאזל הזה בצורה שמתאימה לארגון שלנו, חייבים להכיר את המערכות שקיימות בשוק, לדעת איזו מהן באמת מתאימה לנו וגם לבצע במידת הצורך חיבורים חדשים בין מערכות שונות".
אחת הדרכים לייעל תהליכי עבודה היא באמצעות ניהול מסמכים מסוג אחר, ללא שמירתם בתיקיות מסורתיות. חליף מספר בהקשר הזה כי "במקום לסווג מסמכים בתיקיות ספציפיות, כמו שהתרגלנו לעשות בעבר, אפשר היום להטמיע מערכות חכמות שיודעות לשלב את המסמכים האלו בצורה הרבה יותר טבעית ודינמית בכל מערכות הארגון. ככה, כשעובדים ירצו לגשת למידע כלשהו, הוא יהיה הרבה יותר מסודר ונגיש להם – בלי שיצטרכו לבזבז זמן על החיפוש".
כשהמידע הופך לתובנה עם משמעות עסקית
כדי להבין מה זה אומר בפועל, בואו ניקח לדוגמה סוכני מכירות שנדרשים להחתים לקוחות חדשים על המון טפסים ואז להעביר אותם לאישור של גורמים שונים בארגון. במקום זאת, ניתן כיום לבנות תהליך דיגיטלי, תוך שימוש בטפסים שמסתנכרנים עם כל מערכות הארגון ועוברים ישירות לגורמים שצריכים לעבוד איתם, מה שמונע התרוצצויות מיותרות של איש המכירות להשלמת התהליך ומאפשר לו לקבוע עוד פגישות ולגייס עוד המון לקוחות חדשים.
וזו, מטבע הדברים, רק דוגמה אחת לפוטנציאל האדיר שבעבודה נכונה עם מסמכים, טפסים ונתונים. לאורך השנים, ADMS Solutions ביצעה תהליכי אפיון והטמעה של תהליכים כאלו בארגונים מוכרים כמו חוצה ישראל, אלקטרה תשתיות וטמבור, כמו גם בעיריות ובחברות תרופות. אולם כיום, עם כניסת מערכות ויכולות חדשות לשוק, גם חברות פחות מבוססות יכולות ליהנות משיפור דרמטי ביכולות העבודה שלהן בצורה הזאת.
"העתיד כבר כאן והכלים שאנחנו משתמשים בהם היום יהפכו מהר מאוד להיות הסטנדרט של המחר. כל ארגון שימהר להתאים את עצמו כבר היום, ייהנה מיתרון ברור בעתיד, אבל חשוב להבין שזה לא דבר שקורה לבד", מסכם חליף. "כן, בינה מלאכותית, כמו זו שכלולה במערכות של ADMS, היא בסך הכול עוד כלי שעוזר להמיר מידע לתובנה. זהו רק שלב אחד בדרך, כשבשלב הבא, צריכים לחשוב בעצמנו איך להשתמש בתובנות כדי לקבל החלטות חכמות יותר, לשפר את חוויית הלקוח ולהעצים את היכולות התחרותיות של הארגון".
ADMS Solutions – ניהול תהליכים דיגיטליים חכמים
למעבר לאתר >>
לפנייה במייל >>
טלפון: 072-2733080
בשיתוף ADMS Solutions
______________________________
WellyBox: מערכת אוטומטית מבוססת AI לארגון הוצאות לעסקים קטנים
בעלי עסקים קטנים ובינוניים, סוף השנה מתקרב וזה הזמן לבדוק האם מילאתם את המשימה שנתן לכם רואה החשבון: לאסוף ולארגן את כל ההוצאות של העסק. איסוף ההוצאות הוא לא רק חלק בירוקרטי מחייב מהניהול החשבונאי השוטף של העסק שלכם, אלא מקור להרבה מאוד כסף שמסתתר שם בין השורות ופשוט מגיע לכם. אז האם מילאתם את המשימה? האם ההוצאות שלכם מאורגנות ומוגשות לרו"ח כמו שצריך?
את כל העבודה המתישה והמסובכת הזו תוכלו לפתור בלחיצת כפתור, באמצעות אפליקציית WellyBox – מערכת אוטומטית מבוססת AI שתמצא ותארגן את כל החומר בשבילכם ואפילו תשלח אותו בעצמה לרו"ח.
את WellyBox יצרו שני יזמים סדרתיים: אביתר שורש ונדב אלידע, שאחראים לפרויקטים ידועים כמו אפליקציית השוואת המחירים המצליחה דילפליי ופתרון אבטחת המידע לעולמות הבלוקציין הנקרא פרוטוקול קוגניטו. "כבעלי עסק עצמאי משלנו, מצאנו את עצמנו עסוקים בקידום ופיתוח הפעילות בעסק שלנו ולא נותר לנו זמן לעסוק במשימת איסוף ההוצאות. קושי זה הוליד את הרצון לעזור לכלל העסקים הקטנים והבינוניים לקבל את מה שמגיע להם בדרך קלה ופשוטה שחוסכת המון זמן ומונעת מהם לאבד הרבה כסף", מספר אביתר שורש.
כל ההוצאות בלחיצת כפתור
החלק החשוב וגם המסובך ביותר בתהליך הגשת ההוצאות לרו"ח הוא מציאת החומרים, שמפוזרים בין תיבות המייל, הדואר ובפורטלים מקוונים, כמו למשל זה של כביש 6. לשם כך בנו השניים עוזרת וירטואלית רובוטית המבוססת על טכנולוגיית AI, שיודעת להתחבר לתיבת המייל וגם להיכנס בעצמה לפורטלים המתאימים ולמצוא בתוכם את כל ההוצאות של העסק. החשבוניות הידניות ואלו שעדיין נשלחות בדואר לא נשארות מקופחות – למערכת הרובוטית מספר וואטסאפ משלה והיא יודעת לאסוף ולנתח את הנתונים מתוך התמונות ששולח אליה המשתמש. ואל דאגה – לא תשכחו לצלם אותן ולשלוח, כי האפליקציה תזכיר לכם לעשות זאת מידי כמה ימים.
מערכת WellyBox לא מסתפקת רק באיסוף כל נתוני ההוצאות של העסק ושליחתם לרו"ח, אלא יודעת גם לסכם ולנתח את הנתונים של הוצאות אלו, למשל: סך ההוצאות לפי סוג ההוצאה – דלק, רכב, ציוד משרדי, וכדומה, גובה המע"מ הצפוי ואפילו רשימה של ההוצאות שטרם שולמו. לעסק שיש בו מחלקות תוכל המערכת לנתח את ההוצאות לפי מחלקות.
אם אתם משתמשים באחת מהתוכנות הפופולריות לניהול החשבונות של עסקים עצמאיים, כמו חשבונית ירוקה, iCount או SUMIT, תוכלו לסנכרן את מערכת WellyBox עם התוכנה וזו תזין לתוך התוכנה את כל החשבוניות ואת סיכומי הנתונים שלהן, ובכך תחסוך לכם הקלדה ידנית ומסורבלת.
זה פשוט כסף
לצורך יישום האתגר של איסוף כלל ההוצאות השונות של העסק, גייסו שורש ואלידע את אחד המומחים המובילים בישראל בתחום הבינה המלאכותית. המערכת שבנו הרשימה את גוגל, שהזמינה אותם לכנס גדול שקיימה בארץ העוסק בטכנולוגיית AI. ואין זה פלא, מההצלחה של WellyBox נהנים כיום עשרות אלפי משתמשים ברחבי העולם, כאשר 10% מהם בישראל. זאת הודות ליכולת של המערכת לפעול גם בעברית וגם באנגלית ולתמוך בחשבוניות שמגיעות מחו"ל.
"המערכת שלנו היא מאוד ויזואלית וידידותית למשתמש, קלה לתפעול ומאפשרת לחפש ולמצוא נתונים בקלות, למשל לפי לקוח, שנה או סוג הוצאה. אם פספסתם חשבונית או שכחתם לשלם אותה – היא תבלוט באופן ברור במערכת כך שלא תוכלו לפספס", אומר שורש ומוסיף כי המערכת יודעת לסרוק את תיבות המייל כמה שנים אחורה ולמצוא את כל ההוצאות המתחבאות בהן – פעולה חשובה מאוד שנדרשת לביצוע במקרה שבו העסק עובר ביקורת של מס הכנסה.
"זה פשוט כסף – ולעסקים עצמאיים זה הרבה מאוד!", מדגיש שורש ומסכם: "את כל ההתעסקות עם הבלאגן וכאב הראש שבלמצוא את החשבוניות ולארגן אותן, פותרת מערכת WellyBox בקלות, כך שלכם נותר רק להמשיך ולנהל את העסק בראש שקט".
WellyBox
למעבר לטוויטר >>
למעבר לאתר>>
למעבר לעמוד הפייסבוק >>
למעבר ללינקדאין >>
בשיתוף WellyBox
_______________________
כרמל פתרונות תוכנה: אפשר להיפרד מהניירת
טפסים ומסמכים עדיין נחשבים אצל רבים מאיתנו לכמה מהדברים המעצבנים ביותר שצריכים להתעסק איתם בעבודה. אז אם גם אתם רגילים להדפיס, לסרוק, לחתום ולתייק, או לעבוד עם וורד כדאי שתכירו דרך פשוטה להפוך כל טופס לטופס דיגיטלי עם חתימה דיגיטלית – גם בלי שזה יהיה כרוך בהוצאה כספית גדולה.
"כל טופס שאנחנו משתמשים בו כיום בעבודה השוטפת יכול להפוך בקלות לדיגיטלי", מבטיחה לנו ליאת אמיר, סמנכ"ל שיווק ופיתוח עסקי בחברת "כרמל פתרונות תוכנה". "ומה שהרבה אנשים לא יודעים זה שהיום אפשר לעשות את זה גם בלי שימוש במערכות או אפליקציות חיצוניות, בלי להוסיף עוד דברים שצריכים להתעסק איתם ורק יעמיסו עלינו עוד משימות".
"כרמל פתרונות תוכנה" הוקמה ב-2013 עם מטרה לסייע לכמה שיותר בעלי עסקים וחברות להפוך תהליכי עבודה לדיגיטליים. לפני כשלוש שנים, היא פיתחה את "Tofsy", כלי ליצירת מהירה של טפסים דיגיטליים שמותאמים למילוי מהנייד ומאפשרים גם חתימה דיגיטלית בעלת תוקף משפטי בדיוק כמו חתימה רגילה. "את הכלי הזה יצרנו כדי לעזור גם לחברות קטנות ובינוניות שלא יכולות להרשות לעצמן דיגיטציה במחירים גבוהים. רצינו לפתח כלי נגיש ומהיר, שמתאים לכולם".
המבחן האמיתי הוא כמה קל ונוח למלא את הטופס מהנייד
בפיתוח של Tofsy, הושקעה מחשבה רבה בנושא חווית המשתמש והתמחור. כיום הכלי מציע גם שימוש חינמי לכמות מסוימת של טפסים וגם מסלולים נוספים שמתאימים למגוון רחב של צרכים עסקיים. בין היתר, מספקת החברה שירותים למסמכי בדיקה למערכות רפואיות, אשר נדרשות לייצר טפסים מורכבים בעלי עשרות עמודים, בפורמט רגולטורי מוקשח שנקבע על ידי ה-FDA. בנוסף, מיישמי TOFSY יצרו טפסים מורכבים ועתירי שדות מילוי לחברה שמבצעת בדיקות למערכות כיבוי אש כחלק ממתן רישוי לעסקים, גם כאן, בהתאם לפורמט מוקשח של מכון התקנים.
"כשהתחלנו את העבודה על הפרויקט הזה לדוגמה, ראינו שהסוכנים ואנשי השטח נדרשים למלא טפסים ידניים בעצמם, מה שכמובן לוקח המון זמן. אחרי ההטמעה של הטפסים הדיגיטליים, זמן המילוי של הטפסים האלו ירד מארבע שעות לשלוש דקות", מסבירה אמיר.
אתגרים כאלו, כידוע, קיימים בחברות ובעסקים רבים, שמבזבזים יותר מדי זמן על מילוי טפסים שיכולים להיות פשוטים ומסודרים הרבה יותר. "Tofsy מציעה לכל משתמש לייצר בעצמו את הטפסים, או להיעזר במיישם, עובד מטעמנו, שימצא ביחד איתו את הפיתרון הכי נוח ויעיל בשבילו. ובסופו של דבר, מי שבודק אותנו וקובע אם הצלחנו זה לא המנהל שרוצה להטמיע את הטפסים, אלא מי שממלא את הטפסים, הלקוחות או העובדים שלכם. אם הם מוכנים לוותר על הנייר – אז אנחנו עשינו את שלנו".
תמיכה מלאה בעברית וליווי מקצועי בכל שלב
ל"Tofsy" הישראלי יש כמובן מתחרים גדולים וחזקים מעבר לים, אך בשיחה איתנו, אמיר מדגישה כי היתרון של הפיתוח הזה טמון במידה רבה דווקא בכך שהוא לא מתחרה ב'ליגה של הגדולים'.
"לאורך הדרך ליווינו חברות גדולות שעובדות עם מערכות ERP משוכללות ויקרות. במקרים רבים שמענו מאנשי החברות האלו שאנשי השטח שלהם מעדיפים למלא את הטפסים שלנו, כי הם הרבה יותר פשוטים ונוחים".
"במקרה אחד שזכור לי בחברת אלמור שמובילה פרויקטים בחשמל, טכנאי השטח הם ברובם אנשים מבוגרים שלא תמיד אוהבים לעבוד עם אפליקציות. עד שהתחלנו לעבוד איתם, הם היו מגישים פעם בחודש פנקסי עבודה בכתב יד למזכירה, שהייתה צריכה להקליד אותם ידנית לתוך המערכת. היום הטופס נשלח לטכנאים בקישור לוואטסאפ, הם ממלאים אותו והוא נשלח ישירות למייל של המזכירה. הכול גם רשום ומתועד, לא צריך לחפש יומנים מלפני כמה שנים או לפענח מסמכים עם כתב יד מאתגר".
ובשונה מכלים אחרים למילוי טפסים דיגיטליים, "Tofsy" פותח במקור לדוברי עברית ולכן מציע ממשק נוח יותר בעברית. בנוסף, העתק של הטופס המלא יכול להישלח במייל או בוואטסאפ לכל הגורמים הרלוונטיים אחרי המילוי. "השקענו המון מחשבה בממשק המשתמש כדי שכולם יוכלו לייצר דרכו טפסים ולמלא אותם בעצמם. ואם יש אנשים שרוצים להשתמש במערכת ועדיין מתקשים – אנחנו כמובן מספקים תמיכה מלאה בכל שלב. אנחנו גם עובדים כל הזמן על פיתוחים שישפרו את חוויית השימוש – ובהמשך מקווים לשלב גם כלים אוטומטיים שיעזרו למלא טפסים במהירות ולבנות אותם באופן אוטומטי בעזרת AI", סיכמה אמיר.
כרמל פתרונות תוכנה
למעבר לאתר >>
טלפון: 077-7841072
וואטסאפ: 051-5117900
לפנייה במייל >>
בשיתוף כרמל פתרונות תוכנה
