ניהול יעיל של עסק מחייב לא רק תוכנית עבודה מסודרת ומקצועית, אלא גם הטמעת דפוסי עבודה ופעולות מדויקות. הבשורה המאוד מעודדת היא שכיום ניתן לקבל ליווי ושירות במיקור חוץ מחברות וגופים המתמחים במתן כלים לעסקים, מכל הסוגים הגדלים. הליווי והכלים נועדו לסייע בהנעת הארגון קדימה בתחום המידע, הייצור, החיסכון הכספי ועוד, תוך צמצום פערים בעזרת תכנון נכון.
אנשי חברות המתמחות בייעול ארגוני, מסבירים על כל מה שעסק צריך כדי לשפר את תהליכי העבודה בכמה צעדים פשוטים. הכירו את פולפאוור בע"מ, עדי חן, חשבונאות ללא הפסקה , חץ פתרונות מחשוב וADMS.
פולפאוור בע"מ: להוביל עם שיווק דיגיטלי מנצח
נוכחות דיגיטלית הפכה בשנים האחרונות למהות קיומו של כל בית עסק, מתחיל או ותיק, המבקש למשוך אליו לקוחות ולהישאר רלוונטי במציאות האינטנסיבית והמתקדמת - גם מחוץ לזירה הווירטואלית. התחרות המתמדת והמתעצמת בזירה החשובה כיום בעולם העסקים, הפכה למעין "מרוץ חימוש" רב זירתי שבו כל אחד מנסה לשרוד ולהתבלט, וכפי שמסביר ז'אק שטרית, המייסד של חברת פולפאוור בע"מ המספקת ללקוחותיה את כל שירותי הדיגיטל והפרסום במקום אחד: "ממדי התחרות כיום עצומים. אם בעלי עסקים לא יספקו ללקוחות שלהם חווית משתמש אמיתית או יפגינו נוכחות בולטת בכל זירות הדיגיטל - לקוחות היעד שלהם פשוט ילכו למקום אחר. נוכחות דיגיטלית בולטת ועוצמתית חשובה אף יותר גם מהמשרדים הפיזיים".
שיווק דיגיטלי להגדלת המכירות
מבט אל הזירה הדיגיטלית כיום מחדד היטב את דבריו של ז'אק שטרית, שצבר 20 שנות ניסיון בתחום. לדבריו, ריבוי פלטפורמות כמו לינקדאין, טאבולה, אאוטבריין, פייסבוק, יוטיוב, אינסטגרם, טיקטוק ועוד, מחייב את בעלי העסקים לפעול בחוכמה כדי להישאר רלוונטיים. כלים כמו בידול, אתרי אינטרנט עוצמתיים, מיתוג עסקי מדויק הפונה אל קהל היעד ויצירת חווית משתמש - UX/UI - אפקטיבית, יסייעו לכל עסק לבצר את הנוכחות הדיגיטלית שלו בצורה הטובה ביותר. כאן נכנסת לתמונה חברת פולפאוור בע"מ, שמאז 2005 ליוותה בהצלחה מאות פרויקטים ומספקת שירותי דיגיטל ב-360 מעלות.
"הייחוד של חברת פולפאוור הוא במתן שירות שמתחיל באפיון צורכי העסק, עובר עיצוב UX/UI ובניית אתר אינטרנט נדיר ובלתי מתפשר ועד גיבוש אסטרטגיית שיווק דיגיטלי חודרת שריון של קהל היעד בכל זירות הדיגיטל ומניעה אותו לפעולה הרצויה. תכל'ס: לידים איכותיים וממוקדים שמובילים להגדלת מכירות", מסביר שטרית. "לעיתים מגיעים אלינו גם לקוחות שאפילו לא בחרו שם לעסק או הגיעו אלינו עם רעיון גולמי. יחד, אנחנו מאפיינים את המוצר מבניית השפה המיתוגית שמתכתבת עם ה-DNA של החברה ועד לתהליך מיתוג יסודי ומקיף שיותיר טביעת אצבע ייחודית. הניסיון שלנו והליווי בכל שלב הם המפתח למקסום התועלת ללקוח בהתאם לחזון ולאסטרטגיה השיווקית של בעל העסק".
ז'אק שטרית נחשב למומחה טכנולוגיות אינטרנט מתקדמות ושיווק באינטרנט. הוא בעל תואר Bsc במדעי המחשב ומתמטיקה מאוניברסיטת בר-אילן, ואת פולפאוור הקים אחרי שנות ניסיון רבות במשרות פיתוח ושיווק בחברות אינטרנט מובילות בישראל. השירות ההיקפי שמעניקה החברה שלו כולל קידום אתרים, ניהול עמודי פייסבוק ואינסטגרם, ניהול תקציבי פרסום בגוגל, פייסבוק, אינסטגרם, אאוטבריין, טאבולה ועוד. בנוסף, בונה החברה אתרים, פורטלים, ממתגת חברות באינטרנט, מפתחת מיזמים בינלאומיים ועוד.
"המטרה החשובה ששמנו לנגד עינינו היא לייצר הנעה לפעולה של הגולשים והגברת המכירות וזה לא יקרה בלי יצירת חווית משתמש אמיתית. חייבים להשקיע בכל עמוד ובכל אלמנט שיהפוך את השהות באתר של הלקוח הפוטנציאלי לחיובית", אומר ז'אק שטרית. "חווית משתמש טובה היא ההבדל בין רכישת המוצר וחזרה של הלקוח שוב אל בית העסק לבין איבוד לקוחות. מבחינתי, אי שימת לב ודגש לפרטים האלה משול לוויתור על לקוחות ושליחתם ישירות למתחרים".
"נדל"ן דיגיטלי עוצמתי: תוצאות אורגניות בגוגל"
שטרית מספר: "קראנו לחברה פולפאוור כי אנחנו עובדים בכל הכוח". הוא יודע שבניית אתרים או נוכחות דיגיטלית מחייבות גם ידע עמוק ומקיף בעולמות הפרסום – כפי שקורה בפולפאוור. לפיכך, לצד הטכנולוגיה יש להתחיל במיקוד קהל היעד של הלקוח. "קביעה מדויקת של קהל היעד תסייע לבחור את הפלטפורמה הנכונה לפרסום, את השפה שבה נדבר ותביא תוצאות עוצמתיות", הוא אומר. "אנחנו תמיד מכוונים שהלקוח שלנו יופיע בכמה שיותר תוצאות רלוונטיות בגוגל באמצעות מילות מפתח או ביטויים ממוקדים ויעילים. אנחנו עובדים גם עם קידום ממומן אבל מאמינים שקידום אורגני המנוהל בצורה נכונה יעניק ללקוח טראפיק הכי איכותי שיש בלי לשלם עבורו, עם נוכחות אורגנית 24/7 בנדל"ן הדיגיטלי הכי מבוקש: תוצאות אורגניות של גוגל".
את המקצועיות משלימה פולפאוור בשירות מהיר, זמין וכמובן דיגיטלי. "לכל לקוח יש מנהל פרויקט מטעמנו ואנחנו זמינים לו במייל, בוואטסאפ, טלפון או אפילו בפגישה פיזית. נעשה הכול כדי לתת שירות מקצועי ולהשיג את מטרת העל של הלקוח, כפי שהוצג בחזון העסקי ותורגם דיגיטלית על ידי פולפאוור", מסכם שטרית.
פולפאוור
למעבר לאתר >>
טלפון: 03-6499-997
לפנייה במייל >>
למעבר לעמוד הפייסבוק >>
למעבר לעמוד האינסטגרם >>
בשיתוף פולפאוור
—————————
עדי חן: ליווי עסקי ושירותי משרד במיקור חוץ
עדי חן מסתכלת על הדרך העסקית שעברה, על היוזמות החדשניות והיצירתיות שבהן נקטה כדי לשנות את עולם התעסוקה שלה ושל מאות נשים אחרות, והיום היא יודעת שאין דרך אחרת לצמוח חוץ מלהעז. יותר מכך, היא יודעת שהדרך להצלחה מתקצרת תוך חיסכון משמעותי בכסף ובאנרגיה, כאשר עושים זאת באמצעות אנשי מקצוע מוכשרים שמעניקים לכל עסק את הידע והכלים להצלחה במיקור חוץ.
במהלך השנים האחרונות הכשירה עדי חן למעלה מ-160 עוזרות אישיות, הנותנות כיום שירותי אדמיניסטרציה לבעלי עסקים באמצעות הקורס הדיגיטלי הייחודי שלה. היא מעמידה לרשות עסקים קטנים ובינוניים את כל הידע והניסיון שצברה בתחום, כולל שירותי משרד, אפיון להתאמת מערכות CRM לניהול העסק וליווי עסקי מקצועי. "בעלי עסקים שעושים הכל לבד לא יכולים למצוא זמן להגדיל את היקף העבודה שתאפשר לעסק לצמוח. שכירת עוזרת אישית בהיקף של 30-40 שעות בחודש מפנה עבורם זמן קריטי להשקעה בעסק, ולהגדלת הרווחים של העסק בשורה התחתונה", אומרת עדי, בעלת משרד "סופרוומן" – שבשנים האחרונות מצדיק את שמו.
במשך השנים יצרה עדי חן מודל שמעניק פתרונות בצד המנטלי וגם בצד הטכני. היא מצליחה לאפיין כל עסק ולהתאים לו את הפתרונות הנכונים לצרכים שלו באמצעות סיוע אדמיניסטרטיבי מרחוק שמפנה לו זמן, כאשר העוזרות עובדות במיקור חוץ בסטטוס של פרילאנס. "הניסיון שצברתי מתורגם בפועל למינוף העסק ולהגדלת פעילותו באמצעות כמות שעות מעטה שרק עליה הלקוח משלם", היא מסבירה. "העברת העבודה אלינו משמעותה גם הורדת לחץ, שלעתים עלול לשבש את השגרה ואף לפגוע בעסק וגם בחיי המשפחה".
עסקים מקבלים בחזרה זמן יקר ששווה כסף
ראשיתה של העבודה מול הלקוח מתחילה באפיון מדויק המאפשר לשים דגש על המקום שבו נדרש הסיוע שיעזור להצמיח את העסק. יש באלמנט הצמיחה, מסבירה עדי חן, גם מעבר מידי של בעל העסק מ"וואן מן שואו" שעושה הכל לבד, לאיש עסקים שנכנס גם לתחום הניהול. "הרבה אנשי עסקים לא מצליחים לבצע את המעבר בין להיות עובד של העסק, לבין לנהל אנשים שעובדים בעסק, ולכן גם מוותרים על גדילת העסק", היא אומרת. "אני מלווה את בעלי העסקים בתהליך הגדילה החיוני, מלמדת אותם איך לעשות את זה נכון בעזרת מעטפת כלים שרכשתי עם השנים והוכיחה את עצמה מאות פעמים. ולאחר שקבענו עם בעל העסק מהן הנקודות שיש לחזק כדי שהעסק יצמח – אנחנו יוצאים לדרך".
שירות נוסף אותו מציעה עדי חן היא מערכת ה- CRM (Customer Relationship Management), שעוזרת לבעל העסק לארגן ולנהל את העסק שלו בצורה יעילה וממוקדת. בכך, לא נזרקים לפח לידים יקרים ורלוונטיים והמערכת מסייעת לשלוט בשיווק וניהול מערך המכירות של העסק. "עסק שרוצה לגדול חייב עוזרת אישית וגם מערכת CRM", היא אומרת. "אני מאפיינת ומוציאה לפועל מערכות CRM, כאשר ההתמחות שלי היא בעסקים דיגיטליים ועסקים גדולים. התאמת המערכת לצרכים המדויקים של העסק תוביל בסופו של דבר לצמיחה והתייעלות שתסייע לכל עסק קטן או בינוני למצות את הפוטנציאל העסקי שלו".
עדי חן "סופרוומן"
לפרטים מלאים על שירותי משרד במיקור חוץ, ייעוץ עסק או הכשרת קריירה חדשה לאמהות מהבית, ניתן ליצור קשר עם עדי באתר >>
למעבר לאתר האינטרנט >>
בשיתוף עדי חן
______________________
חשבונאות ללא הפסקה: יד ביד מפתיחת העסק
ניהול חשבונות הוא תחום שכולנו צריכים, בין אם מדובר בעסק קטן, בחברה או אפילו בשכירים המשלמים מס. "ניהול חשבונות מצוין, שיכול לחסוך ללקוח הרבה מאוד כסף ולאפשר לו לישון בשקט, הוא כזה שמתחיל מפתיחת העסק ומלווה את הלקוח לאורך כל הדרך", אומרת יהודית שמיר, מהמשרד הוותיק 'חשבונאות ללא הפסקה', המתמחה בהנהלת חשבונות מתקדמת ומעניק ללקוחותיו שירותי חשבונאות, פתיחת עסק, חשבות שכר, דוחות שנתיים, הצהרות הון, החזרי מס, החזרי מע"מ לשכירים, ועוד.
שמיר, בוגרת קורס יועצי מס, מנהלת חשבונות וחשבת שכר בכירה, מובילה את המשרד מזה כ-25 שנים, והייתה מבין הראשונים בארץ להתנהל באמצעות מערכת ממוחשבת – אותה היא ממשיכה לשפר ולדייק גם היום. את דרכה המקצועית החלה כמורה למתמטיקה ורכזת מחשבים, ולכן מאז שהחלה לעסוק בהנהלת חשבונות תמיד חיפשה אחר דרכים חדשות להתייעל ולהתקדם. לצידה במשרד צוות מקצועי וותיק, המונה מנהלי חשבונות מנוסים ומוסמכים. כמו כן, המשרד עובד עם רואי חשבון חיצוניים ואנשי מקצוע נוספים, המאפשרים להעניק ללקוחות מעטפת שלמה ורחבה.
לפתוח עסק בקלות, בפשטות – ובמחשבה תחילה
השירות האישי והצמוד של צוות 'חשבונאות ללא הפסקה' מתחיל מרגע פתיחת העסק, ולמעשה עוד לפני כן. "לפני פתיחת עסק עולות שאלות רבות, למשל: מתי כדאי לפתוח את העסק? האם להעסיק עובדים? האם להיות שכיר או עצמאי? מורשה או פטור? – לכל אדם יתאימו תשובות אחרות. אנו עורכים יעוץ אישי ובודקים מה הכי נכון לכל לקוח וכיצד ירוויח יותר. את הייעוץ מלווים הסברים מעשיים על כל הנדרש לניהול החשבונאי של העסק העתידי, ובחינה מדוקדקת של הנתונים הקיימים באמצעות סימולטור", מסבירה שמיר.
הליך פתיחת העסק במשרדה של שמיר מתבצע בחינם, בקלות ובפשטות – וזוהי רק תחילת הדרך שכוללת ליווי מקצועי, יחס אישי ומענה מהיר. "אנו חוזרים לכל פנייה של לקוחותינו עד שעתיים, אבל בדרך כלל תוך דקה", אומרת שמיר ומוסיפה: "היחס האישי חשוב לנו מאוד, ואנו תמיד כאן כדי להכיל, להסביר ולהרגיע. למשל, כאשר לקוח נדרש לפתרונות אישיים ורגישים על מנת שיוכל לשלם את הדו"ח".
הנהלת חשבונות אונליין
המחשוב והקדמה הם מנת חלקו של המשרד עוד מראשיתו. המשרד עצמו פועל באמצעות מערכת CRM מובנית ומתקדמת, אותה בנו שמיר וצוותה בהתאמה לצרכי המשרד והלקוחות. המערכת כוללת תיעוד קשרי לקוחות וניהול משימות יעיל, במטרה לתת מענה מהיר ומקצועי ללקוחות. בהתאם, כל ההתנהלות של המשרד מול הרשויות מתבצע מקוון ובמהירות. "אנו מפעילים מערכת בקרה כפולה ומשולשת, על מנת למנוע טעויות", מוסיפה שמיר.
ההתנהלות המתקדמת מאפשרת ללקוחות מכל הארץ ליהנות משירותי המשרד, להתנהל מרחוק וללא נייר – ועם המון יחס אישי. התנהלות זו מתאפשרת באמצעות אפליקציה מתקדמת הניתנת חינם ללקוחות המשרד. שמיר מסבירה: "דרך האפליקציה הלקוחות יכולים לנהל את החשבונות של העסק, למשל להוציא חשבוניות וקבלות מכל מקום, וגם להזין את כל ההוצאות. בכל רגע נתון הלקוח יכול לצפות בדוחות הרווח וההפסד ולעקוב אחר מצב העסק".
לצד הליווי הצמוד לעצמאים ועסקים, מעניק המשרד גם שירותי יעוץ על החזרי מס לשכירים. "אנחנו לא גובים תשלום על בדיקת החזרי מס, לרבות פתיחת תיק. רק אם יש החזר ורק לאחר כניסת הכסף לבנק, אנו גובים תשלום עבור השירות", אומרת שמיר.
"אנחנו מתייחסים לכל לקוח כאילו זה העסק שלנו, ולכן עושים כל שביכולתנו על מנת להוביל להתנהלות נכונה ורגועה. חשוב לנו להתייחס לכל פנייה ברצינות ובאחריות – מהשאלה הכי קטנה ועד לפתרון סוגיות מורכבות. אנו מאמינים שאין כמו שיחה טובה להרגעה וכי כאשר הלקוח יודע מה צפוי לו, הוא יבחר בפעולה הטובה ביותר. אנו מקפידים ללמד ולהסביר את כל הנדרש, ולהעמיד לרשות לקוחותינו את הטכנולוגיה הטובה ביותר, כמו גם יחס אישי צמוד ומכיל", מסכמת שמיר.
חשבונאות ללא הפסקה
כתובת: צה"ל 26, גן יבנה
טלפונים: 08-6420399 | 052-3654511
למעבר לעמוד הפייסבוק >>
למעבר לאתר >>
בשיתוף חשבונאות ללא הפסקה
——————————
חץ פתרונות מחשוב: שירותי מחשוב לעסקים
משרדי רואי חשבון ועורכי דין, סטרטאפים קטנים, בתי ספר, ולמעשה כל עסק, זקוק למערך מחשוב כדי להתנהל - לאחסן מידע חיוני, לנהל קשרים פנימיים וחיצוניים, לתפעל ולעקוב אחרי ניהול העסק, ועוד. "שירות מקצועי ואמין, שנותן פתרונות לכל צרכי המחשוב של העסק במקום אחד – מאפשר לבעל העסק להתפנות בראש שקט לניהול העסק ולקידומו", אומר נתנאל חיימוביץ', מחברת חץ פתרונות מחשוב המעניקה שירותי מחשוב לעסקים מקצה לקצה.
את חברת חץ פתרונות מחשוב מנהל נתנאל חיימוביץ', בוגר לימודים בתחום המחשבים ועוסק בתחום שנים רבות. החברה פועלת כ-One Stop Shop, ומעניקה פתרונות מחשוב כוללים לעסק, מרכש של מוצרי מחשוב, דרך שירותי תקשורת ומתח נמוך, עבודה מול שרתים, גיבוי בענן, ואבטחת מידע – ועד תחזוקה שוטפת של מערך המחשוב בעסק ופתרון מהיר של תקלות.
שומרים על מערכת המחשוב מאחורי הקלעים
המידע של העסק הוא הבסיס לפעילותו, וריכוז המידע במקום אחד מאפשר לשלוט על המידע, להגן עליו ולשחזר אותו מהר במקרה של תקלה או פריצה. עם זאת, לא כל בעלי התפקידים בעסק צריכים להיות חשופים לכל המידע, למשל למידע רגיש על עובדים, דוחות כספיים מפורטים, וכדומה. "מחשב ביתי רגיל לא מתאים לניהול מידע מורכב והרשאות, ואינו מאפשר גיבוי ואבטחה מתאימה. לשם כך נדרשת מערכת מתקדמת שתומכת בשרתים ובריבוי חיבורים בו זמנית, ויודעת לבצע פעולות מורכבות. הפעלת מערכת כזו לא מסתכמת בלחיצת כפתור אלא מחייבת הכרות וניסיון, כמו גם תפעול שוטף למניעת תקלות ופתרונן במהירות, במקרה הצורך", מסביר חיימוביץ'.
"מיילים שלא מתקבלים, חסימת הכניסה למערכת הדיוור, תקלות במערכת הטלפוניה, קריסה של מערכת השרתים ועצירת הפעילות הניהולית השוטפת – הן רק חלק מתקלות המחשוב שעלולות לעצור את פעילות העסק ולהוביל להפסדים. לכן, אנו ממליצים לעסקים על שירות ריטיינר במסגרתו אנו מחויבים לנתר את מערכות המחשוב של העסק 24/7 ולבצע תחזוקה שוטפת שמטרתה למנוע, עד כמה שניתן, תקלות כאלו. בעוד שהעסק לא חווה תקלות - אנו פועלים מאחורי הקלעים לתחזוק המערכת ופעילותנו לא מורגשת. במקרים של תקלות משביתות אנו מחויבים לפתרון מהיר של עד ארבע שעות", אומר חיימוביץ' ומוסיף כי ישנה אפשרות לרכוש מהחברה בנק שעות לפתרון תקלות בלבד.
"גיבוי ואבטחת מידע הם תעודת הביטוח של העסק"
העידן המודרני מציב אתגרים שונים לעסקים בתחום המחשוב, למשל בעקבות העבודה מהבית שהופכת ליותר ויותר שכיחה, או בגלל וירוסים שונים שעלולים לעצור את פעילות העסק וחלקם אף דורשים כופר. "זה יכול לקרות לכל עסק – אחד העובדים ילחץ בטעות על קישור תמים שיכנס למערכת וישבש אותה, דבר שיגרום לאיבוד לקוחות, ימי עבודה והמון כסף", אומר חיימוביץ' ומרגיע: "גיבוי ואבטחת מידע הם תעודת הביטוח של העסק, ובהחלט יש מה לעשות".
פתרונות הגיבוי בענן שמעניקה החברה נקראים "חץ בענן", וכוללים תוכנה ייעודית שיושבת על גבי שרתים בטוחים וידועים בארץ ובחו"ל. מודל התשלום נקבע לפי גודל הנפח לגיבוי. "לצד הגיבוי, כל עסק חייב להחזיק במערכת הגנה שתשמש כ"עיניים ברשת" - זאת אומרת, שתשמור על המחשבים, תנתר אנומליה של המידע ותאפשר תעבורה מאובטחת בתוך הרשת הפנימית של החברה, גם עבור חיבורים מרחוק", מציין חיימוביץ'.
מכלול שירותי המחשוב של חברת חץ פתרונות מחשוב כולל גם מכירה, אספקה והתקנה של ציוד מחשבים, ובעל העסק לא צריך לשבור את הראש כאשר צריך לקנות מחשב לעובד חדש, עכבר או מסך. חיימוביץ' מסכם: "חברה המעניקה שירותי מחשוב לעסק חייבת להקפיד על אמינות ודיסקרטיות, ולפעול מתוך תודעת שירות ומקצועיות – כפי שאנו נוהגים, כדי שלקוחותינו יוכלו לנהל את העסק שלהם בראש שקט ובביטחון".
חץ פתרונות מחשוב: שירותי מחשוב לעסקים מקצה לקצה
כתובת: גורדון 2, לוד
טלפון: 052-4668576
למעבר לאתר >>
בשיתוף חץ פתרונות מחשוב
___________________________
ADMS: להזניק את תהליכי העבודה
ארגונים וחברות רבים כבר הבינו שניהול חכם של הידע הארגוני הוא מנוע צמיחה מרכזי. כל עסק בינוני-גדול אוגר כמויות אדירות של מידע ומנהל תהליכים רבים בכמה מערכות במקביל, כך שאופטימיזציה חכמה מביאה איתה תמיד משמעויות עסקיות משמעותיות. חברת ADMS הוותיקה עונה בהצלחה בדיוק על הצורך הזה, כאשר היא מספקת פתרונות חכמים וייחודיים לניהול מסמכים, ניהול ידע וניהול תהליכי עבודה.
עבודה לפי מהות ולא לפי מיקום
"כיום, כל עסק יודע לתייק את המסמכים או המידע הקיים בדרכים מגוונות", מסביר הבעלים שי חליף. "יש כאלו ששומרים את המסמכים במחשב האישי, יש כאלו ששומרים בשרת, בדרופבוקס או בכל שיטה אחרת. במצב הזה, כל עובד בארגון למעשה מנהל את שיטת התיוק שנוחה לו, והדבר שיוצר בלבול גדול. בשלב ראשון, אנחנו רוצים להטמיע שפה אחידה בארגון כך שכל עובד שיחפש או ירצה לתייק מסמך מסוים, ידע בדיוק איפה הוא יכול למצוא אותו מבלי שהוא יהיה תלוי בעובד שבדיוק נמצא בחופשה או בכל אדם אחר".
את השפה האחידה, מייצרים ב-ADMS באמצעות תכנת M-FILES הפינית, ש-ADMS היא הנציגה הישראלית הבלעדית שלה משנת 2011. "היתרון הגדול הוא שאנחנו עובדים על המהות של המסמך ועל המידע שבו, ולא על המיקום שלו", מסביר שי. "למיקום אין באמת חשיבות, מסמך מסוים יכול להתאים למספר תיקיות ותתי תיקיות, תלוי בנקודת המבט של מי שיחפש את המסמך. בשיטה שלנו, אנחנו קודם כל מבינים מהו המסמך, לפי זה ישובצו בו הפרמטרים המתאימים. בשלב השני, אנחנו משתמשים בפריטי המידע שקיימים כבר בארגון, לדוגמא מי הספק, מהו המוצר והפרויקט ומיהו איש הקשר הספציפי אליו ההצעה צריכה לעבור. מדובר במידע שכבר קיים במערכת, ולכן ההתממשקות שלנו עם המערכות הקיימות של החברה פשוט מייעלת את כל ניהול הידע של החברה, כך שלמעשה כל הידע נמצא במקום אחד מרכזי על מנת שיוכל לשרת את האינטרסים הכוללים של הארגון".
השלב השלישי בתהליך של ADMS, הוא השימוש בכלים האלו לצורך ייעול משמעותי של התהליכים הארגוניים. "אם ניקח לדוגמא הצעת המחיר שהחלטנו שהיא צריכה לעלות לאישור, אנחנו כבר יודעים מי הרפרנט שאמור לאשר אותה בהתאם לסיווג המסמך", אומר שי. "בצורה כזו, המסמכים מופנים למי שצריך וניתן לדעת בכל רגע נתון איפה המסמך נמצא ומה הסטטוס שלו, אם הוא נחתם פעם אחת או פעמיים ולמי הוא ממתין. אנחנו מגיעים לארגון, מייעלים את כל נושא הלוגיקה והשמירה על ניהול המידע. זה גם בא לידי ביטוי בדברים שנשמעים מינוריים כמו תהליך בקשת יום חופש של עובד, אבל הדברים האלה מצטברים וחוסכים המון זמן וכסף לארגון".
לא מבזבזים זמן
השינוי הגדול והמשמעותי ביותר עבור הארגונים שעוברים את התהליך של ADMS, הוא שהמידע "רודף אחריך" במקום שהעובד ירדוף אחרי המידע. שי מסביר: "לדוגמה, ניתנה הצעת מחיר עם תוקף של יומיים, תתקבל התראה במידה ומתקרבים למועד ואין מענה. כל חוזה שמתויק, ניתן לציין מהו פרק הזמן שבו תתקבל ההתראה, על מנת שיהיה מספיק זמן לטפל. למעשה, מה שקורה הוא שעובד מתפנה לעסוק בעבודה שלשמה הוא נשכר, ולא מבזבז את הזמן בלתייק את המידע ולדאוג מה קורה איתו".
הוא מוסיף כי את ההשפעה על הארגונים שבהם הוטמעה המערכת ניתן לראות תוך מספר חודשים ספורים: "אנחנו רואים השפעות דרמטיות. יש ארגונים בהם המערכת הופכת להיות מרכזית בתהליכי העבודה ובשיפור תהליכי העבודה והביצועים. ההשפעה היא חזקה ומיידית וניתן לראות תוך 3-6 חודשים השפעה ארגונית עמוקה. בהרבה מקרים היופי הוא לראות איך הארגון מגלה בדיעבד כמה הוא היה צריך את זה. יש בכל ארגון תהליכים רבים שמבחינת הארגון בכלל לא נקראים תהליכים. בלחיצת כפתור ניתן לראות סטטוס של 100 מסמכים, ניתן לשלוט על פרק הזמן שמוקצה לכל משימה ויש כאן זיהוי של צווארי בקבוק ברמה הניהולית. המערכת שלנו חזקה מאוד ביחס למערכות המתחרות והיא גמישה הרבה יותר, מה שמאפשר תהליך הטמעה פשוט יותר. פרט לכך, אנחנו מאפשרים ללקוחות לנהל את המערכת בעצמם, לא כופים את שירותי הניהול שלנו ונותנים לארגונים יד חופשית לנהל את זה בעצמם ולהצליח".
ADMS Solutions
למעבר לאתר >>
בשיתוף ADMS Solutions
