ארגונים ועסקים מתמודדים עם שטף של נתונים ומידע, שחיוניים לפעילות השוטפת שלהם כמו גם לצמיחה, התפתחות ועמידה בתחרות. אם בעבר ההתמודדות עם דאטה כללה שמירה ואחסון בלבד, במהלך הזמן התברר כי אחסון של מידע לא מבטיח שימוש נכון בו. כדי להפיק את המקסימום מהמידע של החברה או הארגון, הוא צריך להיות נגיש וזמין לכולם. ניתוח הנתונים והסקת המסקנות מהמידע חשובים לא פחות מהאחסון שלו, אבל אם אין לחברה כלים מתאימים המידע הולך לאיבוד. מערכות ERP מציעות לחברות מסגמנטים שונים לחלוטין ועם היקפים פעילות שונים פתרון ממוחשב לאתגרים של ניהול ושימוש במידע.
בעידן שלפני מערכות ERP העברת מידע בין מחלקות או אנשים שונים בתוך אותו ארגון היה גם הוא אתגר שחברות התקשו להתמודד איתו, בעיקר חברות גלובליות או חברות גדולות. העברת המידע הייתה מסורבלת, איטית ולא מאורגנת מספיק כך שהרבה מידע הלך לאיבוד או שנשאר בתוך מחלקה אחת בחברה. מערכות ה-ERP פתרו גם את הבעיה הזו, בעזרת מוצר שממחשב את העסק כולו, והופך את העברת המידע בין המחלקות השונות למסודרת, מהירה ויעילה הרבה יותר. שליטה יעילה בתהליכי העבודה היא הכרח לעסקים שרוצים לעקוב ולשפר את אותם תהליכים, במטרה להשיג יתרון תחרותי. לכן, בשנים האחרונות גובר השימוש של חברות מתחומים שונים במערכות Priority המספקות מענה למעקב וניהול כל המידע הרלוונטי במקום אחד. בישראל, מזה שנים שתוכנת פריוריטי היא מהנפוצות בקרב הקהילה העסקית וכבר הפכה לשם נרדף, גנרי כמעט, למערכת ERP.
איחוד כוחות
מערכת ERP יכולה להביא את העסק למיצוי מלא של הפוטנציאל העסקי שלו, כי היא מאחדת את כל הכוחות העסקיים הרלוונטיים בחברה, ומאפשרת להם לשלוט בכמויות דאטה עצומות בלי לאבד בדרך מידע יקר ערך. המערכת מבוססת על מודולים ממוחשבים שונים המותאמים לצרכים של כל עסק ונותנים לו כלים בהתמודדות עם מורכבות המהלכים העסקיים והמערכתיים. לכל מערכת יש מספר מודולים בסיסיים וראשיים, בעזרתם מתבצעת התקשורת בין החלקים השונים בחברה. מסד הנתונים המשותף שיש למודולים הללו, הוא לב הפעילות של המערכת והמפתח לעיבוד הנתונים העסקיים שמגיעים אליה. המערכת מסנכרנת את נתוני מידע השונים ממספר מקורות ויוצרת שליטה ובקרה רוחבית, כך שאפשר להבין ולשלוט על המרחש בכל מחלקה לכל טווח זמן שהוגדר.
בכל מערכת אפשר להגדיר מודולים המתאימים לצרכים הספציפיים של הארגון או החברה הבאים, כדי לנהל את המהלכים השוטפים של המחלקות השונות בחברה. זה יכול להיות מודול ניהול הכספים והנהלת החשבונות, מודול אחראי על השיווק והמכירות, שמספק נתונים ברורים של מכירות אל מול מטרות השיווק, מודול שאחראי על הייצור ואמור להכיל את פס הייצור הכללי, מודול ניהול משרד, ורבים נוספים שאפשר ליצור ולהתאים לדרישות החברה.
בכל צורה וגודל
מערכת פריוריטי היא מערכת מודולארית וסתגלנית שיכולה להתאים בכל ארגון מכל תחום. חברות המטמיעות את המערכת, מציעות חבילות שונות המתאימות לעסקים או לארגונים מסוגים שונים. כך לדוגמה, לארגונים גדולים הפונים לקהל לקוחות בינלאומי או חברות גלובליות תותאם חבילה בדגש על ניהול מידע ופעילות מרחוק בעוד שעסקים קטנים ובינוניים צריכים בדרך כלל תוכנה פשוטה ומצומצמת יותר. אם הדגש בחברה הוא על תחום ניהול העובדים למשל, פריוריטי מציעה מודול של ניהול מעקב ורישום של נוכחות העובדים, סנכרון בין ניהול נוכחות העובדים ובין תחום ניהול הרווחים והשכר, ובתחום ניהול הכספים היא מספקת פתרונות לצורך עדכונים אוטומטיים לרשויות המס ולשמירה על דיני העבודה, מופקים כל הדוחות הנחוצים למעקב תקין והתחזיות המאפשרות תכנון עתידי, שינויים נדרשים ועוד.
חברות ההטמעה של מערכות הפריוריטי יציעו בדרך כלל שירותים הכוללים את מכירת והטמעת המערכת, שירותי תמיכה שוטפים לאחר תקופת ההטמעה, HelpDesk ועדכוני גרסאות, שירותי אירוח בענן ועוד. החברות הללו משתמשות במודולריות של מערכות הפריוריטי כדי לרדת לרזולוציות המדויקות ביותר עבור הלקוחות שלהן. כך למשל, נעשה שימוש במערכת פריוריטי כדי לענות על הצרכים הספציפיים של חברת נדל"ן. ניהול חברת נדל"ן הוא תחום מורכב, שעדיין חסרים בו פתרונות מלאים בנושא תקשורת עם הלקוחות. החברה הקימה בעזרת פריוריטי פורטל פנימי שמאפשר לכל מי שרכש נכס מהחברה לראות את החשבוניות שלו, לקבל טפסים רלוונטיים, להגיש בקשות ועוד. גם בתחום הסחר המקוון הפריוריטי מספקת פתרונות המתאימים כמו ניהול ממשקים של חברות מול מרלו"גים וחברות הפצה, קליטת הזמנות, בקרות מחירים ועוד.
דוגמה נוספת היא מתחום הפארמה והתרופות, הכפוף לרגולציות מחמירות ומפורטות בנושא תהליכי העבודה והבקרה עליהם. שימוש בפריוריטי מצד חברות פארמה וקוסמטיקה עוזר להן להתמודד עם הרגולציה בעזרת כלים שמגבירים את היכולת לבקר את התהליכים, לעקוב אחר תאריכי תפוגה, להגיש בקשות לגופים כמוFDA ואחרים ולנהל מלאי הכולל מוצרים רבים שהטיפול בהם משתנה ממוצר למוצר.
פריוריטי מציעות עשרות מודולים שיכולים להיות הבסיס לפעולת המערכת, עם התאמות ספציפיות לכל חברה. הממשק הפשוט והאפשרויות המרובות מאפשרים לצוות הניהולי לקבל תמונה רחבה וקבלת החלטות מבוססת נתונים כמו גם לזהות כשלים במהירות, להתייעל ולתקן.
