המנהלת האדמיניסטרטיבית סימה גזית מציעה שירותי אדמיניסטרציה, גרפיקה ותקשורת חזותית במיקור חוץ, בין אם מדובר בפרויקטים אד הוק, או בליווי לטווח ארוך. זאת עבור ארגונים גדולים ועסקים בינונים וקטנים. הבידול שלה הוא ראייתה הרחבה המבוססת על רקע מקצועי מגוון, והעובדה שהיא אינה מתאמת פגישות ולא עונה לשיחות טלפון שוטפות.
הסנדלר הולך יחף?
"מדובר באג'נדה הנובעת מרעשי הרקע שיוצרות אותן שיחות טלפון ותיאום פגישות. לראייה, קביעת פגישה רבת משתתפים יכולה לארוך בין חצי שעה לשעה, ולעיתים גם יותר, וזה עלול לבוא על חשבון דברים אחרים. כך גם כל שיחת טלפון קוטעת את הרצף של השירותים, ועלולה לעכב את העבודה השוטפת שדורשת ריכוז".
מהם המקרים בהם התבקשת להגיע ולספק מענה נקודתי?
"בתחום עריכת הדין אני נדרשת להגיע כאשר מתמחים פוטנציאליים מגיעים להתראיין במשרד. בתקופה זו יש צורך בהרבה ידיים עובדות ומקצועיות בתחום, וכאן אני נכנסת לתמונה. דוגמה נוספת היא מהתחום האקדמי, והכוונה לסיוע למזכירת המשרד בעריכת סילבוסים רבים בכדי לפנות את זמנה לעבודה השוטפת במשרד. בנוסף סייעתי לחברת הנדסה גדולה עם עריכת מסמכים מורכבים בתקופת מכרזים".
האתגרים והפתרונות
גזית מציגה את האתגרים האדמיניסטרטיביים איתם מתמודדים רוב הארגונים והעסקים, ואת המענה שהיא מספקת בכל תחום. "הזמן שמבזבז בעל משרד על עריכת מצגת או מסמך, מונע ממנו פעמים רבות למלא את תפקידו המקצועי. המענה האדמיניסטרטיבי והגרפי שאני מספקת, הוא זה שמאפשר לו להתמקד בתפקידו בזמן שאני, בזמן קצר ובצורה יעילה, מטפלת בפרויקט עצמו. בנוסף, ובדומה לענפים רבים במשק, בכל הקשור לאדמיניסטרציה מעטים באמת נותנים מענה הוליסטי, וזה האתגר הנוסף. בזכות הראייה הרחבה והרקע המקצועי שלי, כמי שמכירה תוכנות ניהול וגרפיקה רבות, אני מספקת מענה פרסונלי, הכולל גם פתרון בעיות. אתגר נוסף הוא נושא היעדרויות של המזכירות, במיוחד בחורף ובמהלך חופשות הקיץ, כשהפתרון הוא שוב, מיקור חוץ שגם חוסך המון כסף למשרד. לעומת מזכירות מסוימות שלא תמיד עובדות באופן רציף ועדיין מקבלות משכורת מלאה, מיקור חוץ מאפשר עבודה אד הוק, והתשלום בהתאם".
שירותי אדמיניסטרציה מאל"ף עד תי"ו
התהליך שעובר כל ארגון אצל גזית מתחיל בשיחת מיפוי הצרכים ובניית תמהיל שירותים פרסונלי, שכוללים שירותים בסיסיים כדוגמת הכנת טבלאות מעקב ושכר טרחה, או משימות גדולות ומורכבות יותר כדוגמת הכנת ועיצוב מצגות בהתאם לשפה הוויזואלית של החברה, הכנת ניוזלטר וניהולו ואף סיוע בשיווק. גזית מציינת גם את רמת האנגלית הגבוהה שלה, המבוססת על שילוב ניהול קשרי החוץ בעבודתה כמנהלת אדמיניסטרטיבית במשרד עורכי דין גורניצקי ושות', בעברה. לסיכום, מדגישה גזית את הדיסקרטיות, הנאמנות, השירותיות והעבודה היסודית שהיא מציעה בצורה נעימה, יעילה ומקצועית.
צור קשר: 052-3438229
מייל >>
בשיתוף סימה גזית
