רחלי יהושע מכירה היטב את שגרת היומיום התובענית של ציבור העצמאים ובעלי העסקים הקטנים. "כעצמאי אתה מתמודד עם אין־סוף משימות אדמיניסטרטיביות של טלפונים, חשבוניות, תיאומים וניהול יומן", היא מסבירה. "בשלב מסוים המשימות האלה מתחילות להציף את החיים: אנשים חוזרים אחרי יום עבודה ארוך ומתחילים לעבור על הודעות, לאסוף חשבוניות ולעשות טלפונים. לעתים קרובות המטלות המתישות האלה לא משאירות מספיק זמן לעסק עצמו".
על מנת לסייע לבעלי עסקים קטנים להתגבר על העומס האדמיניסטרטיבי, יהושע הקימה את "גמד במשרד": עסק של שירותי מזכירה מרחוק. "אני מעניקה ללקוחות שלי את כל השירותים שנותנת מזכירה רגילה", אומרת יהושע. "אני עונה לטלפונים, מוציאה חשבוניות, עושה תיאומי יומן וגם מטפלת בגבייה. כל אחד מהלקוחות קובע את סוג השירותים הנחוצים לו והיקפם – והם משלמים אך ורק על שעות העבודה שניצלו בפועל, בלי ריטיינר חודשי, בלי חבילות קבועות ובלי מחויבות".
מעטפת השירותים של "גמד במשרד" מיועדת בעיקר לבעלי עסקים שאין להם משרד. "אני עובדת הרבה עם טכנאי מזגנים, מורים לנהיגה, מטפלים, גננים וספרים. לחלק מהם אין בכלל משרד – ולחלק מהם יש מספרה או קליניקה שלא מאפשרות להם לשבת בשקט ולטפל במשימות האדמיניסטרטיביות. ברגע שהם מעבירים אליי את כל המשימות הקטנות האלה, הם יכולים להתחיל בפעילויות הליבה שמניבות רווחים עבור העסק".
לא לעשות הכל לבד
יהושע (62), אם לשלושה ילדים, העבירה את מרבית שנות הקריירה שלה בתור בעלת עסק קטן. "במשך שנים ארוכות ניהלתי מספרה לכלבים וחתולים", היא אומרת. "כשהגיעה הקורונה ונאלצתי לסגור את המספרה – הייתי חייבת להמציא את עצמי מחדש. המחשבה הראשונה שלי היתה למצוא עבודה שאפשר לעשות גם מהבית, פשוט כי במהלך הקורונה אי אפשר היה לצאת החוצה. הלכתי לליווי עסקי, למדתי איך לנהל משרד ואפילו הצטרפתי לקורס מיוחד של ניהול משרד מרחוק. כבר ביום שפירסמתי את הפוסט הראשון בפייסבוק על הקמת העסק החדש, הגיעו אליי שלושה לקוחות ראשונים.
"במיוחד כמי שניהלה עסק קטן במשך 30 שנים, אני מבינה את היתרונות העצומים של שירותי מזכירה מרחוק", אומרת יהושע. "אני יודעת בדיוק איך זה מרגיש לעשות הכול לבד. אני תמיד ממליצה לבעלי עסקים למדוד כמה זמן הם מתעסקים בלקוחות ובאדמיניסטרציה וכמה זמן הם מתעסקים בעסק עצמו. ממש לפתוח את השעון ולמדוד כמה שעות ביום הם מקדישים לקביעת פגישות, לתיאומים מול לקוחות, להוצאת חשבוניות ולמענה לטלפונים. זאת רשימה ארוכה של משימות שאף פעם לא נגמרות – אני הייתי במקום הזה בעצמי. האם משתלם לבעל העסק לעשות את המשימות האלה בעצמו במקום להעסיק מזכירה? כשבודקים במדויק איך נראית שגרת היומיום, התשובה נעשית ברורה".
לדבריה, מיקור חוץ למשימות אדמיניסטרטיביות יכול לתרום בצורה ישירה לשיפור הביצועים העסקיים. "ברגע שאנחנו מתחילים להוציא משימות החוצה, העסק שלנו מתחיל לרוץ מהר יותר. אחת הלקוחות שלי היא מטפלת רגשית: היא עובדת מהבית ומקיימת את הפגישות שלה דרך הזום. לכאורה, מה יותר נוח מזה? בפועל, אין לה זמן לנשום. היא צריכה לקבל מטופלים חדשים, לשבץ אותם לפגישה ראשונה ולעשות אין־ספור שינויים ביומן. אותה לקוחה הגיעה אליי עם שבעה לקוחות בסך הכול,והיום – כעבור חודשיים בלבד – יש לה כבר חמישה עשר לקוחות. פתאום יש לה זמן להתמקד בעיקר ולהצמיח את העסק שלה – בלי לטבוע במשימות הקטנות".
מעטפת של שירותים
כאמור, מעטפת השירותים שמספקת יהושע במסגרת "גמד במשרד" כוללת גם גביית חובות מלקוחות. "אני לא עורכת דין ואני לא באה לאנשים הביתה, אבל אני מתקשרת ללקוחות עם חובות פתוחים ומבקשת מהם לסגור את החוב. לעתים קרובות, ברגע שאני מדברת עם הלקוחות בצורה נחמדה ומבקשת מהם לעזור לי לסיים את הסאגה הזאת – הם נרתמים לשלם את החוב.
"לא מזמן פנה אליי לקוח במיוחד לצורך גביית כספים", היא מספרת. "אמו של הלקוח נפטרה לפני זמן מה והוא התקשה לקבל את כל הכספים מקופות הגמל ומהחשבונות השונים שהיא השאירה אחריה. הלקוח אמר לי: 'תשמעי, אני צריך עזרה. אין לי זמן לשבת על הטלפון ולחכות עד שחברות הביטוח יענו – וממש בקרוב יחלוף המועד האחרון למשיכת הכסף'. הוא נתן לי ייפוי כוח והעביר לי את כל המסמכים – ואני התחלתי לעשות טלפונים. וידאתי עד הרגע האחרון שהלקוח מקבל את כל הכסף שמגיע לו. מיותר לציין שלא גביתי אחוזים או תשלום מיוחד – רק את התמחור הרגיל לפי שעה".
שירות נוסף שמספקת רחל יהושע – עבור לקוחות שמעוניינים בכך – הוא שיווק אורגני ברשתות החברתיות. "לצד שירותי המזכירה, אני מטפלת גם בשיווק האורגני ועורכת סרטוני וידיאו. אני כותבת תוכן, שולחת ללקוח לבדיקה, מתקנת את ההערות שלו ומעלה את הפוסט לאוויר. גם כאן, המטרה היא לאפשר ללקוח להתפנות למשימות העיקריות של העסק – בידיעה שיש מישהו שדואג לפעילות השיווקית היומיומית".
רשימת הלקוחות של "גמד במשרד" כוללת בין היתר טכנאים, אינסטלטורים, מורים לנהיגה, מטפלים, גננים, ספרים ומרצים מקצועיים. "בעלי עסקים כבר לא צריכים לעשות הכול לבד", מסכמת יהושע. "במקום לענות לטלפונים, לתאם ביומן ולרדוף אחרי תשלומים – הם יכולים לפנות לעצמם את הזמן לצמוח, להתפתח ולהרוויח יותר. הרי כל שעה שאני עובדת על העסק, למעשה שוות ערך לשעתיים".
בשיתוף "גמד במשרד"
