כשאנשים פותחים עסק או חברה, הם בדרך כלל עושים זאת כדי שיוכלו לעסוק במה שהם אוהבים, לקום בכל בוקר לעבודה שנותנת להם סיפוק וגם להיות עצמאיים לקבל החלטות בעצמם. בהמשך הדרך רבים מבינים שלצד החלומות היפים, עליהם לפתח גם יכולות וכישורים שלא בהכרח קשורים באופן ישיר לתחום שבו בחרו לעסוק — ושמדובר גם בפתח לטעויות רבות העלולות לפגוע בצמיחה שלהם לאורך השנים.
ניר שפיר מכיר היטב את הטעויות האלו. הוא רואה אותן חוזרות שוב ושוב אצל הלקוחות שהוא מלווה — בכל המגזרים והתעשיות בחברה הישראלית. מאז שהפך ליועץ עצמאי ב–2010 הוא מלווה בעלי עסקים קטנים ובינוניים מכל הסוגים — ושם לב שלמרות ההבדלים המשמעותיים בין הגופים השונים שליווה לאורך השנים, יש ביניהם גם לא מעט קווי דמיון.
בכל מקום, כל הזמן
"אני רואה הרבה בעלי עסקים שחושבים שהם יכולים לעשות הכול. הם מתפקדים כמנכ"לים, כמנהלי הייצור והרכש, עונים לטלפונים ומרכיבים גם את צוות המכירות. אבל אף אחד מאיתנו לא יכול להיות בכל מקום כל הזמן. החוכמה היא לראות מה אני כמנהל יכול לעשות, לחשוב אם נכון להביא כוח עבודה נוסף — ואילו תפקידים באמת נחוצים כדי לקדם את העסק שלי".
לדבריו, כל שינוי ארגוני שמתכננים, בין אם במפעל גדול או בעסק משפחתי קטן, חייב להיות מכוון לשיפור התפוקה. כדי לעשות זאת נדרש ניתוח יסודי ומעמיק של פעילות הארגון, הצרכים ותהליכי העבודה בו. כך קל הרבה יותר להבין איך לאתר את המועמד הנכון לתפקיד.
"הרבה אנשים שמנהלים עסק נתפסים לכותרות של תפקידים שהם חושבים שהם צריכים. כולם בטוחים שהם צריכים מזכירה, למשל, ואז כשמפרקים את הצרכים שלהם מבינים שהם צריכים משהו אחר לגמרי. לדוגמה, בחברה שאני מלווה, שמובילה מטענים מנתב"ג, עובדים עשרה נהגים ועוד שישה עובדי מטה. זו חברה משפחתית שנדרשה למצוא עובד חדש לאחר שהבת של בעל הבית, שעבדה כמזכירה, עזבה. בהתחלה חיפשו שם מזכירה, אבל אחרי שניתחנו את הפעילות הבנו שנכון יותר להביא איש מטה מקצועי עם ניסיון בהנהלת חשבונות, מעקב צי רכב ועבודה משרדית. זה אמנם נראה טריוויאלי, אבל התרומה של דיוק כזה לעסק משמעותית הרבה יותר משנדמה".
לייעל את שרשרת האספקה
בשש השנים האחרונות ניר שפיר משמש כחבר הנהלה בלשכת היועצים העסקיים הניהוליים בישראל וכיו"ר מחוז צפון של הלשכה. במשך שנה וחצי הוא משמש כסגן נשיא הלשכה. השילוב בין המסה האדירה של הניסיון שצבר בשטח, בעבודה במפעלים, לבין יכולות הניהול והייעוץ שלו, מאפשר לו לקבל נקודת מבט ייחודית על כל עסק, חברה או מפעל שהוא מלווה.
"יועץ תפעולי זה מושג גדול, שלחלק מהאנשים הוא לא אומר הרבה. בפועל העבודה מכילה בתוכה שורה ארוכה של כלים — לרבות ארגון ושיטות, שיפור תהליכי עבודה, הטמעת מערכות מידע, ניהול שרשרת אספקה ועוד. לכל לקוח אני מתאים את המעטפת שתתרום לקידום המטרות שלו. אני מאמין שאחד היתרונות שלי מהבחינה הזאת הוא היכולת להעתיק מתודות מארגון מסוים לאחר — תוך ביצוע ההתאמות והשינויים הנדרשים".
לאורך הדרך ניר ראה כי מנהלים רבים מתקשים בין היתר בניהול המלאי. "אנשים לא תמיד מבינים איך הכי נכון לאחסן את המלאי, כיצד לנהל אותו ומה הם צריכים לעשות כדי לייעל את שרשרת האספקה". הקושי הזה, הוא מדגיש, עולה במפעלים גדולים, בדיוק כפי שהוא עולה אצל בעלי עסקים קטנים ובינוניים. "זה נכון גם לחברות לוגיסטיות שצריכות להוציא משאיות בזמן וגם לחברות השמה שמתעסקות בכוח אדם. בכל ארגון כזה חשוב להכיר את הנתונים ולהעמיק בהם. כשעושים את זה, הרווח יכול לגדול בהיקפים בלתי נתפסים".
כדי להמחיש זאת, ניר משתף בסיפור של מוסך שליווה. לאחר ניתוח מעמיק של העבודה במוסך הוא הציע שלוש דרכים להגדיל את תפוקת העבודה, צעדים שעל פי הערכתו אמורים להגדיל את הרווח הנקי בכ–700 אלף שקלים בשנה. "בין היתר ראיתי 'ליפטים' להרמת כלי רכב שעומדים ללא פעילות. כשעושים פעולות שיבטיחו שהמכונות האלו יעבדו בלי הפסקה לכל אורך היום — אפשר לתקן יותר מכוניות בפחות זמן. במקביל הכנסנו למחסן עובד נוסף שיהיה אחראי על הרכש — מהלך שחוסך עוד כמאה אלף שקלים בשנה. ולסיום שיפרנו את הסדר, הארגון והניהול במוסך במידה ניכרת". התוצאה הסופית, הוא מספר, הפתיעה את בעלי המוסך, אשר ציין כי בפועל הרווחים גדלו אפילו יותר מהתחזית האופטימית שסיפק לו ניר בתחילת הדרך.
תחום פרוץ ומבלבל
כל מנהל יודע שאחד ההיבטים החשובים ביותר בהתנהלות עסקית נכונה הוא הטמעת מערכות מידע איכותיות. אולם גם בתהליך הזה חשוב שלא להיסחף אחרי טרנדים — ולהבין איך באמת לבחון את המערכת שמציעים לכם בעיניים ביקורתיות. "כשבוחרים במערכת מידע, צריך להבין שהעובדה שמערכת מסוימת נחשבת לטובה או אפילו מובילה בתחומה לא בהכרח אומרת שהיא תתאים לצורכי הארגון שלנו. כיום שוק מערכות המידע פרוץ מאוד. יש המון תוכנות שמשווקות עם הבטחות גדולות, אבל כדי שהן באמת ישרתו את הארגון, חשוב לבחור באיש מקצוע מיומן שילווה אתכם בתהליך ההטמעה ויסייע באבחון תהליכי העבודה. כך ניתן להבטיח שהמערכת באמת תתרום לשיפור היעילות והתפוקה".
052-5516203
מעבר לאתר
בשיתוף ניר שפיר
