בשנת 2024, עסקים מתמודדים עם המון תהליכי עבודה ידניים שחוזרים על עצמם. החל הצעות מחיר, חוזים יומני עבודה, דרך התקשורת השוטפת עם הספקים ועד לנתוני הלקוחות עצמם. עבור ארגונים מכל ענפי המשק, איסוף המידע הארגוני הפך למשימה מאתגרת למדי. בין דואר אלקטרוני, הודעות וואטסאפ, שיחות טלפון ומסמכים מודפסים, ניהול תהליכי איסוף המידע הארגוני דורש השקעה ניכרת של זמן, משאבים וכוח אדם.
כאן נכנסים לתמונה תהליכים אוטומטיים שנועדו לייעל את איסוף פריטי המידע הארגוני השונים. הרעיון שעומד מאחורי השיטה הוא פשוט למדי: הארגון שולח לעובד, לספק או ללקוח קישור למסמך דיגיטלי, שאותו ניתן למלא מהטלפון הנייד או מהמחשב. ברגע שהצד השני ממלא את הטופס, הוא נשלח אוטומטית בחזרה אל מערכות העסק. בצורה הזאת, התקשורת הארגונית כבר לא מתנהלת בצורה ידנית ומסורבלת - אלא באמצעות כלי חכם אחד.
מי שמייצגת את המהפכה המדוברת היא חברת Tofsy, כפי שמעידה ליאת אמיר, סמנכ"לית פיתוח עסקי בחברה: "בנינו מערכת שמאפשרת לכל אחד להפוך את תהליכי העבודה שלו לאוטומטיים. תוך פחות מחמש דקות עבודה, כל אחד יכול לייצר אוטומציה פשוטה לתהליכי העבודה שלו דרך יצירת טופס דיגיטלי בדקה בדיוק לפי הצורך שלו ולשלוח אותו מיידית למילוי וחתימה. המערכת שלנו תומכת בכל סוגי הטפסים הדיגיטליים, וכן בחתימה דיגיטלית. היא זמינה לשימוש בכל הטלפונים החכמים. למעשה, מדובר במערכת שהושקע בה המון זמן וחשיבה כדי להפוך אותה פשוטה וקלה לכולם ממש כולם".
התגייסות למען העורף
המערכת המתקדמת של Tofsy, שמאחוריה עומדת חברת כרמל פתרונות תוכנה, הושקה באוגוסט 2023. "המטרה שלנו הייתה לבנות כלי חכם שעוזר לעסקים בישראל להפוך להיות אוטומטיים ודיגיטליים מסבירה אמיר. "השקנו את המערכת באוגוסט, התחלנו לקבל פידבקים חיוביים מלקוחות, ואז פרצה המלחמה בשבעה באוקטובר".
בבת אחת, הפעילות העסקית בארץ הושבתה והמשק כולו התגייס לטובת המאמץ הלאומי. גם בחברת Tofsy החליטו להירתם בצורה מיידית כדי לסייע בהתנדבות לעסקים שנפגעו במלחמה. "קיבלנו החלטה לעזור ולסייע בחינם לעסקים שנקלעו לקשיים או שהיו צריכים עזרה בגלל המלחמה", היא אומרת. "לדוגמה, באוקטובר, כל החנויות ופעילויות המסעדנות בדרום נסגרו. הגיעה אלינו אישה שמנהלת מסעדת סושי יחד עם בעלה, שזומן לשירותים מילואים. מכיוון שלא היה להם שירות משלוחים במסעדה, עזרנו לה לבנות דרך המערכת שלנו תפריט דיגיטלי להזמנת אוכל מהמסעדה וזה מה שעזר לה להתפרנס בשבועות הראשונים שאחרי פרוץ המלחמה".
בחברת Tofsy נרתמו כדי לעזור גם לכוחות צה"ל ולאוכלוסיות שנפגעו במתקפה הקשה. "עזרנו גם לגדוד קרבי שניהל דרכנו את כל הלוגיסטיקה שלו באמצעות טפסים דיגיטליים והכל בחינם. בנוסף, סייענו גם להתאגדות נוגעת ללב של מעצבות פנים שרצו לעצב בתים למען ילדים שהוריהם נפלו בקרב. הם ביצעו דרך המערכת שלנו את כל גיוס המעצבים גיוס כסף וגיוס חומר וציוד. יוזמה נוספת שהתנדבו לסייע לה נועדה לאתר את כל הכלבים שהלכו לאיבוד ברצועה במהלך הימים הראשונים של המלחמה ולהחזיר את הכלבים הנטושים לבעליהם, וגם לאמץ כלבים נטושים. בעזרתנו הם בנו חוזי אימוץ דיגיטליים בדקות ושלחו קישור למילוי וחתימה מהנייד ככה שמי שאימץ את הכלב חתם תוך כמה שניות והם קיבלו את החוזה חתום לתיבת המייל שלהם הכל נעשה בחינם וללא עלות, מבחינתנו לא הייתה בכלל שאלה. במבחן התוצאה, ראינו איך הטפסים הדיגיטליים ואוטומטציית תהליכי העבודה שלנו עזרו לארגן פעילויות של התנדבות ותרומה לקהילה, בכל כך הרבה תחומים. הייתה לנו זכות גדולה לתרום את חלקנו למען העורף והעסקים הישראלים, ונמשיך לעשות זאת גם בעתיד".
פלטפורמה נוחה לשימוש
לדברי אמיר, הממשק של מערכת הטפסים הדיגיטליים של Tofsy הוא פשוט מאוד לשימוש - ויותר מהיר מתוכנת Word. "כל אחד יכול להיכנס למערכת ולהתחיל לייצר טפסים, הוא לא צריך לעבור שום קורס או הדרכה מקדימה. המערכת מייצרת טופס דיגיטלי, שהוא בעצם קישור למילוי הפרטים. האדם שאליו שלחנו את הקישור ממלא את הטופס והוא נשלח אל העסק בחזרה בצורת PDF עם כל נתוני המילוי והחתימה הדיגיטלית.
"זה פתרון פשוט מאוד שמתאים למגוון רחב של שימושים", אומרת אמיר. "אפשר לשלוח בעזרת המערכת שלנו חוזים, נוהלי עבודה, טפסי בריאות, טפסי הצהרה וכל סוג אחר של טפסים. יש לנו לקוחות שמשתמשים במערכת למעקב אחרי דיאטה, ניהול יומן סוכרת, ניהול פרויקטים, טופס מדידה, טופס הזמנת רכש, טופס הצהרת מטפל, טופס אי הסכמה, אסיפת דיירים, דיווח עובדים ועוד הרבה טפסים אחרים. אני בעצמי לא האמנתי שהשימוש יהיה כל כך נרחב. בסופו של דבר, הצלחנו לייצר פלטפורמה מאוד מאוד נוחה לשימוש. כל אחד יכול להשתמש בה, זה כמו לרכב על אופניים".
"גאים לעזור למשק"
בין הלקוחות שנעזרים במערכת של Tofsy ניתן למנות מפעלי ייצור, חברות משלוחים ולוגיסטיקה, כלי תקשורת, חברות הפקה, עיריות, עמותות וגופים בינלאומיים. "יש לנו היום כבר יותר מ-1,500 לקוחות שנרשמו למערכת בהם חברות ענק, משרדים קטנים ואפילו פרילנסרים עצמאיים. אנחנו נותנים מענה לכל סוגי תהליכי העבודה הידניים וכל סוגי המשתמשים. הלקוח בכלל לא צריך לפנות אלינו כדי לקבל עזרה – הם עושים הכל לבד. כאשר פונה אלינו לקוח שצריך עזרה, בדרך כלל אנשים מבוגרים יותר, אנחנו עוזרים להם בחינם. מבחינתנו, אחת המטרות של המערכת שפיתחנו היא לעזור לעסקים ישראלים להפוך לדיגיטליים".
היעד הבא של שירות הטפסים הדיגיטליים, אומרת ליאת אמיר, הוא התרחבות לשווקים בינלאומיים. "אנחנו פועלים כדי להפיץ את המוצר שלנו לארצות נוספות במיוחד בארצות בהם דוברים ערבית ואנגלית", היא מספרת. "השקענו המון מחשבה בפלטפורמה שלנו כדי להפוך אותה לכלי שימושי, נוח ומתקדם. אנחנו גאים לעזור למשק הישראלי להתקדם ולהפוך לדיגיטלי, חכם ויעיל יותר".
בשיתוף Tofsy
