יותר ויותר חברות וארגונים מבינים שכנסים, ימי עיון והשתלמויות –הן לעובדים והן ללקוחות – מסייעים לחיבור למותג ולמקום העבודה ותורמים לחיזוק הקשר. אלא שאם בעבר די היה בהתכנסות באולם, לצד קפה וכיבוד קל, כיום רבים מהאירועים העסקיים והציבוריים מתקיימים בבתי מלון, ומעניקים חוויה שלמה עם ערך מוסף, הכוללת פעילויות ספורט ותרבות, ספא וחגיגה קולינרית.
בעבר כנסי ענק היו שמורים בעיקר לזירה בינלאומית ולאירוח חברות וגופים מחו"ל, שמשכו עשרות ואף מאות אלפי תיירים לישראל. אולם יותר ויותר ארגונים מבינים כי באמצעות כנסים ניתן לחזק את הקשר עם העובדים ועם הלקוחות. איגודים מקצועיים שמבקשים להעניק כלים לנשות ולאנשי המקצוע ובמקביל לחזק את הנאמנות לאיגוד; חברות שמעוניינות לתרום לגיבוש צוות העובדים ולחזק את נאמנותם למקום העבודה, ומותגים שמבקשים לשמר את קשרי הלקוחות ולהעניק להם ערך מוסף – עורכים אירועים רבי משתתפים שאינם מתחילים ומסתיימים בכינוס עצמו.
בתי המלון נערכו בהתאם הן ברמת ההפקה והן ברמת התשתית. התוצאה: יותר ויותר גופים ציבוריים ועסקיים מעדיפים לקיים את הכנסים בשילוב עם ימי עיון בבתי מלון, במקום לעשות זאת במשרדי החברה או בבתי הארחה. המשתתפים עצמם נהנים משילוב של חופשה, לצד חיזוק הפן המקצועי.
הביקוש הגובר הוביל לכך שתעשיית הכנסים הפכה למנוע צמיחה משמעותי בענף התיירות. לצד ימי עיון שנמשכים יום אחד, מתקיימים כנסים שנערכים למשך שלושה וארבעה ימים, כולל סופי שבוע. משרדי ממשלה, חברות הייטק, ארגונים בסדרי גודל בינוני-גדול, גופי תקשורת וכן גופים ציבוריים המבקשים לקיים כנסים המוניים בוחרים לעשות זאת בבתי מלון, ונהנים ממרחב פעולה, חדרים מאובזרים ושלל פעילויות בתוך המלון ובסביבה הקרובה.
בעניין זה, השינוי התפיסתי מצד הארגונים ובתי המלון משפיע גם על הערים והיישובים המארחים, שזוכים לדחיפה כלכלית לנוכח כוח הקנייה מצד באי הכנסים, שחלקם יוצאים לחפש מקומות אטרקטיביים לפעילות, בילוי ופנאי. מי שנהנים מכך הם לא רק בעלי העסקים בערים הגדולות שבהם מתקיימים כנסים, אלא גם ביישובים מרוחקים יותר, שמציעים נופים מרהיבים ואטרקציות בחיק הטבע.
חוזרים לכנסים ולאירועים
אף על פי שכבר חלפה מחיינו, השפעת המגפה העולמית עדיין ניכרת. ענף התיירות הוא בין הנפגעים העיקריים ממגפת הקורונה ששיבשה את התנהלות העולם כולו. על פי נתוני מכון טאוב, רמת הפעילות בבתי המלון ירדה בכמחצית. הירידה במספר התיירים שהגיעו לישראל הורגשה בעשרות אחוזים. גם הכינוסים ההמוניים הוקפאו לנוכח ההגבלות שהוטלו, וכך עמדו בתי המלון כמעט שוממים.
ענף התיירות והמלונאות עדיין משתקם מנזקי הקורונה. נתוני הלמ"ס לשנת 2022 מצביעים על הפגיעה בתיירות הנכנסת בישראל, עם ירידה של 41% לעומת 2019. עם זאת, הנתונים מצביעים על עלייה של 16% בהיקף הלינות בבתי מלון מצד ישראלים (16 מיליון) לעומת 2019. החזרה של הישראלים מילאה מחדש גם את אולמות הענק שהיו שוממים. החברות והארגונים חזרו לבתי המלון, כדי לקיים בהם את כל סוגי הכנסים: אירועי חברה רבי משתתפים, סמינרים, ועידות מיוחדות, הרמת כוסית לאירוע משמח או לכבוד החג, נופש לקראת סוף השנה, ימי עיון, ישיבות דירקטוריון, אירועי קוקטייל, השקה של קידום מכירות, טקסי עובדים מצטיינים, ימי גיבוש וכיף, כנסים לחיזוק קשרי לקוחות שלרוב נמשכים כמה ימים וכוללים סדנאות, הופעות ופעילויות תרבות ופנאי שנועדו להנעים את שהותם של המשתתפים.
הקורונה השפיעה גם על מודל העבודה. במקומות רבים העובדות והעובדים ממשיכים לעבוד במתכונת היברידית, אם כי מצומצמת יותר. בארגונים אלה, כנס, יום עיון או נופש חברה מסייעים בחיבור לארגון ולמקום העבודה ובגיבוש צוות העובדים והעובדות.
מתקני ספא ומטבחים עשירים
בבתי המלון נותנים דגש גם להיבט החווייתי שמביא איתו האירוע. לצד שגרת הכנס, האורחים יכולים ליהנות מכל מתקני המלון, ולהתרענן מעט מההתכנסות בתוך האולמות, באמצעות טיפולי ספא, ביקור בבריכות ובחדרי הכושר, מנוחה בפינות ישיבה לצד כיבוד וכוס יין וכמובן הארוחות שמוגשות לאורחים.
במלונות שדרגו את התפריטים גם כדי ליצור התאמות לכנסים השונים, הן החד-יומיים והן אלה שנמשכים כמה ימים, ובעיקר כדי לשפר את חוויית האירוח. המטבחים בבתי המלון מציעים מגוון רחב של סגנונות וטעמים ושפע שמוגש לאורחים. זאת לצד מסעדות, ברים ובתי קפה שפועלים בתוך המלון עצמו.
במקביל בתי המלון שמנוסים באירוח כנסים ואירועים אינם מפסיקים לפתח את השירות והתשתית בתחום: שדרוג האולמות והציוד הטכני, יחד עם ליווי וסיוע בהפקה ובתפירת חבילה המותאמת לכל ארגון. ההתאמה נעשית גם במובן הפיזי, כשאולמות כנסים גדולים יכולים להפוך לכמה אולמות קטנים יותר, לצד הקצאת חללים לישיבות ולקבוצות עבודה. בצד הטכנולוגי, ניתן דגש גם לכלים המתקדמים באולמות הכנסים, הן מבחינת התאורה, הסאונד והאקוסטיקה, והן מבחינת המסכים ומקרנים.
מארגני הכנסים שבוחרים בבתי מלון, מיומנים ומנוסים בתחום, זוכים לסיוע גם בצד ההפקתי ובבניית הקונספט לאירוע כולו, החל בכנסים, דרך הלינה וכלה בפעילויות הפנאי והאטרקציות מסביב. ההפקה היא גם זו שתבנה את גודל החבילה המוצע לכל חברה או ארגון, ותכלול אטרקציות חיצוניות כמו מוזיאונים, טיולים, הדרכות מיוחדות, פינוקים בתחומי המלון או סמוך לו ובכלל את כל מה שיהפוך את האירוע לחוויה.
