ארגונים רבים חוששים מהחלפת מערכת ה-ERP. זה לא פשוט לזנוח את המוכר, גם לאחר שהתברר שאינו מתאים לצרכים. מציאת מוצר חדש שיתאים יותר, הגירה חלקה אליו ועלויות פרויקט שאינן מוגזמות, הן מטרות קשות להשגה. סימני השאלה בתחילת התהליך הם רבים והגעה למענה עליהם רצופה במכשולים. מיכל שטל-דיסקין, מנכ"לית חברת Boutique Solutions, זיהתה את גודל האתגר. כחלק מעבודתה כמנהלת פרויקטים של מערכות מידע והתייעלות ארגונית היא מלווה חברות המעוניינות להחליף את מערכת ה-ERP שלהן ומוודה שהן עושות זאת בתהליך חלק ויעיל ככל האפשר.
"מערכת ERP צריכה לצאת את גבולות המשרד"
"פעמים רבות ארגונים מגיעים למסקנה שמוטב להחליף מערכת ERP כשהם רואים שהדברים פשוט לא עובדים כפי שצריך", אומרת שטל-דיסקין. "יש המון עבודה ידנית, נעשות טעויות, דברים הולכים לאיבוד, ניהול המלאי לא נעשה כראוי. כמובן שלא כל בעיה מקורה ב-ERP, אך בעיות רבות היו יכולות להימנע על-ידי שימוש במערכת המותאמת יותר לצרכי הלקוח. הצטברות של מאסת בעיות והתחושה שהעבודה הגיעה לתקרת זכוכית מביאה אותו לשקול את המהלך. בשנים האחרונות ארגונים נתקלים בצורך שהמערכת תהיה פתוחה ואינטגרטיבית, כך שתוכל להתממשק למערכות אחרות. מערכת מיושנת לא יכולה להציע את זה.
"בעיה נוספת היא הרצון להוציא את ה-ERP לשטח, רצון שגם כן קשה לממש במערכות ישנות, או בכאלו שנתפרו למידות הלקוח בזמנו ומאז אינן גמישות", היא מוסיפה. "המנהלים רוצים שגם אנשי השטח שלהם - אנשי מכירות, טכנאים, נהגים - יוכלו לגשת מהסמארטפון למידע שבמערכת. אפילו בקרב הספקים והלקוחות כבר יש ביקוש לגישה ל-ERP של הארגון. הם מעוניינים לראות את ההזמנות שעשו, את הסטטוס שלהן, חשבוניות וכדומה. בעידן הנוכחי מערכת ERP צריכה לצאת את גבולות המשרד ואם היא לא עושה זאת זה יכול להוות בעיה".
כיצד מחשב הלקוח אם החלפת ה-ERP תצדיק את עצמה?
"ישנן כמה שיטות לתמחור בעיות הארגון הנובעות מ-ERP. אם, למשל, מדובר בעבודת ניירת רבה מדי, בודקים כמה שעות בחודש עוסקים בה העובדים הרלוונטיים, מכפילים ב-12 חודשים ואת סכום השעות השנתי מכפילים בעלות שעות העבודה. כך מתקבלת תמונה מדויקת של ההפסד הכספי הנגרם מהבעיה. כשמנסים לתמחר טעויות בצורה יותר רחבה - האתגר גדל. המחקר הפנימי צריך להיות רחב במיוחד ונקודת המוצא היא שעל כל טעות שמצאנו יש בוודאי לפחות עוד טעות אחת שלא מצאנו. כלומר, אם מצאנו נזק כספי מטעויות המסתכם ב-150,000 שקלים לשנה - סביר להניח שלמעשה יש לנו נזק כספי של 300,000 שקלים בשנה. אבל כשיש לנו הערכה של הסכומים המיותרים שאנו מפסידים בגלל אי החלפת מערכת ERP ישנה, פשוט יותר לחשב את החזר ההשקעה של מערכת חדשה".
"להגיע להחלטה מושכלת המבוססת על נתונים ברורים"
ניסיונה של שטל-דיסקין לימד אותה שמנהלי חברות רבים מקבלים רגליים קרות לפני הזנקת התהליך, גם כשברור להם שהוא מתבקש. אחרי הכל, מדובר בסוג האירועים שאף מנהל לא אוהב: בעל סיכון גבוה, דורש הסתגלות של כלל העובדים ועלותו גבוהה, כשלא תמיד ברור ה-ROI שלו. "המנהל אומר לעצמו: 'למה אני צריך להיכנס לזה? באמת יצא לי מזה משהו?'", היא מצטטת. "כמובן שהם גם מאוד חוששים מהעלויות, והעובדה שאלו לא תמיד ברורות מראש בוודאי לא עוזרת. מחיר המעבר תלוי בהרבה מאוד פרמטרים: איזה פרויקט זה בדיוק: ERP, CRM או אפליקציה? איזו מערכת נבחרה - לכל אחת ממערכות ה-ERP בשוק יש עלויות שונות. אילו מודולים נבחרו - סוגם ומספרם הוא פקטור ויש ביניהם כאלו שמגיעים עם הרישיון הבסיסי וכאלו שמצריכים תשלום נוסף. גם מספר משתמשי המערכת בא לידי ביטוי בתמחור בחלק מהמערכות. וכמובן, תכולת הפרויקט: כמה משאבים יידרשו כדי להתאים את המערכת לארגון ואילו פיתוחים נוספים יידרשו לצורך זה".
אפשר לפצח את הסוגייה הזאת?
"כן, ואלה הן החדשות הטובות. בעזרת מומחה חיצוני מבצעים תהליך אפיון צרכים ראשוני, שמחירו אינו גבוה ותוך ימים בודדים ניתן להגיע לסדר גודל של מה מקבלים וכמה זה יעלה - הן מבחינת ההוצאות החד-פעמיות והן מבחינת התשלום השוטף על הרישוי. התהליך הזה מאפשר לחברות שמתלבטות אם ללכת על מבצע החלפת ה-ERP ולהגיע להחלטה מושכלת המבוססת על נתונים ברורים. הם נכנסים לפרויקט עם ROI ברור ולא מתוך מתחושת בטן, או רק מתוך הידיעה מהי עלותן השנתית של הבעיות בארגון".
היתרונות של מנהל פרויקט חיצוני
אחת השאלות שמנהלים שואלים כשהם מחליטים ללכת על פרויקט החלפת ERP היא האם מומלץ להביא מנהל פרויקט חיצוני ומה זה בעצם נותן. פרויקט ההחלפה יהיה יקר גם כך, למה להוסיף לו הוצאות? תשובתה של שטל-דיסקין היא שפרויקט כזה נמצא בסיכון גבוה ומכאן שהוא קריטי מאוד לארגון. אם הוא לא יתבצע נכון ולא ייתן מענה לצרכי החברה הוא יוכל להשפיע לרעה על העבודה למשך שנים רבות. "בפרויקטים כאלו קשה לתקן את מה שנעשה לא טוב. אבל מעבר לכך - לקיחת מנהל פרויקט חיצוני לא משמעה שהמחיר הכולל יהיה גבוה יותר. להיפך - סביר להניח שהוא יהיה נמוך יותר, מכיוון שמנהל הפרויקט מגיע עם ידע וניסיון שמסייעים לו לצמצם בעלויות הפרויקט, לבחור על מה לוותר ולנהל את האופרציה בצורה מהירה ויעילה יותר שתחסוך לארגון כסף רב. מנהל הפרויקט החיצוני ידע להגדיר מראש מהי התכולה הרצויה ולשים דגש במקומות הנכונים. הוא יוריד את הסיכון ויזרז את העלייה לאוויר. עם מנהל פרויקט סיכויי ההצלחה גדולים הרבה יותר".
מהם השלבים שאת עוברת עם ארגון שלוקח אותך לנהל את פרויקט החלפת ה-ERP שלו?
"השלב הראשון הוא איפיון צרכים. שם אני ממפה יחד עם הארגון מה אנחנו רוצים לקבל. בשלב השני מנתחים את החלופות ובוחרים את מערכת ה-ERP הנכונה לארגון ואת הספק המתאים. יחד עם הספק נעבוד על איפיון מפורט של הפרויקט, נעבור על כל התהליכים ונגדיר תהליכי עבודה. בשלב הפיתוח, הספק יישם את המערכת ויבצע את כל ההתאמות והפיתוחים הנדרשים בכפוף לאיפיון שבניתי ובהשגחתי. לאחר מכן מתכוננים לעלייה לאוויר, מטפלים בטיוב הנתונים, כותבים נהלים ומתחילים לבצע הדרכות לעובדים. אז מגיע הרגע הגדול: העלייה לאוויר. זו תקופה קצת קשה לארגון, שכל עובדיו צריכים להתחיל לעבוד עם מערכת חדשה ולהתרגל אליה, ואני מסייעת לו לעבור אותה. אחרי ההתייצבות אנחנו מתחילים לחשוב על העמקת היישום ולטפל בענייני הפוסט-עלייה: תוספות נדרשות, המשך העמקה ואוטומציה. במהלך כל הפרויקט אני למעשה עובדת כחלק אינטגרלי מהארגון, ממש כמנהלת מערכות המידע שלו בפרויקט הספציפי הזה".
לסיום, תני טיפ לארגונים הנמצאים לפני מעבר ERP
"בצעו פרויקט כמה שיותר קצר, כזה שמאפשר לעלות לאוויר תוך חודשים בודדים. אל תיכנסו לפרויקט ארוך טווח של שנה ויותר, שיגרור פער בין מה שרצינו למה שנקבל בסוף. ארגונים הם דינאמיים והצרכים משתנים מהר. מוטב להתמקד במה שחשוב, לקבל 80% במקום 100% ואת השאר לנסות להשיג אחרי שהמערכת כבר עובדת".
