כשהסביבה הדיגיטלית משתנה ומתפתחת, תמיד אפשר לעשות יותר כדי לייעל את העבודה. לא קל להבין אילו כלים, מערכות ושיטות עבודה כדאי לבחור מתוך המגוון העצום והרחב. לרובנו העבודה עם קובצי האקסל המוכרים נוחה בהרבה מהשימוש במערכות מתקדמות. אורן לוי, מנכ"ל חברת פיין-טרי טכנולוגיות, חולק את החיבה המיוחדת למחולל הגיליונות הוותיק.
"בעולמות של ניהול תוכן, נתונים ומידע יש המון כלים שאפשר להיעזר בהם, אבל הבנתי לאורך השנים שבמקום לרדוף אחר הנתונים במערכות השונות ולג'נגל ביניהן, רוב האנשים מעדיפים לרכז ולנהל את העבודה ומשימות מסוימות באקסל", אומר לוי, שמספק הצצה לתהליך החשיבה שיאפשר לכל עסק או חברה להתנהל בצורה חכמה יותר, בלי לוותר על שיטות העבודה המוכרות.
לשנות סדרי עולם
כיום מציעה החברה שורה ארוכה של שירותים לשיפור סביבת העבודה הדיגיטלית, תוך שימוש בבינה עסקית: מדדי KPI, דו"חות אינטראקטיביים, טפסים דיגיטליים, מעקב אחר התקדמות אנשי מכירות ויעדים קריטיים, תרשימי מכירות וגרפים. כל הנתונים מוגשים בסופו של דבר על גיליון אקסל.
לוי סבור כי כל ארגון שחפץ לשפר את התנהלותו הדיגיטלית מוכרח לבצע אפיון מעמיק, כדי להבין איך להשתמש בנתונים בצורה שמתאימה לצרכיו. "אני רואה המון מנהלים שרודפים אחרי הסוכנים שלהם כדי לאסוף נתונים, מתקשים לעקוב אחרי לידים ולנהל אותם, מקלידים ידנית תעודות משלוח ומסתבכים עם תהליכים שיכולים להיות פשוטים יותר", הוא אומר.
וזה מה שהוביל אותו לפתח שירות ייחודי שנועד לייצר טפסים דיגיטליים עבור כל עובד ומנהל, שאותם יוכלו למלא מהמחשב או מהנייד וכל המידע יועבר לטבלאות אקסל. בשלב הבא הנתונים הללו יסתנכרנו גם עם מערכות ארגוניות כמו ERP, CRM או מערכת להנהלת חשבונות.
כדי להבין איך זה עובד בפועל לוי משתף בסיפור משבעה באוקטובר. "בתחילת האירועים יחידת להב 433 קיבלו את המשימה הקשה של ניהול המידע על הנפגעים, ההרוגים והנעדרים. כזכור, זה היה אירוע בהיקף חסר תקדים, ולא היתה מערכת שידעה לתעד ולנהל את כמות המידע. נוצר כאן אתגר לא קטן. היה צורך לייצר מערכת שתדע להתמודד עם כמות המידע שנאסף בזמן אמת ממוקדים שונים על ידי המתנדבים ולסנכרן אותה לקובץ ראשי אחד, כך שאף פרט מידע לא יתפספס. כדי לבנות מערכת מותאמת להב 433 ביקשו את עזרתה של חברת מיקרוסופט, שהפנתה אותם אליי. ניגשתי למשימה בידיעה שיש פה צורך להבין את הצרכים המדויקים כדי לבנות מערכת מותאמת ספציפית, וגם ההבנה שאני חייב לפעול מהר. 48 שעות מפרוץ המאורעות, המערכת שלנו נכנסה לפעולה ואיפשרה הזנה של נתונים לתוך טופס דיגיטלי מותאם, שמסתנכרן עם אקסל מרכזי בזמן אמת. אני שמח שיכולנו לתרום למאמץ הקולקטיבי בזמנים קשים אלו".
זוהי רק דוגמה אחת מהפתרונות שלוי מספק. "במקרה אחר יצרנו תוכנת ניהול לחברת הובלות ברהט, המנהלת צי של מעל למאה משאיות שנשלחות לכל הארץ", מספר לוי. "כשהתחלנו אותה חברה עבדה עם דו"חות ידניים ולוחות על הקיר עם גיר ומחק. אמרתי למנהל שלהם שהגיע הזמן להתקדם לדו"חות על מסך ענק, שמסתנכרנים דרך תוכנת ניהול אחת. הוא חשב שאני חושב רחוק מדי, אבל זה בדיוק מה שעשינו. בסוף התהליך שמעתי מהם משפט שנחרט בזיכרוני: 'אורן, שינית לנו את החיים'. זה מילא אותי באושר ובסיפוק".
לוי מזכיר גם את הפעילות המשותפת של פיין-טרי עם חברת NVIDIA שנוגעת במוצרי "מלאנוקס" הישראלית. כידוע, ענקית החומרה NVIDIA רכשה את "מלאנוקס" ב–2019. "פיתחתי עבורם קונפיגורטור למתגי תקשורת, שקולטים באופן אוטומטי אחת לרבעון קובצי אקסל ונהפכים לאתר נגיש שזמין לכוח המכירות. האתר כולל גם אימות שכל רכיב שנבנה במערכת נתמך על ידי החברה ועומד בכל הדרישות, דבר שמאפשר לאנשים עם ידע בסיס בלבד בתקשורת לבנות בקלות תצורות מתגים און-ליין".
פאזל מורכב שמצריך גם בינה אנושית
כיום קל ופשוט לשלב מערכות AI וכלי עבודה מתקדמים בעסק או בחברה, אך הכלים הללו לא ישיגו את המטרה אם לא נבין איזה צורך הם אמורים לפתור. לוי מציין בהקשר זה כי "בניית תהליכי עבודה אוטומטיים היא כמו הרכבה של פאזל. כיום אי אפשר להגיד לבינה מלאכותית לבנות תוכנה שתייצר אוטומציות, תנהל שעוני נוכחות או תרכז דו"חות רלוונטיים בפורמט שנוח לנו. אלו דברים שצריך לדעת לבנות ולהפעיל".
לאחר 28 שנות עבודה בתחום, לוי צבר ידע וניסיון שמאפשרים לו להרכיב את הפאזל הזה בצורה מדויקת ובהתאמה אישית — בדגש על הפתרון היעיל ביותר, שיתאים לתקציב וגם יהיה פשוט לתפעול.
"לפעמים לא חייבים להשקיע עשרות אלפי שקלים במערכת יקרה, כשפתרונות פשוטים יותר יכולים להתאים באותה מידה", הוא מסביר ומבאר. "כדי להבין איזו אסטרטגיה מתאימה לכל ארגון, אני תמיד מספק ייעוץ ראשוני בחינם והמון פעמים אני נותן המלצות שאפשר ליישם לבד, גם מבלי להיעזר בשירותים החברה".
מאז שהוקמה חברות וארגונים רבים נעזרו בשירותיה של פיין-טרי, שחלק גדול מהעשייה שלה התמקד בתחום התשתיות. בפרויקטים של תשתיות המנהלים צריכים לקבל הרבה מידע מהשטח, לעקוב אחר העובדים וגם לרכז תמונות של הוכחות ביצוע או תקלות, כולל קישורים למפות עם מיקומי העובדים. "מניסיוני, כשמבצעים אפיון מעמיק וחושבים ביחד על תהליכי העבודה הקיימים ועל השיפורים הנחוצים, זה יכול לחסוך שעות רבות של עבודה. וככל שהעסק או החברה גדולים יותר, החיסכון הזה הוא משמעותי ונחוץ הרבה יותר", מסכם לוי.
בשיתוף פיין-טרי טכנולוגיות
