שירלי קאץ, הבעלים של TOTAL ADMIN, המספקת שירותי ניהול אופרציה, ומשאבי אנוש לחברות סטארט אפ והייטק, עבדה במשך 25 שנה בחברות טכנולוגיות בתפקידי ניהול אופרציה ומשאבי אנוש.
"בתפקידי האחרון ניהלתי את האופרציה של eBay בישראל", היא נזכרת ומפרטת: "העבודה היתה מעניינת מאוד, אך לא הצלחתי לשלב אותה עם חיי משפחה, וחשבתי על הרעיון למתן שירותים בקצב שלי לתעשייה שכ"כ אהבתי, חברות הסטארט אפ. חברות בהן הקמת התשתיות של ניהול האדמיניסטרציה, משאבי אנוש ופיננסים הן כ"כ קריטיות, בדיוק כמו בשירותים פיננסיים ושירותים משפטיים. קאץ (49, נשואה + 3), הקימה את TOTAL ADMIN במרץ 2008, וממש לאחרונה ציינה 16 שנה של פעילות.
"בדיוק ביום האישה הבינלאומי של שנת 2008 הקמתי חברה נשית עם מטרה נשית: שילוב של קריירה ואימהות מתוך בחירה", היא אומרת ומוסיפה אנחנו ב-TOTAL המצאנו את העבודה ההיברידית הרבה לפני הקורונה".
קהל היעד של החברה הוא כל סטארט אפ החל משלבי ההקמה ועד לבגרותו. סטארט אפ שחשוב לו להקים ולתפעל תשתיות קריטיות לחברה. "תפעול העבודה השוטפת מול הנהלת החשבונות וניהול תהליך השכר מאל"ף עד תי"ו, תפעול תהליכי קליטה ועזיבה של עובדים, תפעול חשבונות הבנק בארץ ובעולם, תפעול רווחה, תהליכי מדען ראשי, פנסיות, ביטוחי סיכונים מיוחדים, תשלומים לספקים, תפעול לקוחות וגבייה, טיסות, אופרציות המשרד ועוד. בדיוק כמו בכל חברה בה את נושאי המשפטיות, הביטוח והפיננסים מנהלים עורכי הדין, סוכני הביטוח ומנהלי החשבונות, אנחנו ה-COO של אופרציית הפיננסים ומשאבי האנוש בחברה ואותנו חייבים ממש מההתחלה כדי שתשתיות החברה יוקמו ויתופעלו כמו שצריך, והפאונדר יתעסק רק בגיוס הון ופיתוח המוצר. חשוב שהפאונדר לא יבזבז שעות חשובות ביום על ניהול האופרציה של החברה, שבמצטבר הן לפחות 20 שעות חודשיות יקרות מפז".
מה אתן עושות בעצם?
"מספקות שירותי אאוטסורסינג לחברות סטארט אפ והייטק בתחומי ניהול אופרציית הפיננסים ואופרציית משאבי האנוש, ומנהלות תהליכי גיוס והשמה ותהליכי HR. כל סטארט אפ מקבל מנהלת אופרציה ייעודית עבורו. מיצבנו את עצמנו כחברה שמספקת שירותי מיקור חוץ לחברות סטארט אפ ומעניקה שירותים סופר מקצועיים. אנחנו יכולות להתחיל עם סטארט אפ שרק הוקם וגייס השקעת Pre-Seed ראשונה ולהקים לו את כל תשתיות העובדים, הספקים, הבנקים, הנהלת החשבונות, השכר ומשאבי האנוש. כמובן שנוכל גם לתת שירותים לחברות סטארט אפ גדולות וותיקות שרוצות לייצר הפרדה בין מנהלת המשרד שאינה חשופה לשכר לבין מנהלי האופרציה שיטפלו בכל הנושאים הקריטיים, שכר ובנקים. אנחנו מקימות ומתפעלות Data Room ומטפלות בחובות לעובדים וספקים, חברות שמעוניינות לייעל תהליכים שלא בוצעו כהלכה, ובעצם לתפעל את כל האופרציה באופן מקצועי יותר. הלקוחות שלנו בוחרים בנו לתפעול שוטף, למענה לתקן חסר, להחלפות לחופשות לידה של מנהלות האופרציה וה-HR, הלקוחות שלנו מחפשים שקט תפעולי ושירות מקצועי ומוצאים אותו אצלנו".
למה שחברה ותיקה שהסתדרה שנים עם מנהלת אופרציה INHOUSE תסתייע בשירות שלכן?
"אנחנו מביאות איתנו ידע בתשתיות ותהליכים של עשרות שנים. לדוגמא: קיבלנו לתפעל חברת סטארט אפ שהעסיקה בשיאה כ-30 עובדים, קיבלנו אותה במצב מורכב, טרום קריסה, עם ניסיון לגיוס השקעה שתציל אותה. נאלצנו לסדר את כל ה-Data Room, כדי שהחברה תצלח את ההשקעה. מהרגע שהתחלנו לנהל את האופרציה, הבנו שיש המון חשיפה לחברה מצד עובדיה. תהליכים קריטיים שלא בוצעו, סיומי העסקה, תשלומי פיצויים ושחרור קופות, דבר שיצר חשיפה לתביעות מצד העובדים. בלעדינו ברור שהחברה לא היתה צולחת את ההשקעה שהיתה קרש הצלה של ממש. האמת, עשינו שם קסמים! כיום TOTAL ADMIN מספקת שירותים לעשרות חברות, המעסיקות מעובדים בודדים ועד לעשרות. השירות שלנו משחרר את הפאונדרים מהתעסקות יום יומית באופרציית החברה. השירות מקצועי, מותאם באופן אישי וחוסך בעלויות של העסקת פונקציות אופרציה ו-Inhouse HR. אצלנו הפאונדרים עוסקים רק בגיוס הון ופיתוח המוצר הטכנולוגי ולא באופרציה היומיומית".
אלוהים נמצא בפרטים הקטנים
TOTAL ADMIN חוסכת ללקוחותיה המון כסף. "יש חוק עירוני שלא כל חברות הסטארט אפ מכירות", מספרת קאץ, "לחברות שמפתחות תוכנה מגיעה הנחה בארנונה של עשרות אחוזים וזו רק דוגמה אחת מיני רבות לחיסכון של עשרות אלפים בשנה ומאות אלפי שקלים לאורך שנים. הצוות שלנו בקיא בכל הפרטים הקטנים ומצליח לחסוך ללקוחות שלנו אלפי שקלים מדי חודש". דוגמה נוספת – השקעה של "המדען הראשי". זהו תהליך אופרטיבי שמתרחש בחברת סטארט אפ שקיבלה מענק מהרשות לחדשנות. תהליך בו החברה נדרשת לדווח על כל הוצאה בפורמט אחיד אותו אנו מתפעלות לדיווח נוכחות ותשלומים לספקים. את הנתונים אנחנו מעבירות לחשבי החברה להכנת דו"ח ניצול סעיפי התקציב לרשות לחדשנות".
לפני ארבע שנים הגשימה קאץ חלום והקימה את TOTAL ADMIN ACADEMY – בית להכשרות מקצועיות ובראשו הקורס לניהול אופרציה ומשאבי אנוש בחברות סטארט אפ, מתוך חזון להכיר במקצוע ניהול האופרציה כפרופסיה של ממש. "הקורס הוא הכשרה מקצועית הכי מדויקת ופרקטית המיועדת לכל המעוניין ללמוד איך מנהלים אופרציה ומשאבי אנוש בחברות סטארט אפ, לשנות קריירה ולמצב עצמו מקצועית בתעשייה הנחשקת. המקצוע מתגמל, ותמיד יש בו עבודה. תכלס, לא חייבים להיות מתכנת כדי להתקבל לעבודה בסטארט אפ".
מהי הצלחה מבחינתך?
"אני תמיד שמחה לשמוע שחברה שגידלנו ותפעלנו לאורך שנים נרכשת על ידי חברת ענק, זו בהחלט גאווה גדולה. לדוגמה Equivio הישראלית, אותה תפעלנו כשש שנים, ונרכשה למיקרוסופט. חברת Commerce sciences שנרכשה ל-Taboola ו-genome complier שנרכשה ל-Twist העולמית. ההצלחה שלהם - ההצלחה שלנו!
Shirley Katz - CEO Total Admin outsourcing services Ltd
לאתר לחצו כאן>>>
לשליחת מייל לחצו כאן>>>
054-6685796
בשיתוף TOTAL ADMIN
