בכלכלה המודרנית אחד מצווארי הבקבוק של עסקים קטנים ובינוניים הוא אובדן הפריון הנובע מפיזור נתונים. לעתים קרובות עסק מוצא את עצמו מנהל מאות לידים, הזמנות ודיווחים מהשטח דרך מבוך של מערכות שאינן מסונכרנות - מטבלאות אקסל וקבוצות ווטסאפ ועד להתכתבויות במייל. זהו בדיוק המקום שבו מיכל יחיאלי קופנהגן, מומחית לאוטומציה תפעולית, נכנסת לתמונה כדי לפשט את המורכבות הניהולית וליצור סדר יום תפעולי חדש.
באמצעות ארכיטקטורת נתונים מותאמת אישית יחיאלי קופנהגן בונה מערכת ניהול מידע אחודה, השואבת נתונים מכל הפלטפורמות לממשק אחד. התוצאה היא לא רק סדר בתהליכי העבודה, אלא בעיקר ניהול התחשבנויות בצורה מושכלת ומסודרת, תוך חיסכון של עשרות שעות עבודה ידנית ומניעת טעויות אנוש, שמתבטאות בין השאר בהפסד הכנסות.
"אני מייעלת תהליכי עבודה והופכת אותם לפשוטים, מסודרים ואוטומטיים ככל הניתן", אומרת יחיאלי קופנהגן, מייסדת "עסק קסם", המספק מערכות ניהול ואוטומציות לעסקים, ארגונים וחברות. הפתרונות שלה נבנים על בסיס פלטפורמת Airtable, המאפשרת להרכיב מערכות ניהול מותאמות אישית בעלויות סבירות.
"זה עובד כמו לֶגוֹ", היא מסבירה, "אני משתמשת באבני הבניין של הפלטפורמה כדי 'לתפור' לכל לקוח את המערכת הספציפית למידותיו. העסק מקבל תחת קורת גג אחת ריכוז של כל המידע הרלוונטי לצורך ניהול הפעילות. המערכת שואבת נתונים מתוך המיילים, הודעות הווטסאפ והזמנות הלקוח, ומצליבה אותם באופן אוטומטי עם מערכות התשלומים, הפקת החשבוניות והקבלות".
תוכלי לתת דוגמה מוחשית?
"פנה אליי מיזם חינוכי המפעיל מאות מדריכים ומורות בגני ילדים בכל רחבי הארץ. המודל העסקי מורכב. המדריכים מבצעים את העבודה בשטח, אך התשלום מגיע מהרשויות המקומיות על בסיס דיווחי שעות מדויקים. לפני שהטמענו את המערכת, הניהול היה ידני לחלוטין. כל המידע היה מפוזר בין קבוצות ווטסאפ, טבלאות אקסל והתכתבויות מייל, ללא כל סנכרון ביניהם. בסוף כל חודש החלה המלאכה המפרכת, שנועדה להבין איזה מדריך עבד היכן, כמה שעות וכמה על כל רשות מקומית לשלם".
המערכת שבנתה יחיאלי קופנהגן עבור המיזם מתכללת את כל המידע: רשימת המדריכים, פריסת הגנים, פרטי הגננות והסכמי ההתקשרות עם כל רשות. "היום המדריך פשוט מודיע בווטסאפ אם ההדרכה התקיימה, מה היו השעות המדויקות והאם היו תקלות או חריגות", היא מסבירה, "המידע הזה נשאב אוטומטית למערכת, שמאשרת את התשלום על פי פעילות ובמקביל מאתרת חריגות בזמן אמת. למשל, אם גננת היתה חולה או שהפעילות היתה ארוכה מהמתוכנן".
התוצאה בסוף החודש היא דרמטית. "הדיווח לרשויות והוצאת המשכורות מתבצעים בכמה לחיצות כפתור פשוטות. המערכת אפילו יודעת להפיק דוח פעילויות אוטומטי בפורמט שמשתנה מרשות לרשות לפי הדרישות שלה, לייצר חשבוניות בהתאם ולשלוח תזכורות תשלום. למדריכים עצמם יש אינטרס מובהק לשתף פעולה כי הם מתוגמלים לפי פעילות מאומתת, וכל התהליך כולל גם משובים וסקרים שוטפים. זה חסך לגוף הזה עשרות שעות עבודה חודשיות ומנע טעויות דיווח שפשוט גרמו להפסד הכנסות בעבר".
אפיון לעומק של הצרכים
המסלול המקצועי של יחיאלי קופנהגן לא רמז בהכרח על העיסוק הנוכחי שלה. היא מחזיקה בתואר ראשון בתקשורת ועיתונאות ובתואר שני בלימודי תרבות ושימשה במשך שנים כמורה לתקשורת. המעבר לעולם האוטומציה לא נולד מתוך ייאוש ממערכת החינוך, אלא דווקא מתוך הזדמנות שצצה בתקופת הקורונה. כשההוראה עברה למסכי הזום, היא החלה לסייע במקביל ללקוחה בתחום האוטומציה. שם, בין שורות הקוד והתהליכים הממוחשבים, נגלה לפניה עולם תוכן מרתק שהיא החליטה לחקור לעומק. לאחר שהתמחתה בתחום ולמדה אצל מיטב המורים לאוטומציה עסקית, החליטה לצאת לדרך עצמאית ולהקים את "עסק קסם".
לאיזה סוג לקוחות את פונה היום?
"בעיקר לעסקים קטנים עד בינוניים. זה מתחיל מבעל עסק יחיד שמפעיל צוות מצומצם ועד חברות המעסיקות עשרות פרילנסרים. המשותף לכולם הוא מוטת שליטה רחבה במיוחד. הם נדרשים לנהל עשרות ואף מאות פריטי מידע בו-זמנית וזקוקים למערכת שתעשה עבורם את סדר הפעולות הגיוני ופשוט".
איך מתבצעת ההתקשרות איתך בפועל?
"הכל מתחיל בשיחת רקע לאפיון צרכים ראשוני, ללא תשלום. אם אנחנו מחליטים להתקדם, אנחנו צוללים לאפיון מעמיק. זה שלב שבו אנחנו 'חופרים' בתוך העסק והלקוח נדרש לקבל החלטות לא פשוטות. כשמנהלים עסק באופן ידני, נהנים מגמישות מסוימת. המעבר לאוטומציה חותר למסלולים אחידים וברורים. יש כמובן מקום לדיפרנציאציה והתאמה לצרכים מיוחדים של לקוחות, אבל כדי שהמערכת תעבוד ביעילות, העסק חייב לייצר סטנדרטיזציה".
לאחר שלב האפיון, מוגשת הצעת מחיר לביצוע הפרויקט, הכוללת תקופת אחריות. נקודה משמעותית שיחיאלי קופנהגן מדגישה היא נושא העצמאות של הלקוח. "בניגוד למערכות סגורות, כאן המערכת נמצאת בבעלותו המלאה של הלקוח", היא מדגישה, "הוא לא תלוי בי ולא מחויב לי לאחר סיום הפרויקט. מי שזקוק לליווי מתמשך, למשל בגלל ריבוי ממשקים או רצון בפיתוחים חדשים, יכול לעבור למודל של ריטיינר, אבל זה ממש לא מחויב המציאות".
גם מבחינת עלויות, מדובר בבשורה לעסקים קטנים. "העלויות השוטפות של הפלטפורמה אינן גבוהות, ודווקא בגלל זה שווה לנצל אותן למשימות הליבה החשובות באמת, אלה שחוסכות הכי הרבה זמן וכסף", היא אומרת.
לסיום, אי אפשר שלא לשאול על השם שבחרת, "עסק קסם".
"יש לי פינה חמה להארי פוטר, אבל מעבר לזה, מה שאני עושה הוא סוג של קסם. רבים מהלקוחות שמגיעים אליי לא מאמינים בהתחלה שזה בכלל אפשרי, שהטכנולוגיה באמת יכולה להחליף את השעות שהם השקיעו בהקלדה ידנית ובהצלבת נתונים מפרכת. כשזה קורה, כשהם רואים כמה זה פשוט ומהיר ואיך המערכת עובדת עבורם, זה מרגיש להם כמו קסם שמתגלה. וזה החלק שאני הכי אוהבת בעבודה שלי - לראות את הרגע שבו בעל העסק מבין שהוא יכול להפסיק לרדוף אחרי המידע ולהתחיל לנהל אותו".
"עסק קסם - אוטומציה לעסקים עם נשמה"
לפנייה במייל >>
למעבר לאתר >>
בשיתוף "עסק קסם"
