פלטפורמות ניהול ומערכות אוטומציה הפכו בשנים האחרונות לכלי מרכזי לייעול תהליכים בארגונים. עם זאת, גם בעידן הכלים המתקדמים, רבים מוצאים את עצמם שוקעים בשעות של הזנת נתונים ידנית, סנכרון מייגע בין מערכות ועבודה בתוך "חורים שחורים" תפעוליים כמו אקסלים וקבוצות וואטסאפ. BringUp מתמקדת באפיון מקצועי והטמעת מאנדיי וכלי אוטומציה מתקדמים, כך שהמערכת מותאמת לארגון כמו חליפה אישית, ומספקת פתרון יעיל שמסונכרן עם הדרך שבה הצוותים עובדים בפועל.
שגיא גולדברגר, בוגר תואר שני מהטכניון, מייסד ומנכ"ל BringUp, מסביר: "יש היום כלי אוטומציה מצוינים, אך הרבה ארגונים אינם יודעים איך להתאים אותם לתהליכים הארגוניים שלהם. אנחנו יוצרים תהליכי עבודה ותבניות שמנצלות את המערכת באופן מלא, וחוסכות זמן ומשאבים."
אוטומציה מתחילה בלמידת התהליכים
BringUp פועלת מתוך ההבנה שהערך האמיתי אינו במוצר עצמו, אלא באופן שבו הוא משרת את תהליכי העבודה האמיתיים. במקום "להלביש" מוצר מדף על ארגון, החברה בונה מערכות שמותאמות לאופן שבו אנשים עובדים, מקבלים החלטות ומנהלים משימות יום-יומיות.
השלב הראשון הוא אפיון מעמיק (Discovery), הכולל מיפוי זרימת המידע בארגון, זיהוי צווארי בקבוק ותהליכים ידניים שניתן להפוך לאוטומטיים. "אנחנו בודקים את המערכות הקיימות – מסמכים, אקסלים, מיילים ושיטות עבודה – ובונים תרשימי זרימה שמציגים את המציאות בשטח, לא איך שהיא אמורה להיראות על הנייר," מוסיף גולדברגר.
"אנו חושפים נקודות כאב והופכים אותן ליהלומים: מידע קריטי שנשמר בראשם של עובדים – שחוזרים כל פעם מחדש להמציא את הגלגל ומסתכנים באיבוד מידע וטעויות – מומר לתבניות אוטומטיות שמספקות מענה מדויק וסטנדרטי".
הצגת המערכת וסבבי דיוק להתאמה מקסימלית
לאחר שלב האפיון, הצוות מציג ללקוח את מערכת העבודה בפועל – כיצד ייראה תהליך העבודה החדש, אילו פעולות יתבצעו אוטומטית ואילו התראות נשלחות. בשלב זה מתקיימים סבבי דיוק עם צוותי הלקוח, שמאפשרים להתאים את המערכת ומבנה האוטומציות במדויק לצרכים הייחודיים של הארגון.
מטרת סבבי הדיוק היא לוודא שהמערכת אינה רק טכנית ויעילה, אלא גם נוחה לשימוש, תומכת בתהליכי קבלת החלטות ומותאמת לעובדים בשטח. רק לאחר שהלקוח "חותם על המערכת", היא מועלת לאוויר (Go-Live) – כולל ליווי שינוי ארגוני, הדרכת צוותים ותמיכה שוטפת.
משך הפרויקטים משתנה בהתאם להיקף ולמורכבות: פרויקטים סטנדרטיים נמשכים בדרך כלל חודשיים-שלושה, בעוד פרויקטים מורכבים יותר יכולים להימשך חצי שנה עד תשעה חודשים.
יומני עבודה - מכאוס למעקב מדויק
יומני העבודה הם כלי חיוני לניהול פרויקטים – הם מאפשרים למנהלים לעקוב אחר התקדמות, לתעד אירועים חשובים, לזהות צווארי בקבוק ולצמצם סיכונים תפעוליים ומשפטיים. כאשר היומנים אינם מתועדים באופן עקבי, מידע קריטי עלול להיעלם ולעיתים פרויקטים מתעכבים או נוצרים חיכוכים בתיאום בין צוותים.
"באפיון מול לקוחות BringUp, גילינו כי חברות בנייה רבות מתמודדות עם דיווחים בשטח דרך קבוצות וואטסאפ", אומר גולדברגר. "תמונות, הודעות קוליות ודיווחים קצרים שמתפזרים בין העובדים. המנהלים נדרשים לרדוף אחרי הצוותים, לאסוף את המידע ולהבטיח שלא נעלם דבר – תהליך שמאפיין כאוס תפעולי, חוסר עקביות וסיכון גבוה לטעויות.
"המענה של BringUp מאפשר לצוותים להעלות את הדוח היומי ישירות מהוואטסאפ. בעזרת כלי AI ואוטומציות, המידע מומר באופן אוטומטי לדוח מסודר במערכת, שמאפשר למנהלים להיות בבקרה מלאה על ההתקדמות ולתייק את המידע לאורך שנים קדימה – בצורה עקבית, נגישה וללא סיכון לאובדן נתונים".
גישה זו אינה מוגבלת לחברות בנייה בלבד. המתודולוגיה, הכוללת אפיון מעמיק של תהליכים, הטמעת מאנדיי והקמת אוטומציות מותאמות אישית, מאפשרת גם לעמותות, משרדי עורכי דין ורואי חשבון, רשויות ציבוריות ומוסדות הכשרה לקבל מענה דומה: איסוף מידע מסודר, הפחתת טעויות ושיפור יעילות התפעול, תוך שמירה על עקביות ותיעוד מלא.
מגמות טכנולוגיות: Vibe Coding
גולדברגר, שמרצה בטכניון, במכללה למנהל, במכון מגיד ובמוסדות מובילים נוספים, מציין כי Vibe Coding מאפשר כיום ללקוחות התאמה רבה יותר של המערכת לצרכים המדויקים שלהם. "בעבר, הלקוח היה מקבל מערכת מוגדרת מראש והיה מוגבל לשינויים טכניים מצומצמים. כיום, בעזרת Vibe Coding, הוא יכול לדבר עם המערכת בשפה פשוטה ולבצע התאמות בזמן אמת – לבנות דשבורדים מותאמים, ליצור אפליקציות פנימיות או ממשקים ייעודיים, ואפילו להגדיר תהליכים כמו פתיחת ספקים או ניהול משימות – כל זאת ללא כתיבת קוד. זה הופך את הלקוח לשותף פעיל בבניית הפתרון ומבטיח שהמערכת תמיד תשרת את הצרכים העסקיים המדויקים שלו".
לחפש ניצחונות קלים בדרך לפסגה
"אנו נוטים לבחור את האתגרים הכבדים", אומר גולדברגר, "משום שהם הכי בולטים לעין. אבל הדרך לאוטומציה צריכה להיות מדורגת. הצעד הראשון הוא לבחור את התהליך הפחות מורכב שיכול להביא את האימפקט הגבוה ביותר. משם מתקדם השינוי באופן מסודר, עד שנגיע לפסגה.
"לפני שמתחילים, חשוב לשאול: איזה תהליך שואב את רוב הזמן מהצוות בלי לייצר ערך? מהו הניצחון הקל שיכול להוכיח שהאוטומציה עובדת ולייצר מומנטום חיובי בקרב העובדים? והאם המטרה היא רק חיסכון בזמן, או גם לבנות תשתית יציבה שתאפשר צמיחה עתידית? בחירה נכונה של Quick Win מאפשרת להתחיל בתהליך ממוקד, עם השפעה מיידית, ולבנות בהדרגה את האוטומציות המורכבות יותר", הוא מסכם.
רוצים לשמוע עוד החוויה של לקוחות שעברו תהליך אוטומטיזציה? ניתן לראות בסרטון הזה >>
בשיתוף BringUp
