לחדשנות יש פנים רבות ולא תמיד היא מתמקדת בטכנולוגיה, אלא לעתים במודל עסקי שמסוגל לשנות באופן דרמטי שווקים שלמים. לדוגמה, שוק הסכמי השירות והתחזוקה של התוכנות הארגוניות היה במשך שנים רבות סטטי לחלוטין. יצרניות התוכנה החתימו ארגונים על חוזי שירות יקרים, כפו עליהם שדרוגים בלתי נחוצים והכתיבו ללקוח את מועדי הפקיעה של תוקף המוצר. אין פלא, על כן, שהארגונים השקיעו את רוב התקציב השנתי על תחזוקה ולא על חדשנות.
כשל השוק נפתר באמצעות חדשנות במודל העסקי של השוק. לפתע קמו חברות צד ג', שהחלו להציע שירותי תמיכה ללקוחות למערכות ה-ERP וה-CRM שלהם, שנבנו מלכתחילה לטובת הלקוח: הם זולים יותר, מאפשרים דילוג על שדרוגים בלתי נחוצים ומאריכים את מחזור החיים של התוכנות. ב-15 השנים האחרונות אומץ מודל זה על-ידי אלפי ארגונים והוא אפשר להם להתחיל לשנות את משוואת ההוצאות על תחזוקה לעומת הוצאות על חדשנות. הקורונה חידדה והעמיקה את הדיון בסוגיה.
ארגונים חייבים לפתח גמישות וחדשנות
מנמ"רים מעטים יכלו לצפות למשבר כמו הקורונה, אך בסופו של דבר הם מילאו בו תפקיד מכריע לצד המנכ"לים שלהם. במהלך כל התקופה, שאופיינה בחוסר ודאות ושיבוש גלובלי, ארגונים היו חייבים לבחור באחד מתוך שלושת המצבים הבאים: הישרדות, ייצוב או שגשוג.
במצב של הישרדות הארגון מרוכז בכיבוי שריפות כדי לשמור על העסקים ועל הממון. במצב זה תפקידו של המנמ"ר מתבטא בעיקר בנקיטת אמצעים כדי לקצץ בעלויות. במצב של ייצוב, הארגון מתמקד במערכות וביישומים והמנמ"ר מתרכז במה שחובה (כמו אבטחה, תקשורת מרחוק) ומצמצם את מה שנתפס כמותרות (כמו שינוי דיגיטלי או מודרניזציה). לחילופין, מצב של שגשוג הוא מצב שבו הארגון ממוקד בהנעת הצמיחה.
ארגוני מחשוב בכל העולם חוו טלטלות חסרות תקדים במהלך הקורונה בעת שנדרשו להתאים את המערכות לעבודה מרחוק. תקופה זו הוכיחה עד כמה שברירית מציאות חיינו וכי ארגונים יהיו חייבים לפתח גמישות וחדשנות, שתאפשרנה לבצע התאמות מהירות לשינויים ולהיות תחרותיים יותר.
אך כיום רוב הארגונים משקיעים בממוצע כ-90% מתקציבי המחשוב שלהם בתחזוקה שוטפת של מערכות המידע. חלוקה תקציבית אידאלית תקדיש 60% לתפעול ותחזוקה ו-40% לחדשנות מחוללת תחרותיות וצמיחה. כדי להגיע ליחס בשיעור זה על הארגון לשחרר משאבים כספיים, זמן וכוח אדם ללא היסוסים ועיכובים ותוך קביעת סדרי עדיפויות חדשים. למנמ"ר יש הרבה כוח להשפיע, אך תגובה בלבד ללא הערכת התמונה כולה, תוכל להוביל לאובדן כסף רב.
היכן "מתחבאות" הוצאות בזבזניות שניתן לצמצמן?
אלו הן השאלות הקשות שעל המנמ"ר לשאול את המנכ"ל והדירקטוריון של הארגון ביחס לכל יוזמה חדשנית:
- מה תהיה ההשפעה הארגונית של היוזמה?
- האם היוזמה מניעה יתרון תחרותי או תגרום לצמיחה עסקית?
- האם ישנן יוזמות אחרות שיוכלו לעזור לארגון
- להתמודד בצורה טובה יותר?
- האם ניתן לדחות יוזמה זו?
אם יוזמות אלו לא צפויות להפיק רווח, נתח שוק גדול או להפחית עלויות, אין צורך להשקיע בהן משאבים. אך בהינתן אור ירוק ליוזמה עולה השאלה כיצד ניתן לבצע מהלך עומק כה דרמטי והיכן "מתחבאות" הוצאות בזבזניות שניתן לצמצמן? הנה מספר הצעות למנמ"רים להקטנת ההוצאות בכל הקשור למחשוב ארגוני:
- צמצמו את עלויות התמיכה בתוכנות הארגוניות - מומלץ לחתום על הסכמי תמיכה ושירות עם ספקים חיצוניים (צד ג'), שתומכים בתוכנות ארגוניות ואפליקציות במחירים נמוכים יותר בשיעור של עשרות אחוזים בהשוואה ליצרני התוכנות. הימנעו משדרוגים יקרים ובלתי חיוניים. החלפת התמיכה היקרה של ספקי התוכנה בשירותי תמיכה של צד ג' תאפשר קיצוץ דרמטי בעלויות וניתוב המשאבים שנחסכו ליוזמות אסטרטגיות.
- בצעו אופטימיזציה של רישיונות התוכנה - מומלץ לבצע בדק בית של רישיונות התוכנה ולזהות פערי נצילות ועמידה ברגולציה כדי לשפר את החזרה ההשקעה ולצמצם סיכונים. בדיקה כזו תאפשר למנהלי ה-IT להפיק ערך גבוה יותר מהסכמי רישוי התוכנה, להיערך טוב יותר לביקורות ולהימנע מקנסות כבדים.
- שפרו את ניהול האפליקציות - אמצו גישה אחודה לניהול האפליקציות ותחזוקתן, לרבות קונסולידציה של ספקים והפחתת המורכבות. באמצעות ספק תמיכה אחד תוכלו לצמצם את השיבושים התפעוליים, הפניות של אצבע מאשימה בין הספקים ופערי התמיכה ביניהם.
- מנפו את הענן הציבורי - ככלל, מנהלי מערכות מידע לא צריכים להיות מעורבים בעסקי הדאטה סנטרים. ספקי ענן ציבורי כמו גוגל, מיקרוסופט ו-AWS יאפשרו לכם כמנמ"רים לנתב משאבים ממוקדים להפקת ערך עסקי ולא לתפעול מערכות. ענן ציבורי, או מודל היברידי, יספקו לארגון גמישות אסטרטגית, ימנעו תלות בספקים ויאפשרו לכם לשלוט במפת הדרכים של ה-IT על בסיס היעדים העסקיים האסטרטגיים של הארגון.
- נהלו את השימוש בענן הציבורי - מרגע שהתשתית עברה לענן, אל תתייחסו אליה כאל דאטה סנטר נוסף. מומלץ להשקיע מאמצים בשיפור מתמשך של הביצועים, יכולות ההרחבה והאבטחה, תוך שימוש בכלים טבעיים, שיאפשרו צמצום העלויות והרחבת היכולות.
הכותב הוא מנכ"ל רימיני סטריט העולמית, ספקית עולמית מובילה של מוצרי תוכנה ושירותים לארגונים
