מיום שהומצא, עבר שעון הנוכחות מספר גלגולים והתפתחויות שהיו לרוב טבעיים מכורח האבולוציה הטבעית של התפתחות מוצרים טכנולוגיים. השנים האחרונות דווקא, ובדגש על התקופה בה נגיף הקורונה נכנס בסערה לחיינו, היו זרז להתפתחות מהירה יותר ומעבר להתנהלות אונליין-דיגיטלית, מציאות שבה הוגדרה מחדש מערכת היחסים בין העובד - למקום העבודה.
2020 - השנה בה העולם עצר מלכת
כולנו היינו שם... סגר רודף סגר, מעקב יום-יומי אחר החדשות ומספר החולים, פקקים בכניסה לבדיקות במגרשי ספורט והמתנה שעוברת בכסיסת אצבעות. על החוויה האישית נוספה כמובן גם ההשפעה העסקית - עסקים שחדלו מלפעול, ארגונים גדולים שצמצמו את פעילותם ושלחו עובדים רבים לחופשה ללא תשלום, כאשר אלו שנותרו פעילים עברו למודל עבודה מרחוק, מה שרובנו נהגנו לכנות בחיבה 'עבודה מהבית', לפחות עד שהגיעו ימי הקורונה.
המעבר למודל עבודה מרחוק הציג אתגרים רבים - איך מנהלים עובדים מרחוק? איך יודעים כמה שעות עבד כל עובד? איך מנהלים חישוב שכר במציאות שכזו? נכון, אמון הפך למילת מפתח מרכזית ביחסי העבודה החדשים, אך האם ניתן להתנהל על בסיס אמון לאורך תקופה ופשוט לשים בצד התחשבנות שמבוססת על מדדים שניתנים למדידה בכל יום אחר?
מאז מרץ 2020, המודלים לניהול שעות העבודה אותגרו כהוגן; שעות עבודה שקודם הוגדרו כמשמרות, הפכו למשימות קצרי-מועד מבוססות לוחות זמנים, יום העבודה המלא הפך למעין יום מפוצל, חלקו במשרד (אם היה קרוב יחסית) וחלקו בבית, ואם בבית - אז השעות נחלקו לפי האילוצים שמביא איתו הבית; שעתיים עבודה בבוקר, ואחרי הכביסה, כלים ומנוחה קלה, הגיעו שעות עבודה נוספות וכך חוזר חלילה. כל עובד מהבית מצא את עצמו מאותגר במציאת הזמן הנכון לביצוע משימותיו, מה שגרם למעקב אחר שעות העבודה שבוצעו בפועל להידמות כמשימה בלתי אפשרית לביצוע.
מודל העבודה ההיברידית הציב אתגרים חדשים המחייבים פתרונות חכמים יותר. פתרונות שלמעשה כבר היו קיימים בעולם היחסים שהתנהלו בין עסקים ללקוחותיהם וכעת הגיע זמנם לעשות "רילוקיישן" לעולם יחסי עובד-מעסיק.
האונליין כבר כאן... מזמן!
כולנו כצרכנים מכירים היטב את יתרונות רשת האינטרנט, היא העניקה לנו את היכולת לבחור מוצר, לבצע הזמנה, לשלם במגוון דרכים, וכל זה מבלי לצאת מהבית, ובלי שיחה עם איש המכירות של החנות.
ואם אפשר לעשות את כל זה, אז מדוע שלא לנהל גם את שעות העבודה מרחוק? ואם כבר אנחנו שם, אז למה לא לנהל את כל יום העבודה של העובד? ארגונים רבים מבינים שכיום היתרון התחרותי נשען לא מעט על יכולת ההסתגלות למצבים מאתגרים, וכמובן על אימוץ טכנולוגיות חדשות כמזור לבעיות והאתגרים שמציבה בפנינו המאה ה-21.
ההשבתות התכופות שעבר המשק אילצו עסקים רבים למצוא דרך ליצירת המשכיות עסקית; המשכיות שאותה ראינו וחווינו בדמות חנויות און-ליין רבות שהוקמו לתמוך בפעילות העסק הפיזי, ואפשרו צריכת שירותים בקלות מתבקשת שרק היתה צריכה 'זריקת עידוד' כדי להתקיים.
רבים מהעסקים הקטנים פעלו בדרך זו והצליחו לייצר לעצמם מעט אוויר לנשימה; אך מה עשו הארגונים הגדולים כדי לקיים את ההמשכיות העסקית שלהם? באופן דומה, ארגונים בחרו לאפשר לעובדיהם הפעילים לעבוד ממקום מרוחק, ללא תלות במיקום המשרד הפיזי או בשעות הפעילות שלו.
לשיטת העבודה ההיברידית הייתה השפעה עצומה. היא איפשרה לארגונים להתקיים ולפעול כמעט כבימי שגרה, ואיפשרה לעובדים לבחור את שעות העבודה שלהם. אך אליה וקוץ בה: מצב זה כפה למעשה יחסי אמון בין הארגון לעובד, ללא פתרון ייעודי למעקב אחר שעות עבודה וניהול תקין.
פתרון קיים, אך מוּדָעוּת חסרה
דיווח בשעון נוכחות הוא דבר הכרחי ומחייב במציאות של חוקי עבודה ותשלום משכורות. העובדים כבר אינם בהכרח נמצאים פיזית במשרד ולעיתים פועלים ברחבי הארץ ואפילו בעולם. כלי זה הכרחי וחשוב במיוחד בזמנים שהארגון נאלץ להתמודד עם מציאות משתנה ומחויב להתמיד בפרודוקטיביות ורווחיות.
כיום קיימים כלים טכנולוגיים התומכים בדיווח נוכחות ממקום מרוחק:
- מערכת ניהול שעות הנמצאת בענן - מאפשרת איסוף דיווחים ממגוון מקורות, אינה מצריכה התקנה מקומית בשרתי החברה ואינה מצריכה רכישת תוכנה.
- אפליקציה - מאפשרת לדווח נוכחות מהטלפון הנייד מכל מקום ובכל שעה, להגדיר התראות תזכורת, ומאפשרת גם גישה לדוחות משימה ודוחות נוכחות מפורטים.
- שעון נוכחות טלפוני - מאפשר לדווח נוכחות ממספרי טלפון קוויים שהוגדרו כמורשים (סניפי משנה וכד'), בפעולה קצרה הכוללת חיוג למספר טלפון, הקלדת מס' עובד וסוג הדיווח.
כלים אלו עשירים בתכונות ויכולים להתאים ולהגמיש את עצמם למציאות משתנה, ללא תלות או השפעה בכמות העובדים שיש לארגון. בנוסף, יכולת האינטגרציה של כלים אלו כבר מזמן הפכה לעניין זניח, מאחר שהם מסוגלים להתחבר לכל מערכת קיימת, באמצעות ממשקים חכמים מותאמים מראש.
כאמור, הטכנולוגיה קיימת, אך ככל הנראה המוּדָעוּת אליה עדיין לוקה בחסר.
איך לייצר "שקט תעשייתי" אמיתי?
במציאות דינמית והפכפכה שמשפיעה באופן ישיר על הדרך בה העסק מתנהל, יכולת תגובה מהירה ומותאמת היא המפתח להצלחה והישרדות. על יכולת זו לאפשר הסתגלות וגמישות, שמאפשרות להתמודד ולצלוח משברים גדולים ושינויים בלתי צפויים. הדרך להשגת יכולות אלו היא כמובן - מערכות חכמות ומתקדמות לניהול העסק/הארגון.
ככל שעסקים (קטנים כגדולים) ישכילו לאמץ מערכות חכמות שתומכות ביעדי העסק ומאפשרות שחרור מהתלות בטכנולוגיות מיושנות, כך יוכלו להסתגל מהר יותר לשינויים ואילוצים בעידן החדש, ולהימנע מכניסה לסחרור כאשר מתרחשים אירועים בלתי צפויים. מלבד יכולת ההסתגלות, יוכלו עסקים אלו ליהנות מחיסכון כספי משמעותי, זמן שניתן לנצלו לטובת משימות פרקטיות, וכמובן חיבור טוב יותר לעובדים - שנהנים מדרך קלה יותר להתנהל מול הארגון.
מערכות חכמות דוגמת אלו שצוינו כאן הם עיקר התמחותה של Meckano, שמציעה לעסקים להצטרף למהפכה בניהול שעות העובדים, וליהנות ממגוון פתרונות HR מותאמים וקלים לשימוש.
בין אם מדובר בניהול נוכחות, ניהול משימות, ניהול משמרות, הסכמי עבודה וכד', חברת Meckano מציעה דרך קלה ופשוטה להצטרף לקידמה שמאפשרת לכל אלו להיות מנוהלים בתוך מערכת אחת, ידידותית להפליא ובעלת יכולות הסתגלות וגמישות לצרכים המשתנים בעולם העסקים של המאה ה-21.
