"פרודוקטיביות היא מהמיומנויות המבוקשות ביותר בעולם העבודה החדש. כבר ב-2019, במאמר בלינקדאין דובר על היכולת להתמקד כאחת המיומנויות הקריטיות בעולם העבודה העתידי, וזה עוד לפני שנדרשנו לעבודה היברידית בסביבה היפר־טכנולוגית", מסבירות עידית משה ונועה גורדון פרייזלר, מייסדות ושותפות בחברת Skills Boutique ומוסמכות בשיטת GTD (Getting Things Done), שהן מייצגות באופן בלעדי בישראל. "מאז הקצב רק עלה. אי ודאות, מיתון וצמצומים הובילו את כולנו לעבודה בזירה מאתגרת, מהירה ותובענית – עם יותר שעות עבודה, השלמה של משימות בערב ובסופי השבוע, שחיקה אישית ופגיעה בתוצאות העסקיות". ואלה לא רק המסקנות של השתיים: במאי 2023 פרסמה מיקרוסופט סקר שערכה בקרב יותר מ-30 אלף עובדים ב-31 מדינות ברחבי העולם. 64% מהם מעידים שהם חסרי זמן ואנרגיה לעשות את העבודה שלהם כנדרש, ו-60% מהמנהלים מדווחים שהם מרגישים ומודאגים מהחסך בחדשנות בצוותים שלהם. "תפיסת העולם שלנו היא שפרודוקטיביות היא יותר תוצאות בפחות מאמץ, כך אפשר להחזיר את ההנאה והזרימה לתהליכי העבודה", הן מסבירות.
שיטה שמתפתחת לאורך השנים
משה וגורדון פרייזלר הן חוקרות, לומדות ומלמדות פרודוקטיביות בסדנאות מעשיות. אל התחום הגיעו מתוך חקירת עולם העבודה העתידי והאתגרים שהוא מציב, לאחר שמיפו את המיומנות הפרודוקטיבית כמרכזית ומשמעותית, וזיהו את GTD – המיושמת בכ-100 מדינות בעולם - כמתודולוגיה מובילה. ב-2019 הן הגיעו לאמסטרדם ללמוד ממפתח השיטה, המאמן ויועץ הניהול האמריקאי דיוויד אלן, ולאחר הכשרה אינטנסיבית זכו בהסמכה הייחודית. לצד ה-GTD הן פיתחו תכנים וכלים שמחזקים את הטמעת המיומנות בחברות מובילות בארץ, בהן אלביט, Wix, אמדוקס, Salesforce, Dynamic Yield, כלמוביל, הבנק הבינלאומי, הראל, MAX, יחידת החדשנות בטכניון ועוד.
הרזומה המקצועי שלהן התחיל בשני מסלולים שונים. משה הגיעה מרקע של 23 שנות הדרכה ופיתוח ארגוני וניהלה חברה בתחום. גורדון פרייזלר הגיעה מהתחום הציבורי חברתי, ובמקביל עבדה כמרצה וכמנהלת באקדמיה. ב־2018, כששתיהן היו בצומת דרכים, החליטו לחקור יחד את התחום. "באותה תקופה התנהל שיח משמעותי על עולם העבודה, ומחקרים של ה־OECD הצביעו על שינוי משמעותי בתחום – משרות שייעלמו, הרגלי עבודה שעתידים להשתנות וזה עוד לפני הקורונה", מסבירה משה. הסקרנות הובילה אותן להתעמק בתחום וכך הגיעו להבנה שפרודוקטיביות היא Power Skill קריטי להצלחה בעולם המשתנה בקצב מהיר. "לצורך העניין, במהלך היום אנחנו מזפזפים בין משימות ופלטפורמות כ-1,200 פעמים ביום. צריך שיטה והרגלים כדי להצליח בזירה כזו מורכבת. מי שלא יתקדם ויתפתח - ידשדש מאחור".
מפיצות את הדרך
"GTD מדגישה את חוויית הפרודוקטיביות ולא רק את 'ניהול הזמן'. זה אומר להיות בהלימה עם הבחירות וסדרי העדיפויות ולא להתפזר לכל הכיוונים", מתארת משה. השתיים מסבירות שבאמצעות יישום של חמישה צעדים פשוטים וברורים ניתן לשנות את תמונת המצב בכל מעגלי החיים. "GTD היא הדרך והכלי להניע ולתעדף משימות ופרויקטים בעבודה, וגם הדרך לממש רעיונות ושאיפות בחיים האישיים. מטיפול במיילים ועד קניית דירה – GTD מפשטת את תהליך המימוש של הדברים, צעד אחר צעד", מסבירה משה.
חמשת הצעדים בשיטה:
איסוף - "כל מחשבה או רעיון שנכנס - נרשם, כך לא נעייף את המוח ונדרוש ממנו לזכור ולתזכר. במקביל נלמד איך לנקות את ערוצי התקשורת שלנו באופן שיטתי כדי לזהות ולנהל מידע חדש".
בהירות - "צעד מס' 2 מלמד חשיבה מהירה באמצעות מפת הבהירות - מנגנון של חשיבה מהירה עם שאלות שעוזרות לסווג את המידע ולהגדיר ממנו משימה ראשונה כדי להתקדם. אין יותר לקרוא מייל ואז לחזור ולסמן אותו כלא נקרא. נלמד להחליט במגע ראשון".
ארגון - "בשלב הזה נארגן ונשבץ את המשימות במערכת ניהול ונחשוב איך להתאים אותה ליעדים ולמדדי ההצלחה בתפקיד, כשהדגש הוא שהמערכת תשרת כל אחת ואחד לפי הצרכים הייחודיים. נכון שנדרשת השקעה ראשונית בהגדרת הקטגוריות במערכת, אבל מכאן והלאה היעילות לאורך היום תמזער עד לכדי אפס את זמן ההשקעה הראשוני". גורדון פרייזלר מדגימה את תהליך הארגון שבנתה עם ראש צוות בחברת הייטק: "רשימת המשימות העמוסה שלו כללה משימות שהוא צריך לנהל בעצמו ומשימות שאנשי הצוות שלו צריכים לבצע, כשהוא נדרש להיות בבקרה על הכל. בעזרת צעד הארגון של GTD עשינו תהליך של איגום משאבים ובנינו קטגוריות בעלות מכנה משותף. אם יש מספר משימות מול אחד מאנשי הצוות, נרכז אותן למקום אחד, אם יש אופי משימה זהה בהתייחסות רוחבית, נרכז אותן לאזור אחר. המטרה היא שהיום יתנהל ביחידות גדולות של פעולות מאותו מכנה משותף וכך נצמצם את הדילוגים ממשימה אחת לשנייה".
משה מציגה את הצעד הרביעי, שיקוף: "המציאות מתאפיינת בהצפה של משימות, והרבה פעמים נהוג להגיב למשימה שנכנסה אחרונה או לזו שמייצרת הכי הרבה רעש. אבל התגובתיות הזו אינה מייצגת בחירה. המטרה של השיקוף היא להביט אחורה על השבוע שהיה ולהפיק ממנו תובנות. צעד השיקוף חותר למצב שבו מטפלים בדברים שהולכים יד ביד עם האג'נדה, ומספקים לשם כך את המשאבים הנדרשים, ללא הסחות דעת".
הצעד האחרון, העשייה, הוא חידוד הרגלים מהותיים של מיקוד. "בעבר שיבחו יתר על המידה את מיומנות המולטי־טסקינג, דבר שהוכח כמבזבז זמן ומשאבים. אנחנו מעודדות יצירת הרגלי מיקוד, עבודה בצורה טורית - להתחיל משימה, לבצע ולסיים אותה לפני שנעבור לדבר הבא", משה מסבירה. "אנחנו מדגישות את רעיון ה-Deep work, ומדריכות מנהלים איך לצאת ממצבי כיבוי שריפות תכופים".
הן מסכמות במסר: "אחרי שמנהלים ומנהלות מיומנים בחמשת הצעדים של השיטה, החוויה משתנה לגמרי. יום עבודה מסתיים בתחושת סיפוק, בידיעה שהדברים מאורגנים וגם אם לא סיימת הכל – זה יקפוץ בזמן הנכון ובמקום הנכון כי למדת איך לתכנן, לאזן ולקדם את הדברים. כך הראש פנוי ליותר יצירתיות, יש יותר נוכחות ברגע ויותר הנאה מהדרך".
בשיתוף סקילס בוטיק
