איך מתחילים ניהול נכון של תקציב בעיצוב משרדים?
הסוד הוא תכנון מוקדם וראייה עסקית, בשיתוף ההנהלה והעובדים, להגדרת המטרות, התקציב וההתנהלות. בנוסף יש לבחור צוות לניהול התהליך, כולל קבלת אישורים והצעות מחיר. חלק מהתהליך כולל בחירת יועץ לתכנון, החלטה אם לשלב פיקוח וכן בקשות להנהלת הבניין. אם המשרד שכור, מומלץ לוודא את מספר השנים שהנכס עומד לרשות הארגון, ולהתנהל מול המשכיר.
השלבים הבאים כוללים הגדרת מסגרת תקציב ברורה המתייחסת לעלות יועצים, תכנון, פיקוח, שינויים מבניים, תקרות, מיזוג, טכנולוגיה, תאי טלפון וחדרי Huddle, מערכות תקשורת וחשמל, אלומיניום, תאורה, ריהוט ורזרבה של 15% לבלתי צפוי.
בשלב האפיון יוצרים מסמך תקציב לפי נושאים (גמרים, ריהוט, טכנולוגיה וכו'), שמעודכן לאורך הדרך. מעצב פנים מנוסה יודע לתעדף השקעות, כמו אקוסטיקה, תאורה, עמדות עבודה, וכן איפה לחסוך בלי לפגוע באיכות. השקיפות והמעקב אחר המספרים מעניק שקט נפשי.
כיצד נמנעים מעיכובים?
קביעת אבני דרך: אישור תוכניות, סגירת מפרטים, הזמנות ארוכות טווח, תחילת ביצוע, ביקורות ביניים ומסירה. מדובר בגאנט, שבו כל גורם יודע מתי הוא נכנס ויוצא, כולל סעיפי קנס ובונוס לפי עמידה בזמנים. פיקוח מספק שכבת בקרה.
איך שומרים על האיזון בין תקציב, עיצוב ואיכות?
בכל פרויקט חייבים לבחור: "יפה או חכם". הפתרון הוא למצוא את הדרך היצירתית לשלב, כדוגמת חומר פשוט עם פרטי גמר מדויקים, או שילוב של אלמנט ייחודי שנותן אופי. הכלל שלי: מה שעולה פחות – בסוף עולה יותר. לכן עדיף להשקיע באנשי מקצוע טובים ולחסוך תקלות, כי Time is Money.
אורנה ברקת, בעלת סטודיו "אורנה ברקת – משרד שמרגיש בית", מעצבת משרדים ומנהלת פרויקטים עם רקע של 15 שנות עיצוב ו־20 שנות היי־טק. בעלת B.Sc במתמטיקה ומדעי המחשב ובעלת תואר MBA Kellogg-Recanati. דירקטורית במוזיאון העיצוב בחולון. הסטודיו מספק אפיון צרכים, סט תוכניות, תיאומי יועצים וקבלנים, הדמיות ומיתוג עד מסירה.
בשיתוף אורנה ברקת
