בעלי עסקים מכל הסוגים והגדלים נהנים בשנים האחרונות ממערכות דיגיטליות מתקדמות, שמסוגלות לתת מענה ולהביא להתייעלות בזמן ובכסף. הכלים הדיגיטליים העומדים כיום לרשות העסקים הם כמעט בכל תחום: פרסונליזציה וקשרי לקוחות, ניהול מידע ואיסוף נתונים, ניהול כספי, ניהול כוח אדם ועוד.
על יתרונות המערכות לעסק והייעול שעשויות להביא, מספרות החברות המתמחות בתחום - ADMS ואת רו"ח ענת אשד גלזר.
ADMS – איך מערכות ניהול ידע מבוססות AI משנות ארגונים?
"כמות המידע שיש בכל ארגון בינוני וגדול היא עצומה. היכולת האנושית לסנכרן ולהצליב בין המידע הרב שמגיע מתוך הארגון ומגורמים חיצוניים היא מוגבלת. המטרה שלנו לעזור לארגון לעבוד חכם יותר ויעיל יותר. את זה אנחנו עושים בעזרת מערכות מתקדמות לניהול מידע, מסמכים ותהליכים ארגוניים עם אוטומציה מבוססת בינה מלאכותית - AI", אומר שי חליף מנכ"ל ומייסד חברת ADMS לפתרונות תוכנה חכמים לניהול ידע ארגוני, ניהול מסמכים ואוטומציה ויישום שלהם. "על מנת להבטיח מקסום של התוצאות ויעילות בעבודה, כל המערכות והתוספים תוכננו כך שיהיו ידידותיים למשתמש ונגישים על המחשב, על הטלפון, שירותי SAP בענן וגם באפליקציות מובייל".
מהפכת העבודה ללא תיקיות
חליף הקים את ADMS לפני כ-15 שנה ומאז החברה סייעה למאות ארגונים וחברות להטמיע את המערכות לניהול ידע, מסמכים ותהליכים ולשפר את הביצועים של המחלקות השונות, כמו גם את העבודה מול ספקים ולקוחות. בין לקוחות החברה ניתן למנות סקטורים מגוונים: חברות בנייה והנדסה, הייטק, סטארטאפים, חברות פארמה, יזמים מתחום הרפואה, מפעלי ייצור, חברות להנהלת מבנים, עיריות, קיבוצים ועוד.
ADMS היא המשווקת הבלעדית של M-Files, מערכת ניהול המידע מהמתקדמות בעולם המבוססת בינה מלאכותית וכוללת מודול של BPM המותאם אישית ללקוח, ומאפשר עבודה זורמת ללא שימוש מיושן בתיקיות. המערכת מאפשרת חיבור אופטימלי וחכם של מידע בין כל בעלי העניין, מתוך ומחוץ לארגון, ובהתאם להרשאות שנקבעות מראש גם ללקוחות או לספקים בשקיפות מלאה.
סידור והעברת ידע במהירות של היכרתם
לדברי חליף, בעבר כשסוכן מכירות רצה, למשל, לגייס לקוח חדש הוא היה צריך לעבור סבב אישורים, לבדוק אם הלקוח מתאים לארגון ואיזה אשראי נותנים לו, האם נדרשות ערבויות, להחתים אותו על מסמכים ובסוף מי שאמון על קבלת ההחלטה היה צריך לעמוד מול הניירת ולעבור עליה ידנית כדי לאשר או לא לאשר. תהליך שכזה היה לוקח בממוצע 4-5 ימים. בעזרת M-Files, כל העבודה הופכת ליעילה יותר ומהירה משמעותית. "כל התהליך החל מהגיוס והאישור ועד הקמת הלקוח ב- ERP או ב- CRM ייעשה דיגיטלית. המידע שייאסף מאיש המכירות, מנהל האשראי, מהלקוח עצמו, מחברות האשראי או הביטוח מרוכז במקום אחד לטובת קבלת החלטה אופטימלית".
"ייצרנו פלטפורמה ייעודית שעליה אנחנו עושים את ההתאמות הנדרשות על פי הצרכים הספציפיים של כל סקטור ומדיניות החברה או הארגון", ממשיך חליף. "תחילה אנחנו לומדים את הארגון והלקוח, מבינים מה הצרכים והיכן קיימים היום פערים או פרצות שהמערכות שלנו יכולות לפתור ובסוף התהליך אנחנו מגישים פתרונות מגוונים ומותאמים אישית. אנשי החברה ילוו את אנשי הארגון בלימוד המערכות, יטמיעו את נהלי העבודה וימשיכו לתמוך גם בהמשך בשוטף.
"חלק מהארגונים או החברות שלהם אנחנו נותנים שירות כפופים לרגולציה מחמירה המוכתבת על ידי מוסדות המדינה או משרדי ממשלה, כמו: משרד הבריאות, משרד השיכון או משרד הכלכלה. בנוסף יש להם מדיניות פנים ארגונית לניהול תהליכים כגון: היררכיית אישורים, מספר מורשי חתימה, נוהל תשלומים וכדומה. אנחנו לומדים לעומק את כל הדרישות הרגולטוריות והפנימיות ו"תופרים" פתרונות ייחודיים".
הפתרונות החכמים שמספקת ADMS כוללים גם תוסף לתיוק ה"יושב" על המסמך, "קורא" אותו ומנתח את המשמעות שלו ומייעץ כיצד והיכן לתייק אותו. המערכות שומרות את כל המסמכים והמידע מחוץ ומתוך לארגון לרבות חוזים, מיילים, נתוני פרויקט, מספרי הזמנות, פרטי לקוחות או ספקים ועוד ומחברת ביניהם תהליכית. כמו כן, המערכת יודעת לנהל התראות ותזכורות לצוותים, למשל ליצירת קשר עם לקוח, חידוש חוזה וכדומה, כך שיש שליטה מלאה בכל שלב של פעילות הארגון.
"לכל ארגון יש הרבה מאוד אתגרים ניהוליים ונדמה שהגדול בהם הוא ההתמודדות עם ביג-דאטה וקבלת החלטות מושכלות על בסיס הנתונים. המערכות שלנו מפשטות את התהליכים ומאפשרות יותר עבודה בפחות זמן", מסכם חליף.
ADMS
כתובת: המגשימים 20, פתח תקווה
טלפון: 072-2733080
למעבר לאתר >>
למעבר לעמוד הלינקדאין >>
למעבר לעמוד הפייסבוק >>
בשיתוף ADMS
———————————
רו"ח ענת אשד גלזר – אפליקציה לניהול הכספים
מרביתנו שונאים להתעסק עם מספרים, כאשר לא מעט בעלי עסקים שרוצים להתנהל בצורה אפקטיבית, מנסים לקצר ולייעל את הזמן שבו הם משקיעים בניהול הכספים של העסק שלהם, ולהיות בשליטה מלאה על כל ההכנסות וההוצאות. אחרי הכול, זה המפתח להצלחתו של העסק.
כל בעל עסק עצמאי נדרש לתפעל משוואה מורכבת בעלת שני משתנים נפרדים: מצד אחד הפעילות העסקית של העסק עצמו ומצד שני התפעול הפיננסי והחשבונאי שלו. לעיתים קרובות, בעלי עסקים ועצמאים מגלים כי ניהול החשבונות והדוחות של העסק מצריכים מהם לא פחות זמן ותשומת לב מאשר ליבת העבודה עצמה.
מה שעשוי לסייע לבעלי עסקים לנהל בנוחות ובפשטות את דוחות וחשבונות העסק, הוא הכלי המתקדם להנהלת חשבונות דיגיטלית - אפליקציית Paperless. "מדובר, למעשה, במערכת העצבים המרכזית של כל עסק", מסבירה רו"ח ענת אשד גלזר. "המהפכה הדיגיטלית מאפשרת לייעל ולקצר את משך הזמן הנדרש לביצוע פעולות שונות – וכן להגביר את השליטה של בעל העסק בהיבטים הפיננסיים והחשבונאיים השונים".
ניהול מכף היד
אחרי קריירה ארוכה כמנכ"לית וכסמנכ"לית כספים בחברות מובילות, רו"ח אשד גלזר מובילה בעשר השנים האחרונות משרד ראיית חשבון שמתמחה בליווי עסקים קטנים ובינוניים, ומעניק להם כלים דיגיטליים לייעול העבודה. "הלקוחות שלנו מקבלים במסגרת השירות גישה מלאה לאפליקציית Paperless – שהיא אחד הפתרונות החכמים והמתקדמים בשוק", היא אומרת. "האפליקציה מאפשרת ללקוח לנהל מהמחשב או מהטלפון את כל המסמכים והדוחות של העסק, החל מהוצאת חשבוניות מס וקבלות ללקוחות, דרך הגשת חשבוניות על הוצאות ועד לניהול חכם של דוחות חודשיים ונתונים מתקדמים אחרים".
בנוסף, בעזרת האפליקציה ניתן לשדר בצורה מיידית נתונים אל משרד ראיית החשבון, באמצעות צילום החשבוניות ושליחתן בוואטסאפ. מעבר לכך, האפליקציה מאפשרת הוצאה מיידית של קבלות, חשבוניות הכנסה או הצעות מחיר ללקוחות. כל אלה מאפשרים לבעל העסק לנהל בנוחות את ההכנסות השונות שלו.
"בדיקת רנטגן לעסק"
"כשהתחלתי לעבוד עם אפליקציית Paperless, כבר באירוע ההשקה של האפליקציה אמרתי ללקוחות: 'יש סכנה שתשלטו בעסק שלכם'", אומרת רו"ח אשד גלזר. "האפליקציה מציגה דוחות שונים ובהם דוח רווח והפסד לפי חודשים. בעיניי, זוהי בדיקת רנטגן לעסק. ברגע שהלקוח מקבל את הדוח הזה הוא יכול לראות אילו הכנסות חסרות לו, אילו הוצאות הן לא סבירות, כיצד מגמות עונתיות משפיעות על העסק – ועוד תובנות רבות אחרות. זהו מעין "בדק בית" על העסק שמאפשר לזהות בעיות והזדמנויות".
יתרון נוסף של האפליקציה טמון ביכולת להפיק מסמכים רבים בצורה דיגיטלית ומהירה. פעולות שונות שבעבר הצריכו פנייה לרואה החשבון או למנהלת החשבונות – יכולות להתבצע כיום בצורה מיידית, בעזרת הטלפון החכם. "דברים כבר לא הולכים לאיבוד – והקשר עם רואה החשבון הופך לאינטליגנטי הרבה יותר", היא מסבירה. "מאז שאני עובדת עם האפליקציה, אני מגדירה את השירות שלי – 'שירות דיגיטלי ואישי'. השירות דיגיטלי בזכות נוחות השימוש ואישי בגלל העובדה שאני יכולה לספק מענה חכם ומיידי ללקוח ולענות לו על כל שאלה בזמן אמת.
היא מוסיפה כי "אם בעבר לקוח שהיה צריך דוחות לבנק, היה צריך לחכות עד לדיווח המע"מ הבא כדי שנדע מה מצבו, כי היה מביא את המסמכים שלו בשקית פעם בחודשיים, היום כל המידע שלו זמין, והנתונים קיימים בזמן אמת"
לדבריה, תמונת המצב מאפשרת לרואה החשבון לספק לעסקים שירותי ייעוץ והדרכה מותאמים אישית. "היום אני יכולה להגיד ללקוחות שלי האם החודש התחיל חלש או נהדר", מסכמת רו"ח אשד גלזר. "כבר לא צריך לחכות חודש וחצי כדי לראות את מצב העסק או להסיק מסקנות. הכל קורה בצורה שקופה לגמרי. אני מאמינה בשקיפות מלאה מול הלקוח – וביכולת של הלקוח לראות את כל הנתונים בזמן אמת".
בעניין זה מדגישה רו"ח אשד גלזר, כי כל בעל עסק עצמאי חייב לשלוט בנתונים של העסק שלו, ושימוש באפליקציה כזו מאפשרת לו לעבוד בצורה נוחה, לייעל את הזמן שהוא משקיע בניהול העסק, ולהיות בשליטה מלאה על העסק שלו.
רו"ח ענת אשד גלזר
טלפון: 073-7693000
למעבר לאתר >>
כתובת: המלאכה 6 בנימינה
לפנייה במייל >>
בשיתוף רו"ח ענת אשד גלזר
