בשנת 2023, מערכות מידע נמצאות בכל מקום. בחברות צעירות ובארגוני ענק, בענפי ההייטק ובתעשיות המסורתיות יותר - לעבודה חכמה עם מערכות טכנולוגיות יש חשיבות אדירה לפעילות יעילה ותקינה של ארגונים. במציאות כזאת, ארגונים רבים נדרשים להקדיש משאבים גדולים לבחירת מערכות המידע המתאימות ביותר עבורן.
מהבעיות שאיתן מתמודדות חברות ועד הפתרון המלא עבורן כאן נכנסת לתמונה חברת Boutique Solutions בראשה עומדת מיכל שטל-דיסקין. החברה מתמחה בניהול פרויקטים וייעוץ מערכות מידע עבור לקוחות מסוגים שונים. במבחן התוצאה, Boutique Solutions מסייעת לארגונים להתייעל ולשדרג את מערכות המידע שלהם מא' ועד ת': מאפיון צרכי הלקוח, דרך בחירת המערכת הנכונה, יישום הפרויקט וניהול מערכות מידע.
שטל-דיסקין הגיעה לעולם מערכות המידע וההתייעלות, לאחר שעבדה במשך 15 שנים כמנהלת אפליקציות ומערכות מידע בחברות הייטק גלובליות. "למעשה, עשיתי את כל התפקידים האפשריים בתחום: פיתוח, אפיון, ניהול פרויקטים וגם ניהול אפליקציות, עד שלפני כשמונה שנים, החלטתי לצאת לדרך עצמאית", היא אומרת. "לקחתי את כל הניסיון ואת כל התהליכים שלמדתי אצל השחקניות המובילות בענף והיום אני מיישמת את הניסיון הזה בפרויקטים שאני מובילה. השילוב הזה בין הניסיון לבין הטכנולוגיה החדשנית, מסייע לארגונים שאיתם אני עובדת: חברות מעולמות ההייטק, התעשייה, האנרגיה, השיווק, המרכזים הלוגיסטיים, וכמעט כל הענפים השונים במשק".
כיצד מערכות מידע יכולות לסייע לארגונים לפתור בעיות?
"בשנת 2023 מערכות מידע יש לכולם, אבל הדרך הנכונה להתחיל ליישם פרויקט היא לנתח את הבעיות ואת האסטרטגיה הארגונית. את המסקנות הללו אנחנו פורטים כדי לייצר מערכות וטכנולוגיות שיביאו פתרון וערך מוסף. לדוגמה, אם לחברה יש יעד אסטרטגי כמו הידוק הקשר עם הלקוח אז משם אנחנו מתחילים. מערכות המידע יכולות להיות הפתרון: בעזרת העמקת יישום שירות הלקוחות או מתן פורטל נגיש ונוח למשתמש או אפילו פיתוח אפליקציות עבור הלקוחות. כשמתחילים בבעיה או באסטרטגיה, קיים ערך מוסף אדיר שמאפשר לארגונים להרוויח מהיישום וההטמעה של הטכנולוגיה".
שם המשחק: גמישות
אחד המאפיינים הבולטים בעבודת חברתBoutique Solutions הוא גמישות. כחברה, בה מכירים היטב את כל המערכות הנפוצות כיום בשוק, הקשר עם הלקוחות בתחילת התהליך מתחיל למעשה כשהם מציבים את האתגר. "תהליך העבודה שלנו מתחיל עוד בשלב הגדרת המטרה. בהמשך אנחנו מאפיינים את הפרויקט ומוצאים את הטכנולוגיות המתאימות", מדגישה שטל-דיסקין. "הרבה פעמים לקוח אומר לי: 'שמעתי שיש משהו חדש', ואז אנחנו בודקים ומשווים פתרונות. זה מה שמאפשר לנו את יכולת הגמישות הגדולה לזרום עם הלקוח לכיוונים שמתאימים לו".
כשזה מגיע להטמעת מערכות מידע, מה ארגונים נוטים לפספס?
"מערכות מידע הן גם בפנים וגם בחוץ: גם בפעילות הפנים-ארגונית וגם בקשר של החברה החוצה. פעם היינו עושים מערכות פנים-ארגוניות שמנהלות את התהליכים הארגוניים במשרד. היום כמעט לכולם יש פתרונות מהסוג הזה, וטוב שכך. כלומר, זה המקום שבו רוב הארגונים נמצאים במצב טוב יחסית.
"כיום רוב הפרויקטים שלנו שעוסקים בזירה הפנים-ארגונית עוסקים בחיבור של כל האנשים שלא נמצאים במשרד: זה בא לידי ביטוי באפליקציות, למי שלא נמצאים במיקום הפיזי של החברה, כמו אנשי מכירות, שירות, נהגים, אנשי שירות ומחסנאים. האתגר הוא לדאוג שכולם ייהנו ממחשוב זמין בזמן אמת. כלומר, שכולם יראו הכול ויעדכנו את המערכת בזמן אמת. דבר שמייעל את התהליכים, חוסך בכסף ובשורה התחתונה נותן שירות ומענה מהיר ללקוחות החברות.
"במבחן התוצאה, מערכות שנועדו לחיצוניים, מייצרות ערך מוסף מדהים, ע"י טכנולוגיה מתאימה אנחנו מפחיתים את העבודה בחברה, משפרים את השירות ומעלים את שביעת הרצון. זה יכול לבוא לידי ביטוי בקשר עם הלקוחות או בקשר עם הספקים. לדוגמה, אם פעם הלקוחות היו מתקשרים לחברה בכל פעם שהיה להם צורך בסיוע, היום ניתן לתת להם לפתוח קריאות שירות בעצמם. בעזרת טכנולוגיה חכמה ניתן לדעת כיצד לזהות את הלקוחות, לייצר ממשק שיאפשר לפתוח קריאה אלקטרונית בקלות, וכך לחסוך ללקוח זמן, וכמו שאנחנו רואים בפרויקטים רבים, גורם לעליה בשביעות רצון הלקוחות מהשירות".
כלומר, מערכות מידע יכולות לשפר את מערכת היחסים בין החברה לבין לקוחותיה.
"לגמרי. כשאנחנו משפרים את הממשק עם הלקוח אנו משפרים את שביעות הרצון שלו וגם מייעלים ומייתרים את הצורך להחזיק אנשים שעונים לטלפון. ברגע שאתה הופך את התהליכים לאוטומטיים ויעילים, אתה חוסך כסף, מתייעל, משפר את איכות השירות ומקטין את פוטנציאל הטעות. כשארגון הופך לנותן שירות טוב יותר הוא מגביר את הפוטנציאל שלקוחותיו יבחרו בו שוב ושוב".
"קיימת תחרות משמעותית בין חברות על הלקוחות. הזמן של הלקוחות שווה הרבה מאוד כסף עבורם ולכן כשהם רואים שהם מקבלים שירות ברמה גבוהה ושחברה חוסכת להם זמן וכסף הם יהיו הרבה יותר מרוצים, ומהצד השני אני והחברות רואים את התוצאות בדו"חות הכספיים שמציגים שיפור ניכר בתוצאות".
כיצד את רואה את היתרונות הללו מתבטאים בשטח?
"לא מזמן היה לי פרויקט בחברה שהחליטה להחליף את כל מערכות המידע שלה. המערכות הקיימות היו ישנות ובחברה רצו לשדרג אותן ולהוסיף אפליקציות לכל אנשי השטח. לפני המהפכה הזאת, כל המידע עבר דרך דפים וביום אחד ביטלנו את התלות הזאת. זה לא תהליך פשוט אבל זה תהליך הכרחי. פתאום כל המידע מעודכן בזמן אמת דרך אפליקציות, במערכות הפנים ארגוניות כל הניירות בוטלו וכמות הטעויות ירדה משמעותית. הלקוח מרגיש את זה בכל מקום: כמות הטלפונים ירדה, הלחץ במשרד פחת, תחלופת ההודעות צומצמה מאוד כי הכל כתוב במערכת. חסכנו גם בזמן, גם בכסף, גם בדפים, גם בכוח אדם - וגם סיפקנו שירות טוב ללקוח הקצה".
מה היתרון של ניהול פרויקטים ע"י מנהל פרויקט חיצוני?
"היתרון המשמעותי הוא שאנחנו מאפשרים לעובדים ולארגון להמשיך לעבוד. אנחנו מומחים בניהול פרויקטים, מקטינים את הסיכון ויודעים כיצד לעשות פרויקט ממוקד. בזמן שאנחנו עושים את הדבר שבו אנחנו מתמחים החברה יכולה להמשיך לעבוד עם מינימום הפרעה, במקצועיות ודיוק מקסימלי. זה היתרון של העבודה עם מנהלי פרויקטים חיצוניים כמונו: הלקוחות שלנו מרוויחים צוות ייעודי למשימת שדרוג המערכות מבלי לשבש את העבודה השוטפת. אנחנו נותנים שירות מקצה לקצה שמאפשר לחברות להיות בראש שקט. אם הם מעוניינים בכך, גם אחרי סיום הפרויקט אנחנו ממשיכים לסייע להם בניהול המערכות".
בשיתוף Boutique Solutions
