איוון טגילצב, הפועל כבר עשרים שנה בתחום מערכות המידע, זיהה לאורך הדרך תבנית שחוזרת על עצמה כמעט בכל ארגון: קליטת מסמכים. מחלקות שלמות יושבות ומטפלות בחומר שנוחת אצלן - הזמנות רכש, חשבוניות ספקים, הסכמים, כשכל מסמך דורש פתיחה, קריאה, החלטה מה לעשות איתו וטיפול ידני.
ב-2021, בעיצומה של הקורונה, פנה אליו לקוח בבקשה לבנות עבורו מוצר לקליטת חשבוניות שיסייע לו להתייעל בתקופה הלא יציבה. איוון וצוותו עשו זאת, ולפי ההערכות המוצר חוסך לחברה מאות אלפי שקלים בכל שנת שימוש. אז גם נולד הרעיון להפוך אותו לחברה עצמאית. בסוף 2024 הוקמה חברת Docflo במטרה לסייע לארגונים להתייעל באזורים התפעוליים ולפנות את הזמן היקר של הצוותים למשימות החשובות באמת, לצמצם טעויות אנוש וכתוצאה מכך לשפר את שורת הרווח של הארגונים.
"מאז אנחנו בונים מוצר שעוסק בפענוח מסמכים", הוא אומר. "הוא לא מוגבל לסוג מסמך מסוים הוא גמיש וסקלבילי, כך שאפשר להשמיש אותו בכל תרחיש עסקי. כל ארגון שקולט מסות של חומר יכול להתייעל משמעותית באמצעותו".
איך זה עובד בפועל?
"המוצר פועל מהענן, מה שמקצר משמעותית את זמן ההטמעה. הוא מתחבר לתיבות הדואר ולשאר מקורות המידע הארגוניים ויודע למשוך מסמכים מכל ערוץ, כך גם נחסך הצורך לשמור מסמכים בתיקיות. בתוך המנוע פועל מגוון כלים, וביניהם OCR לחילוץ טקסט – כולל עברית וכתב יד – לצד מודלי שפה חופשיים שמשפרים את דיוק הפענוח. המערכת מבינה כל מבנה מסמך ומתמודדת איתו לכל אורך הדרך, מהסכם העסקה של עשרים עמודים ועד לדוחות כספיים של מאות עמודים. הלקוח מקבל החזר השקעה כמעט מיידי, בלי פרויקט אינטגרציה ארוך ומסורבל".
תן דוגמה לבעיה שאתם פותרים.
"התרחיש הקלאסי הוא קליטת חשבוניות מספקים – כמעט כל הלקוחות שלנו משתמשים בו באופן שוטף. בדרך כלל חשבונית נוחתת בתיבת המייל של אחד מבעלי התפקידים בארגון, שצריך לפתוח אותה, לקרוא, לזהות לאיזה ספק היא שייכת, לפתוח מערכת ולהקליד את הפרטים, ואז להוריד את המסמך ולצרף אותו למערכת ה-ERP. לפעמים מתווספת גם ההתמודדות עם שגיאות, ובחודש הבא, כשאותו ספק שולח חשבונית דומה, כל התהליך חוזר על עצמו – כי חזרתיות לא הופכת תהליך לאוטומטי. אצלנו היא כן: המערכת לומדת את התנהגות המשתמשים ומשתפרת בזיהוי הנתונים, וכל שנותר לעובד הוא לעבור על המידע ולאשר אותו".
סיפור לקוח: איך קיבלה KIWI את ההשקעה שלה בחזרה תוך חודשיים
לפני שחברת האופנה KIWI בחרה ב־Docflo, הטיפול בלמעלה מ־1,000 חשבוניות ספקים בחודש התבצע בתהליך ידני, שהתבסס במידה רבה על מיילים, הקלדות ומעורבות של מספר גורמים. התהליך היה מורכב, חשוף לטעויות ולעיכובים, והקשה על בקרה ושקיפות לאורך שלבי האישור. לאחר בחינת מספר חלופות בשוק, בחרה החברה ב־Docflo, בין היתר בזכות הגמישות של המערכת, יכולות ההתאמה לתהליכי העבודה בארגון והאינטגרציה המלאה למערכת ה־ERP באמצעות API.
"ההטמעה של Docflo החזירה אצלנו את ההשקעה בתוך כחודשיים בלבד ושינתה מהותית את אופן הטיפול בחשבוניות הספקים", מספר שלומי בדיחי, מנהל מערכות המידע ב־KIWI. "מעבר לחיסכון הכספי, קיבלנו תהליך הרבה יותר מבוקר, שקוף ויעיל, עם פחות טעויות אנוש ויכולת להתמודד עם גידול בהיקפי הפעילות ללא צורך בהגדלה מקבילה של כוח האדם".
סיפור לקוח: איך CBC מאמתת תוויות ברמת הפיקסל, לפני שהן מגיעות לדפוס
בחברה המרכזית למשקאות (CBC) משתמשים בדוקפלו לא לקליטת חשבוניות אלא לתרחיש אחר לגמרי: אימות תוויות ואריזות. המערכת משווה אוטומטית כל גרסה של תווית גרפית מול הגרסה המאושרת, ומזהה חריגה בכל אחת מחמש קטגוריות – טעויות טקסט, שינויים גרפיים, אי-התאמה בין קוביץ לתווית בפועל, בעיות בברקוד ובסימון, וטעויות אנוש אחרות – ברזולוציה שמגיעה לרמת הפיקסל הבודד. בפועל זה אומר בדיקה של מאות תוויות ומסמכים גרפיים בכל חודש, במקום תהליך ידני שתלוי כולו בעין אנושית.
"לפני שהטמענו את דוקפלו, אימות תוויות היה תהליך ידני ועתיר עבודת עיניים – בודק עובר תווית אחר תווית לאורך כל היום, ומזהה אי-התאמה רק אחרי מאמץ מתמשך", מספר אסף אורטנר, מנהל חטיבת דיגיטל ויישומים במערך טכנולוגיות המידע של CBC. "היום המערכת בודקת מאות תוויות ומסמכים גרפיים בכל חודש, ומאתרת חריגה בודדת במקום שבו עין אנושית הייתה עלולה לפספס אותה. זה שינה אצלנו באופן משמעותי את פשטות העבודה מול מסמכים – מתהליך שתלוי לגמרי בריכוז של בן אדם, לתהליך מבוקר ושקוף הרבה יותר, עם הפחתה ממשית בסיכון שתווית שגויה תגיע לשוק ותוביל לתלונות לקוחות".
נשמע שהבינה המלאכותית משחקת כאן תפקיד מרכזי.
"בהחלט. למוצר יכולות AI מתקדמות – זה כמו Chat GPT על סטרואידים. עובד יכול לכתוב שאלה, והמערכת עונה תוך שהיא מחזיקה גם את הידע שבמסמך הספציפי וגם את הידע שבכל שאר מסמכי החברה, כך שאפשר לתשאל אותה גם בהקשר הצר וגם ברחב. לדוגמה: 'מצאי לי הסכמים עם ניגודי עניינים למה שנאמר כאן', או 'מצאי לי תשלומים שלא תואמים את ההסכם עם הספק'. זה אתגר לא פשוט, כי התשובה צריכה להתייחס לכל מאגר המסמכים של החברה – אבל הטכנולוגיה שפיתחנו מצליחה בכך".
איך נראה השוק שבו אתם מתחרים?
"יש לנו מתחרים, אבל גם יתרונות משמעותיים עליהם: הטמעה קצרה בגישת Plug & Play, רמת אבטחה גבוהה, דיוק זיהוי גבוה, גמישות מערכתית שמתמודדת עם כל תרחיש עסקי, והיעדר צורך באימון המערכת – בזכות יכולתה ללמוד ולמפות תבניות בעצמה. יתרון נוסף הוא אינטגרציה מוכנה מראש עם מערכות SAP ופריוריטי".
לאן אתה מתכנן להוביל את החברה?
"בעקבות המענק שקיבלנו מרשות החדשנות על פיתוח שמאפשר למוצר לבנות סוכנים המנתחים מסמכים ומפיקים מהם תובנות עסקיות – אנחנו מתקדמים לכיוון סוכני ERP שיכולים לבצע פעולות אוטונומיות מול מערכות שונות, בדגש על SAP וגם PRIORITY. כולם היום מחפשים את הדרך להפגיש AI עם שורת הרווח ולהוכיח החזר השקעה על הפעלת AI בארגון – וזה בדיוק מה שאנחנו מספקים, בצורה קלה וידידותית".
בשיתוף Docflo
