חברות ובעלי עסקים רבים מקדישים משאבים וזמן רב לשיפור המוצר או השירות אותו הם משווקים, אבל עד כמה הם באמת מכירים את המפגש הראשון של לקוח פוטנציאלי עם העסק, והאם חוויית הממשק הדיגיטלי שהלקוח חווה גורמת לו לרצות לחזור או שמותירה אותו מתוסכל ועצבני?
כאן נכנסת לתמונה Tor4You, שמלווה למעלה מעשור בתי עסק וארגונים שונים. ממרפאות ועסקים קטנים, ועד חברות היי-טק, משרדי ממשלה, משרדי עורכי דין ומוסדות אקדמיים ורפואיים בכל הקשור בניהול תורים ותהליכים המותאמים פרטנית לאופי ולצורכי הארגון.
ממשק אוטומטי ואפקטיבי
בעידן הדיגיטלי המאוד אינטנסיבי, המוצף במוצרים ובשירותים כמעט בכל תחום, התחרות על תשומת ליבו של הלקוח היא עזה. מי שאינו ערוך למענה מדויק ומיידי, לצד שמירת קשרי לקוחות רציפה, עלול למצוא את עצמו מפסיד הרבה כסף. רבים מניחים בטעות שקביעת התור היא חלק שולי בתהליך, אלא שבפועל מדובר במפגש הראשון והמכריע של הלקוח עם בית העסק.
את התובנות האלה הבינו איל דגן ודותן שלו כבר לפני 20 שנה כשבנו יחד ממשק דיגיטלי חדשני עבור חברת היי-טק בניו יורק, ועשור לאחר מכן הקימו כלי יעיל ומתקדם לעסקים וארגונים מכל הסוגים: Tor4You – כלי אונליין, חכם ומותאם אישית, המאפשר ניהול יעיל ופשוט של קביעת תור, תקשורת שוטפת עם הלקוח ובניית חוויית משתמש מיטבית.
Tor4You נוצרה ככלי שמאפשר לעסקים קטנים לנהל את מערך התורים ולתקשר עם לקוחות אונליין בקלות וביעילות, בדומה לארגונים גדולים. לדברי דגן, "באמצעות המערכת כל עסק קטן יכול להירשם בתהליך פשוט ולהקים באופן עצמאי, ללא ידע טכני מוקדם ותוך זמן קצר, ממשק דיגיטלי ולקפוץ מדרגה בכל הקשור לשירות ולניהול. בעל העסק חוסך זמן יקר וכוח אדם ויכול להתרכז בניהול העסק וצמיחתו".
הוא מוסיף כי "נתונים שאספנו במשך עשור מעידים על כך שהמערכת שלנו שולחת תזכורות ואישורי הגעה באופן אוטומטי ומקטינה את שיעור אי ההופעה לתור (No show) ביותר מ-90%. כמו כן, למדנו שכאשר הלקוחות יכולים לקבוע תורים בזמן שנוח להם, יותר מ-30% מהתורים נקבעים מחוץ לשעות הפעילות של העסק ובכך מגדילים באופן משמעותי את הפעילות העסקית".
דגן ושלו מציינים כי לפני עשר שנים מערכות מסוג Tor4You היו קיימות רק בארגונים גדולים, דוגמת קופות חולים. "אנחנו היינו החלוצים שהביאו את אפשרות זימון התורים לעסקים הקטנים והיום קביעת תורים דרך האינטרנט היא חובה לכל עסק, ובגדר 'אם אתה לא שם אתה לא קיים'. לקוח שמחפש שירות כשיש לו מספר חלופות יעדיף תמיד את זו שמאפשרת לו לקבוע ולנהל את התור בעצמו", הם מסבירים.
מעבר לדרישות הבסיסיות של קביעת התור וניהולו, המערכת מתפתחת בהתאם לצורכי בית העסק ומטפלת במגוון נושאים כמו סנכרון יומנים, גביית תשלומים והנפקת חשבוניות, ניהול כרטיסיות ומנויים, תורים מחזוריים, כיתות וסדנאות, העלאת טפסים, ניהול מחירים, קופונים והנחות, ניהול קישורי זום, דיוור באימייל ובסמס ועוד.
"אנחנו מנהלים מיליוני תורים בכל רגע נתון למגוון רחב מאד של עסקים וארגונים ודואגים לתת פתרון מלא לצורכי בית העסק, גם כאשר הדבר דורש פיתוח והוספת התאמות לצורכי הלקוח. כחברה שפועלת מעל לעשור, קשה לבוא אלינו עם דרישה שלא נתקלנו בה", אומר דגן.
ראיית התור כמכלול
התפיסה שניצבת במרכז הגישה של Tor4You היא שהתור אינו סתם מועד למתן השירות. המערכת יודעת לנהל את ההתקשרות של העסק עם הלקוח לפני ואחרי המועד שנקבע, כולל מילוי טפסים ומענה על שאלונים, גביית תשלום, עדכון וביטול התור באופן עצמאי, שליחת תזכורות, בקשת אישורי הגעה ושליחת בקשות למשוב לאחר שניתן השירות, כאשר בכל שלב העסק יכול להתאים את המערכת לצרכים הייעודיים שלו.
בנוסף, מערכת Tor4You כוללת מערכת דוחות גמישה שמבצעת פילוחים של מידע ולסייע לבעל העסק לא רק בתובנות על התנהלותו, אלא גם ליצור הכנסות נוספות ולמנוע הפסדים. כך לדוגמה, רופא שיניים יכול בכמה קליקים לשלוח הודעת תזכורת לביקורת או לשיננית, או לסמן לקוחות שבאופן קבוע לא מגיעים לתורים שקבעו.
המענה הרחב ניתן לא רק לעסקים קטנים,Tor4You מספקת שירותי ניהול תורים לאוניברסיטאות ומוסדות לימוד, בתי חולים, משרדי עורכי דין, חברות ביטוח, משרדי ממשלה ומערכת הביטחון. "ההתרחבות דרשה התמודדות עם אתגרים חדשים כמו ייבוא וייצוא נתונים, שיתוף מידע בין ארגונים שונים, התממשקות למערכות פנימיות של הארגון, אבטחת מידע, התייחסות להרשאות פנים ארגוניות ועוד", מסביר שלו.
פשוט, גמיש ונוח
לנוכח המגוון הרחב של הפונקציות שכוללת המערכת יש מי שיסברו כי הפעלתה דורשת הכשרה ארוכה ומיומנות טכנית. אבל צפייה בהדגמה קצרה של המערכת ממחישה כי כל שנדרש מבעל עסק לצורך הצטרפות הוא תהליך קצר של הרשמה ומשם, יוצאים לדרך. לאחר מכן, ניתן להוסיף בכל שלב פיצ'רים מיוחדים בהתאם לאופי החברה, סוג העסק והשירותים, וכן גם לבחור את נראות ההודעות והמיילים ואופן יצירת הקשר עם הלקוחות.
יתרונות המערכת מתחילים מהדברים הפשוטים כמו קביעת והזזת התור ונמשכים לנקודות ההשקה הרבות האחרות עם קהל הלקוחות, המאפשרות קשר רציף עם קהלים קיימים וחדשים, תוך מתן חוויית לקוח איכותית ושימוש בכלים שיווקיים. "העקרונות שלנו בפיתוח המערכת היו שתהיה פשוטה להגדרה ושימוש, גמישה מספיק כדי להתאים את עצמה לדרישות של כל עסק וקלה ונוחה לתפעול. העיקרון הוא לאפשר לכל עסק להעניק חווית משתמש איכותית לקהל הלקוחות שלו ובו זמנית לאפשר לו להפיק את מירב התועלות העסקיות שמציעה המערכת כדי לאפשר לו להמשיך ולצמוח", מסכמים ב- Tor4You.
Tor4You
טלפון: 03-544-8485
למעבר לאתר >>
בשיתוף Tor4You
