"ראיתי בעיניים איך מכרז אחד שזיהינו בזמן יכול לשנות חברה", אומר גלעד קוט, "הוא יכול לפתוח לה תחום פעילות חדש, להגדיל את היקף העבודה ולתת לה בסיס לתכנון קדימה. לכן אני עדיין מופתע כשאני פוגש חברות גדולות שכלל לא בוחנות מכרזים. וגם כשכבר ניגשים, לא תמיד מתייחסים אליהם ברצינות הראויה לאחד מערוצי הפיתוח העסקי החשובים של החברה".
קוט, יועץ מכרזים ופיתוח עסקי, מלווה חברות, עסקים ועמותות באיתור מכרזים, בבדיקת התאמה, בבניית אסטרטגיית מכרזים ובהגשת הצעות. לאורך שנות עבודתו ליווה זכיות במכרזים בהיקף מצטבר של למעלה ממיליארד שקל. מבחינתו, מכרז אינו רק מסמך שצריך למלא לפני מועד ההגשה, אלא הזדמנות עסקית שצריך לזהות, לבחון ולפתח.
מה מכרז יכול לתת לעסק?
"תתארו לעצמכם חברה שזוכה במכרז של עשרות מיליוני שקלים בשנה בהתקשרות רב-שנתית. זכייה כזו יכולה לשנות את פני החברה. אבל לא צריך להיות חברה גדולה כדי להבין את המשמעות. גם לעסק קטן, לקוח שמשלם ריטיינר חודשי קבוע במשך חמש שנים יכול להיות לקוח עוגן, והעסק יכול לתכנן קדימה בביטחון רב יותר".
לעבודה באמצעות מכרז יש יתרון נוסף: הגוף המפרסם מפרט מראש איזה שירות הוא מבקש, מהם תנאי הסף, כיצד ייבחר הזוכה ומהם תנאי ההתקשרות. "בעסקה רגילה אתה מנסה להבין מה הלקוח רוצה, מה חשוב לו ואיך הוא יכריע בין ההצעות השונות שקיבל", מסביר קוט, "במכרז חלק גדול מכללי המשחק כתוב לפניך. צריך לדעת לקרוא אותם נכון ולבחון אם העסק מסוגל לתת מענה טוב ורווחי".
זכייה עשויה להעניק לעסק גם ניסיון ומוניטין שישרתו אותו בהמשך. חברה שמספקת שירות לגוף ציבורי יכולה להציג את העבודה הזו בפני לקוחות אחרים או במכרזים נוספים. לכן ההחלטה אם לגשת אינה מסתכמת בשאלה כמה אפשר להרוויח עכשיו, אלא גם במה שהזכייה עשויה לאפשר לחברה בהמשך. "הזכייה הראשונה במכרז היא הכי חשובה, כי היא זאת שפותחת את הפתח לכניסה למכרזים נוספים", אומר קוט.
למה עסקים נשארים בחוץ?
למרות הפוטנציאל, קוט מציין שלוש סיבות שגורמות להימנעות של בעלי עסקים או חברות. "'אין מכרזים בתחום שלנו', 'אנחנו לא עומדים בתנאי הסף' ו'המכרז כבר תפור למישהו' הן הסיבות העיקריות שבגללן חברות לא ניגשות למכרז", הוא מבהיר, "אליהן מצטרפת הרתיעה ממסמכים ארוכים, נספחים, טפסים והוראות הגשה.
"חשוב להבין שיש מכרזים בתחומים שאנשים בכלל לא חושבים לחפש בהם, מדיגיטל והפקות ועד תחום הבריאות, תוכנה, אדריכלות ומוקדי שירות. אבל לא כל מכרז שנשמע מתאים בכותרת באמת מתאים לעסק. צריך לבדוק מה העבודה דורשת, לבחון את תנאי הסף ואת שיטת הניקוד, ורק אז להחליט אם כדאי להשקיע בהצעה".
גם אם החברה עדיין לא עומדת בתנאי סף, לא תמיד צריך לוותר על התחום. כשמזהים מראש מכרזים שעשויים להתפרסם בעתיד, אפשר לבדוק איזה ניסיון החברה צריכה לצבור ואילו יכולות עליה לפתח. "אי אפשר להתחיל לבנות ניסיון ביום שבו המכרז מתפרסם", מספר קוט, "ליוויתי בעבר חברה בתחום מתן שירותים מסוימים, לקראת מכרז שעתיד להתפרסם בשנתיים הקרובות, בהיקף של עשרות מיליוני שקלים בשנה. היא עמדה בכל תנאי הסף של המכרז הקודם פרט לתת-תחום מסוים. הצעתי לה להתחיל לבצע את השירותים בתת-התחום הזה, כבר עכשיו בפרויקטים הקיימים שלה, כדי שכשהמכרז יתפרסם יהיה לה הניסיון הנדרש. זאת בדיוק הסיבה שאסטרטגיית מכרזים מתחילה הרבה קודם".
לפעמים ההבדל הוא מילה אחת
קוט נזכר בלקוחה שכבר סיפקה שירותים לרשות מקומית. כשהרשות פירסמה מכרז פומבי להמשך השירות, היא היתה בטוחה שתוכל להתמודד: הרשות הכירה אותה, היתה מרוצה מעבודתה, והשירות היה בדיוק בתחום עיסוקה. "היא אמרה לי: 'זה שלי, הם רוצים אותי'. אבל ברגע שמתפרסם מכרז פומבי, אני בודק אותו מההתחלה", מספר קוט. לקראת המועד האחרון לשאלות הבהרה הוא עבר על תנאי הסף וגילה דרישה לתואר ראשון בתחום מסוים, בעוד שללקוחה היה תואר שני. "מבחינתה היה ברור שתואר שני מספיק. אבל לפי הנוסח, היא לא עמדה בתנאי הסף", הוא נזכר.
קוט הגיש שאלת הבהרה וביקש להוסיף אחרי המילים "תואר ראשון" את המילה "לפחות". הבקשה התקבלה, התנאי עודכן, הלקוחה יכלה להתמודד ובהמשך זכתה במכרז. "בלי בדיקה של המסמכים ובלי שאלת הבהרה בזמן, היא היתה עלולה להישאר מחוץ להליך. לפעמים שינוי קטן בניסוח משנה מי יכול לגשת למכרז", הוא מדגיש.
זאת גם תשובתו למי שמניחים מראש שמכרז מסוים "תפור". לשיטתו, התחושה הזאת מחייבת בדיקה, לא ויתור אוטומטי: מה בדיוק מגביל את ההתמודדות, האם יש לדרישה הצדקה עניינית והאם נכון להעלות שאלה לגביה? לא כל בקשה מתקבלת, אבל שאלת הבהרה מדויקת יכולה להביא לתיקון התנאים ולהרחיב את מעגל המתמודדים.
ממכרז בודד לאסטרטגיית צמיחה
הסיפור הזה ממחיש את הערך של ליווי בהגשת מכרזים, אבל מבחינת קוט העבודה מתחילה לעתים הרבה קודם. הוא מסייע לחברות לאתר הזדמנויות, לבחון את המסמכים ואת הכדאיות העסקית, ולזהות מכרזים עתידיים שכדאי להיערך אליהם. "לפעמים אני מגלה שלחברה יש יכולת להיכנס לתחום פעילות נוסף. לפעמים היא קרובה לעמידה בתנאי סף, אבל צריכה לצבור ניסיון לפני שהמכרז הבא יתפרסם. אלה החלטות של פיתוח עסקי, לא רק של הגשת טפסים".
כאשר חברה מחליטה להתמודד, קוט מלווה אותה בניתוח הדרישות וניקוד האיכות, בבחינת המתחרים, בניסוח שאלות הבהרה, בתמחור ובהכנת ההצעה להגשה. לצד זאת, הוא מסייע לבנות אסטרטגיית מכרזים לאורך זמן ולהכשיר אנשי מכרזים בתוך הארגון. "המטרה היא שחברה תדע אילו הזדמנויות היא מחפשת, איך בודקים אותן ואיך נערכים למכרז הבא, גם כשאין כרגע מכרז על השולחן. הניסיון מלמד איפה חברה עלולה ליפול, אבל בעיקר איפה היא יכולה לצמוח. התפקיד שלי הוא לעזור לה לזהות את ההזדמנות בזמן ולהתמודד נכון".
גלעד קוט
למעבר לאתר >
לפניה במייל >
בשיתוף גלעד קוט
