בעולם המתועש והמתקדם של היום, יעילות היא המפתח להצלחה. עבור חברות גדולות, במיוחד אלו עם פריסה גיאוגרפית נרחבת, טיפול במסמכי הארגון הכולל ניהול מערכות הדפסה וסריקה יכול להיות אתגר משמעותי במיוחד לאורך התהליך העסקי כולו – ייצור, שירותים ולוגיסטיקה. על כך ניתן ללמוד מחברה ישראלית גדולה ומובילה בתחום הייצור, השיווק וההפצה של משקאות ארוזים, שמצאה את עצמה מתמודדת עם אתגר מורכב בניהול מערך ההדפסה שלה.
לחברה פעילות נרחבת הכוללת מרכזים לוגיסטיים, משרדים ומתקני ייצור ברחבי הארץ, כך שהיא מתמודדת עם מספר אתגרים מרכזיים. ראשית, ניהול ציוד ומערך הדפסה מורכב ומבוזר - אתגר לוגיסטי משמעותי עבור כל חברה בסדר גודל כזה. שנית, החברה חייבת להבטיח רמת שירות גבוהה ועקבית בכל אתריה – כאשר נושא ההפצה והמשלוחים הוא 'החוליה המורכבת' בפעילותה. החברה מספקת משלוחים למאות ואלפי נקודות מכר על בסיס יומיומי. בנוסף, יש צורך למנוע בעיות אבטחת מידע הקשורות למערכות הדפסה ולספק פתרונות תוכנה מתקדמים לניהול תהליכי עבודה וטיפול במסמכים. חשוב להוסיף, שהצורך במענה מקצועי מיידי לתקלות וטיפול בהן (ולמי אין?) הוא קריטי. שיהוי במתן שירות או תמיכה – הוא 'אסון'.
חברת "מפעיל" מספקת מעטפת של פתרונות הדפסה וטיפול במסמכים בתפירה אישית ונחשבת מהשחקניות המובילות ופורצות הדרך בתחום. "מפעיל מספקת ללקוח מגוון פתרונות הדפסה מתקדמים וחכמים לאורך שנים", אומר נתן הוכמן, מנהל חטיבת פתרונות הדפסה ארגונית במפעיל. "עם הזמן, הבנו שהם זקוקים לפתרון מקיף לכל מרכזי ההדפסה שלהם, כולל תהליכים מורכבים במיוחד".
הוכמן מסביר על התהליך: "ערכנו סקר מקיף בכל אתרי החברה - ויש רבים כאלה - וגילינו שניתן לייעל משמעותית את מערך ההדפסה, תוך שמירה על רמת השירות הגבוהה הנדרשת ואף לשפרה". הפתרון שהציעה מפעיל כלל ייעול של מערך הציוד והתאמה לצרכי הארגון, על ידי שילוב ציוד מתקדם של מדפסות HP ו-Ricoh במשרדים ובמרכזים הלוגיסטיים - כלומר, עבור כל סוג פעילות, מפעיל התאימה את הפתרון האופטימלי עבורו. בנוסף, הוקם מערך תמיכה מתקדם שכולל מערכת ניטור אוטומטית המזהה תקלות עוד לפני שהלקוח מבחין בהן. המשמעות היא שבמקרים רבים נציגי התמיכה של מפעיל מקבלים התראה על תקלה, צוות מומחים יכול לטפל מרחוק גם בתקלות באופן שהלקוח כלל לא מרגיש, אינו מתעכב בגללן, ועבודתו השוטפת לא נפגעת. לכך יש משמעויות כלכליות גדולות.
המערכת החדשה של מפעיל כוללת גם פתרונות אבטחה מקיפים, שהתמקדו בהגנה על מערכות ההדפסה נגד איומים פוטנציאליים. "פתרונות האבטחה שלנו", מדגיש הוכמן, "מבטיחים שמערכות ההדפסה לא יהוו נקודת תורפה במערך אבטחת המידע של הארגון". לבסוף, הוטמעו פתרונות תוכנה מתקדמים לניהול תהליכי העבודה המייעלים את הטיפול במסמכים בכל שלבי מחזור החיים שלהם, כולל ניהול אוטומטי של מסמכים דיגיטליים וניירת, תוך התאמה מלאה למערכות ה-ERP וה-Office של הארגון.
שינוי רב שלבי
לצד היתרונות שמציגה המערכת החדשה, תהליך ההטמעה דרש גם הוא היערכות ותכנון: "היינו צריכים לשנות הרגלים של עובדים בכל רחבי הארץ", מספר הוכמן. "זה לא היה רק עניין טכני, אלא גם אתגר של ניהול שינוי ארגוני". לשם כך נקטה מפעיל בגישה הדרגתית: "התחלנו עם פיילוט באחד המשרדים המרכזיים, כך למדנו את הצרכים הספציפיים של הלקוח והתאמנו את הפתרון", הוא אומר. "במרכזים הלוגיסטיים מדובר באתגר מורכב במיוחד משום ששם", מסביר הוכמן, "כל זמן השבתה יכול לעלות הרבה מאוד כסף. הפתרון של מפעיל כלל יכולות גיבוי מתקדמות – כך, שבמקרה של תקלה במדפסת אחת, המערכת מנתבת את ההדפסות למדפסת אחרת, עד לתיקונה המהיר של התקלה".
התוצאות לא איחרו לבוא והחברה דיווחה על חיסכון משמעותי בעלויות, שיפור ברמת השירות, וייעול משמעותי בתהליכי העבודה.
היתרון של מפעיל נובע מהניסיון הרב שצברה ביותר מ-85 שנות פעילותה. "אנחנו עובדים עם מגוון רחב של לקוחות, מחברות תעשייתיות דרך בנקים, הייטק, רשתות שיווק, חברות ביטחוניות, תקשורת ועד ארגונים ממשלתיים", אומר הוכמן, "זה מאפשר לנו לקחת ניסיון וידע מתחומים שונים ולהתאימם לצרכים הייחודיים של כל לקוח".
מייעלים עלויות, חושבים על הסביבה
תעשיות רבות ברחבי העולם הולכות ומתיישרות באופי פעילותן לפי עקרונות אחריות תאגידית, חברתית וסביבתית. גם בתחום הזה, מפעיל מצליחה למלא אחר צרכי ודרישות לקוחותיה. "יותר ויותר חברות מבינות את חשיבות צמצום טביעת הרגל הסביבתית שלהן", מסביר הוכמן. "הפתרונות שלנו מתאימים לצרכים אלו, וכוללים מערכות לניהול צריכת הנייר והדיו, וכן אפשרויות למיחזור ציוד ישן. הפתרונות בתחום הזה כוללים גם אפשרות למעבר למערכות דיגיטליות מלאות, באופן שמצמצם את הצורך בהדפסת מסמכים רבים ומפחית את השימוש בנייר. בנוסף, המערכות כוללות ניטור צריכת האנרגיה של המדפסות והמלצות לחיסכון באנרגיה.
"המערכות החדשות קלות יותר לתפעול, והתמיכה המהירה מפחיתה את התסכול שעובדים חווים כשיש תקלות. הממשקים ידידותיים למשתמש כך שתהליכי ההדפסה והסריקה פשוטים ומהירים יותר. העובדים יכולים כעת לבצע את המשימות שלהם במהירות וביעילות, מה שמשפר את התוצאות הכוללות של הארגון", מוסיף הוכמן.
כחברה שפועלת כבר עשורים רבים, במפעיל לא נחים על זרי הדפנה וממשיכים לפתח פתרונות חדשניים כדי לענות על האתגרים המשתנים של הלקוחות. "אנחנו כבר עובדים על פתרונות מבוססי ענן ופתרונות חדשניים נוספים", מגלה הוכמן. "מטרתנו היא להבטיח שלקוחותינו תמיד יעמדו בחזית הטכנולוגיה".
המקרה של חברת המשקאות המובילה מדגים כיצד ניהול נכון של מערך ההדפסה והסריקות תורם באופן ניכר ליעילות ולרווחיות של ארגונים גדולים ומבוזרים. הפתרונות המקיפים של מפעיל מאפשרים לאותו הלקוח להתמקד בייצור ובשיווק מוצריה ושירותיה, תוך שיפור מתמיד ביעילות והפחתת העלויות התפעוליות. בעולם עסקי תחרותי, שבו כל יתרון קטן יכול להיות משמעותי, פתרונות כאלה הופכים להיות חיוניים יותר ויותר, במיוחד עבור חברות בינוניות וגדולות בפריסה רחבה. "היכולת שלנו לספק פתרון מקיף, מותאם אישית לכל לקוח, היא מה שמבדל אותנו", מסכם הוכמן. "איננו רק ספקי ציוד, אלא מביאים ידע, ניסיון וחדשנות המאפשרים ללקוחותינו להתמקד בליבת העסק שלהם. אנחנו מזמינים כל ארגון, במיוחד בינוניים וגדולים, לפנות אלינו", הוא אומר. "הסקר הראשוני שלנו, שהוא ללא עלות וללא התחייבות, יכול לחשוף הזדמנויות משמעותיות לייעול ולחיסכון. אנחנו מאמינים שכל חברה, ללא קשר לגודלה או לתחום פעילותה, יכולה להפיק תועלת משמעותית מפתרון מקיף לניהול מערך ההדפסה".
לפרטים נוספים התקשרו 077-667-0190 או כנסו לאתר mafil.co.il>>
בשיתוף מפעיל
