אחד הסימנים המובהקים ליציאה ממשבר הקורונה העולמי הוא העלייה התלולה בטיסות העסקיות לחו"ל. על-פי נתוני ה-GBTA העולמית שוק ה- Travel העסקי בעולם, טרום הקורונה, עמד על סכום של 1.3 טריליון דולר. בשנת 2020 ירד הסכום לכ-680 ביליון דולר ובשנת 2021 הסכום עלה שוב לכטריליון דולר, כאשר הצפי הוא שעד סוף שנת 2028 סכום ההוצאות על נסיעות יכפיל את עצמו.
"מדובר בהוצאות גדולות מאוד לכל ארגון או חברה, שחלק מהפעילות השוטפת שלהם כולל נסיעות מרובות לחו"ל בין אם מדובר בביקור בכנסים, השתלמויות או פעילות של אנשי רכש, מכירות ושיווק. כל נסיעה שכזו כרוכה בתשלום על כרטיסי הטיסה, שהות בבתי מלון, נסיעות, מזון ועוד. היום באמצעות מערכת TAS שלנו ניתן לנהל את הנסיעה, לשלוט ולקבוע את גובה ההוצאה מראש", אומר אבי קרודו, מנכ"ל חברת comBtas, המשווקת את TAS, מערכת דיגיטלית לפתרון ניהול הוצאות טיסה ונסיעות. "מלבד העובדה שהמערכת חכמה וידידותית למשתמש, יש לה ערך מוסף בכך שהיא חוסכת לארגון בין 15%-23% מההוצאות כבר בשלב ה-PRE-TRIP".
משלבת את העדפות הלקוח
קרודו, המתמחה בתחום הטכנולוגיה, הקים עם שני יזמים את חברת התוכנה "comBtas" לפני כ- 15 שנים, כשמוצר הדגל שלהם היה מערכת לניהול נסיעות והוצאות עובדים לחו"ל. לדברי מנהלי החברה, כיום היא חולשת על יותר מ-80% מהשוק העסקי בישראל, המערכת מוטמעת בלמעלה מ- 1,200 חברות ב- 23 מדינות.
בחברה מציינים כי בין לקוחותיה נמנים חברות וארגונים מהגדולים במשק הישראלי, אל-על, NSO, שטראוס, מובילאיי, WIX, תנובה, שטראוס, פליטיקה ועוד.
"מיומה הראשון הייתה מערכת TAS לפורצת דרך בכל הנוגע לניהול ותכנון הוצאות הנסיעות עסקיות. בשלוש השנים האחרונות המערכת עברה שדרוג משמעותי וכעת ניתן להזין לתוכה נתונים מהסמארטפון וה-WEB ולקבל הצעת מחיר מושלמת לטיסה ולהוצאות הנלוות", ממשיך קרודו.
"בשלב הטמעת המערכת בארגון ניתן להכניס נהלים, אילוצים, התניות, גובה התקציב המאושר וכמובן את מדיניות החברה בכל הנוגע לנסיעות לחו"ל על כל מרכיביה. כשהעובד יכניס את יעד הטיסה למערכת ומשך השהות שלו בחו"ל, המערכת תמצא עבורו את הדיל שיעמוד בכל התנאים ובכך יחסכו זמן רב וכסף מראש", אומר קרודו.
לדברי קרודו המערכת יודעת לשלב בצורה אופטימלית גם את העדפות הלקוח לצד הסטטוס שלו בחברות התעופה, למשל: אם יש לו צבירה של נקודות ב"הנוסע המתמיד" או חברת תעופה מועדפת, אך לא רק. המערכת יודעת לשלוח התראה אם מועד הזמנת הכרטיס נעשתה בזמן בו עלות הטיסה גבוהה יותר. "המערכת גם תדע, על-פי הגדרות מראש, לשלוח את הבקשה לספקים כמו סוכני נסיעות או סוכנויות להשכרת רכב, כדי לבקש הצעת מחיר שיועברו לאישור הגורם הממונה בחברה בהתאם למדיניות שלה. היכולת להיות בשליטה על ההוצאות מראש ולא להתמודד איתן בדיעבד כשהעובד חוזר, היא רבת משמעות", ממשיך קרודו. "עבור ארגונים המבקשים זאת, אנחנו יכולים להטמיע מראש אופציה להזנת נתונים של הוצאות האש"ל הצפויות כדי שהעובד יקבל עליהן אישור מראש, כאשר כל חריגה מהן תהיה על חשבון העובד", מסביר קרודו.
"ירידה בהוצאות חריגות"
קומביטס מציינים כי חידוש נוסף של מערכת TAS התאפשר בזכות העובדה שהיא מוכרת על ידי רשויות המס בהתאם תקנות מה הכנסה החדשות, המקלות על ניהול הוצאות העובדים. מרגע שנשלם תהליך הכרטוס נפתח במערכת טופס לדוח הוצאות. העובד יכול לסרוק את הקבלות של ההוצאות ולהזין אותן למערכת, כך שאין צורך לשמור ניירת ולהתחשבן על ההוצאות עם שובו ארצה. הקבלות נסרקות אוטומטית בארגון ובכפוף לקבלת אישור יועבר זיכוי כספי לעובד לחשבון הבנק, לכרטיס האשראי או בכל פלטפורמה אחרת הנהוגה באותה חברה.
עוד מוסיף קרודו, כי מנתוני הלקוחות הרבים הנעזרים במערכת TAS לניהול ותכנון טיסות עסקיות, עולה בבירור שחלה ירידה משמעותית בגובה ההוצאות של החברות לצד עלייה ביכולת של הממונים לפקח על הנושא ביתר קלות. "בפילוח של מרכיבי ההוצאות השכיחים בנסיעה לחו"ל רואים בבירור כיצד ירדו החריגות בהוצאות בזכות רישום מהיר אונליין, אוטומציה והגדרה מדויקת של מדיניות החברה", מסביר קרודו. "לדוגמה: הגבלה על סוג המחלקה בטיסה, דרגת המלון, הצלבה בזמן אמת בין הצעת המחיר של סוכן הנסיעות לחיוב בפועל, הזמנת כרטיס במועד הזול ביותר, חיסכון בזמן טיפול של הנהלת החשבונות או משאבי אנוש בהחזר ההוצאות לעובדים ועוד", הוא מפרט.
"בחלק מהחברות למשל זיהו שיש עובדים שהזמינו כרטיסי טיסה ליעדים בהם אין להן עסקים. העובדים עצרו לקונקשיין לטיול פרטי בסופ"ש והמשיכו לכנס. לפני הטמעת המערכת זה היה עובר מבלי שמישהו היה מודע לכך. גם כמות הרז'קטים על הוצאות פחתה מאוד. היום העובד יודע מראש על מה הוא צפוי לקבל החזר הוצאות, כך שנמנעת אי נעימות בעת החזרה ארצה. כל התהליך של תכנון נסיעה עסקית לחו"ל הופך לפשוט יותר הן לעובד והן למעסיק", ממשיך קרודו. "כעת, משענף הנסיעות לחו"ל חווה התעוררות אנחנו רואים עלייה בהיקף הנסיעות העסקיות לחו"ל, המשתקפת גם בעובדה שיש לנו גידול של פי שלוש בחתימת חוזים עם חברות חדשות שבחרו להטמיע את המערכת שלנו".
"כבית תוכנה המקדם טכנולוגיה ופיתוח, אנחנו מעדכנים את המערכת שלנו ומתאימים אותה עבור החברה או הארגון, כך שהם ימצו את כל האפשרויות שלה בצורה מיטבית, יחסכו זמן והרבה מאוד כסף בתהליך של End-to-end solution", מסכם קרודו.
קומביטס
כתובת: אחווה 4, הוד השרון
טלפון: 09-7603230
לפרטים נוספים על TAS, מערכת דיגיטלית מתקדמת לניהול הוצאות עובדים, לחצו כאן>>>
בשיתוף קומביטס
