את מקומם של המבנים הנמוכים תפסה בשנים האחרונות הבנייה הרוויה, שבה ניתן לאכלס לעתים גם מאות דיירים בבניין אחד. בניינים אלה מאופיינים במערכות חכמות וחדישות, לצד תשתית מורכבת, החל בחשמל, דרך הכניסה האוטומטית וכלה בגורס האשפה. דבר נוסף שמאפיין את הבניינים החדשים הוא הצורך בניהול מקיף והיכולת לפתור תקלות, לנהל את הלובי והשטחים המשותפים, ולדאוג לניקיון, לגביית הכספים וניהולם ולתחזוקה השוטפת, לרבות טיפול בתקלות. מדובר בניהול בסדר גודל שמצריך הרבה יותר מוועד הבית המסורתי והמוכר.
בין הראשונים שזיהו את הצורך בניהול מקצועי ומקיף ברבי הקומות, שבהכרח משפיע על חוויית המגורים – הוא אלון בירן, שכבר לפני עשרים שנה הקים את חברת פריים האוס, המתמחה בניהול מבנים.
כמי שמכיר לעומק את התחום, בירן מצביע על סיבה נוספת שהפכה את ניהול הבניינים החיצוני להכרחי ומבוקש: ״בשנים האחרונות אנשים הפכו להרבה יותר עסוקים, בנוסף לגידול במספר הדירות להשקעה ולאופי הבניינים שהפכו לגורדי שחקים. כל בניין הוא ממש כמו עיר קטנה", הוא מסביר ומציין כי "כיום הפונקציה של ניהול מבנים רלוונטית גם לבניינים קטנים, אם משום שלוועד קצת נמאס מהתפקיד כפוי הטובה, ואם משום שנדרשת קבלת החלטות בין שכנים שלא תמיד מסתדרים".
קריאת שירות בכל שעה
פריים האוס נותנת מענה בכל אזור גוש דן. בירן מציין כי לכל בניין אופי ומורכבות משלו. ״אלפי אנשים שגרים באותו הבניין עם מערכות וחניונים של אלפי מטרים דורשים מעטפת של ניהול חיצוני ואובייקטיבי, במיוחד בשכונות המודרניות שדורשות התעסקות וטיפול מקצועי מדי יום״, הוא מדגיש ואומר כי החברה בבעלותו נותנת מעטפת תחזוקתית מלאה: התקשרות והפעלת בעלי מקצוע, דוגמת עובדי גינה וחשמלאים; טיפול בתקלות, כמו למשל מעלית תקועה; וניהול קופת הדיירים, חשבונות החשמל והמים של הבניין ותהליך הגבייה. זאת בנוסף לניהול השטחים הציבוריים, שחלקם מוגדרים כמסחריים, בבניינים של עירוב שימושים.
העבודה עם מתחמים ובניינים חדשים מחייבת גם את פריים האוס לא להפסיק ולהתעדכן. כחברה שאינה קופאת על השמרים, פיתחה פריים האוס אפליקציה ייעודית לשימוש כל אחד מהדיירים שיכול לקבל מידע ולפתוח קריאת שירות בכל שעה. ״השירותים שלנו כוללים פלטפורמות מתקדמות המציגות מידע מעודכן וחשוב, ומאפשרות חיסכון עצום בזמן ובכסף״, אומר בירן. ״כל זה מתאפשר בזכות היותנו חברה ותיקה שמכירה את נוהלי התחזוקה של המערכות השונות, מתעסקת בדוחות גבייה ובדוחות כספיים, ומבינה את חשיבות השקיפות והאמינות של ניהול הקופה הציבורית״.
ניהול גם לפני האכלוס
בירן מסביר כי חשוב לשריין שירותי ניהול ואחזקת המבנה עוד לפני שלב האכלוס, כדי לבצע העברת מערכות מהיזם לחברת הניהול לאחר הטמעתן. ״רגע לפני העברת הבניין מהיזם או הקבלן, אנחנו מקבלים את המושכות. התהליך כולל הדרכה על כל המערכות החכמות והתייחסות לפרמטרים נוספים חשובים שיש לקחת בחשבון בניהול המבנה״, הוא אומר. ״כך, ברגע שהדיירים עוברים לגור בבית החדש, הכל מוכן למגורים, גם מהצד שלנו״.
אחד השלבים החשובים שבירן מונה הוא הערכת הצורך התקציבי ועלות צפויה של כלל השירותים, מביטוח, חשבון חשמל, ניקיון, עלויות גינון ועוד. ״על פי חישוב זה מחלקים את דמי ועד הבית, וכך כל דייר יודע מראש כמה עליו לשלם מדי חודש״, הוא מסביר ומדגיש שוב את חשיבות השקיפות המלאה שבאה לידי ביטוי בהגשת הדוחות הכספיים לדיירים הכוללים הכנסות והוצאות, בנוסף לקרן פחת המוקצית לתחזוקה, שיפור ושימור התשתיות, כמו גם תקלות בלתי צפויות.
איך בוחרים חברת אחזקה?
רבים מודעים ליתרונות חברת האחזקה, אך אחת השאלות שאיתה מתמודדים דיירים רבים היא כיצד לבחור את החברה שתנהל את הבניין ותשפר את חוויית המגורים. כשהשאלה מוצגת לבירן, הוא מסביר: "הדבר הראשון הוא איתור בעל מקצוע שבאמת אכפת לו. זה מרכיב חשוב בקבלת כל שירות, על אחת כמה וכמה שמדובר בניהול ואופרציה שלמה שבה כל פגיעה בחתיכה מהפאזל יכולה למוטט הכל. חברת ניהול מבנים אכפתית ומקצועית יכולה ליצור מעטפת מקצועית ולשמר את המבנה לאורך זמן. בקטגוריה זו חשוב לשים לב גם למענה הפרסונלי ולזמינות של חברת הניהול ובעלי המקצוע. תארו לעצמכם יום ויותר ללא מעלית תקינה; ללא חשמל פועל; או חוסר מענה בעת נזילה שמציפה את הבניין. מומלץ גם לפני חתימת החוזה לבחון את שירות הלקוחות, מאדיבות הנציגים ועד למענה שניתן 24/7".
קריטריון חשוב נוסף הוא הוותק והמוניטין: ניסיון רב שנים ומשובים חיוביים אותנטיים המתייחסים לנכסים דומים לבניין הרלוונטי יוצרים תשתית איתנה לניהול הבניין. בירן אף ממליץ לבקר בבניינים שמנהלת החברה שבחרתם, כדי להתרשם ממקור ראשון.
בנוסף, חשוב לבדוק מראש את השירותים הכלולים. "רוב המגדלים, במיוחד המודרניים הכוללים עשרות דירות, דורשים מענה גנרי ודומה. עם זאת, וגם כשמדובר בבניינים ישנים יותר ועם 2-3 קומות בלבד, חשוב שכלל השירותים שמציעה חברת הניהול ייתנו מענה לאופי הבניין ולתמהיל הדיירים", אומר בירן ומדגיש: "חשוב גם לשים לב לחברות שמציעות מגוון רחב של שירותים, לעומת אחרות המתמחות בשירותים מסוימים".
היבט נוסף שחשוב לבדוק לפני שבוחרים חברת אחזקה הוא עניין התשלום. אחזקת מבנה יכולה להיות יקרה, ולכן לעתים חשוב לתעדף את השירותים, במיוחד כאשר יש תקציב מוגדר מראש. בנוסף, חשוב שתהיה שקיפות מלאה בניהול קופת הדיירים ותיעוד של כל הוצאה לשימושם. כמו כן, חשוב לתמחר מראש כל תיקון או נזק, ובמקרי קיצון לבקש הצעת מחיר אחת או יותר.
"חברת אחזקה נבחנת גם בשימוש בטכנולוגיות ושיטות מתקדמות", אומר בירן לסיכום. "המערכות המוטמעות בבניינים החדשים והמחודשים דורשות פתרונות מתקדמים שיאפשרו פעילות מיטבית ולאורך זמן. כך גם כשמדובר בהצגת דוחות תקופתיים וניהול חשבון הבנק. לכן, בנוסף לבקשת רישיון תפעול, חשוב לוודא שהחברה הנבחרת מתמחה בכל ההיבטים של ניהול בתים, לרבות ניהול פיננסי ואנשי מקצוע מעולים בתחומם".
