לפני שפנה לעולם ניהול הבניינים המשותפים עבד חן ינוס כעורך דין במשך יותר מעשר שנים וצבר ניסיון בעולמות של ניהול תהליכים ופרויקטים מורכבים וביצוע עסקאות. לאורך השנים, כמשכיר, כשוכר וכמי שבקיא בתחום הנדל"ן, הוא למד להכיר ועדי בתים וחברות ניהול. "נתקלתי במצבים שבהם היו ליקויים בשירות שקיבלו הדיירים ובתחזוקת הבניין, שהובילו בסופו של דבר לחוסר תקשורת ושקיפות מול בעלי הנכסים, בלאי ושחיקה של מערכות הבניין, דבר שמוריד את ערך הנכס, כאשר המטרה בכלל צריכה להיות שימור והשבחת הנכס. הבנתי שיש ואקום שאני יכול להיכנס אליו ולעשות את הדברים בצורה טובה יותר", מספר ינוס שהקים את חברת הוועד — ניהול בתים משותפים. "יצאתי לדרך עם רצון אמיתי לעשות טוב לאנשים, כשבכל צומת מלווה אותי השאלה כיצד אני כלקוח הייתי רוצה שיתנהלו מולי", הוא מוסיף.
נקודות המבט השונות שזימנה לינוס הקריירה המגוונת שלו, הביאו אותו למסקנה שניהול לקוי של ועד הבית משפיע באופן ניכר לא רק על איכות החיים של הדיירים אלא גם על שווי הנכס. "בניין שנראה טוב מבחינה חיצונית, מתוחזק היטב והמערכות בו פועלות ללא דופי, יהיה בעל שווי גבוה מבניין מוזנח", הוא קובע. לדבריו, כדי לשמור על רמת תחזוקה גבוהה, ב"הוועד" יוזמים ביקורות שגרתיות בנכסים ונותנים מענה מיידי לתקלות, וכך יכולים לאתרן ולמנוע אותן כבר בשלב מאוד ראשוני, ולחסוך כסף עבור הטיפול בהן בשלב מתקדם, או למנוע מצב שבו מערכות עיקריות מושבתות. מה שקרוי תחזוקת מנע.
בעניין זה מספר ינוס על מקרה שבו נחסכו בבניין נזקים כבדים והוצאה כספית עצומה הודות לאיתור מוקדם של תקלה. באחת מהביקורות השגרתיות התגלתה נזילה בקו מים ראשי בחדר המשאבות העליון של הבניין, שנמצא בקומה האחרונה. בדיוק מתחתיו נמצא לוח החשמל ופיר המעלית בבניין: "הבניין עבר אלינו במצב שבו לא נעשו בדיקות שגרתיות כמקובל אצלנו, ונזילה דומה התגלתה זמן מה קודם לכן, אך רק לאחר שמים זלגו אל לוח החשמל ותא המעלית. נציגות הבניין טיפלה אז בבעיה ושולמו עבור תיקונים סך של עשרות אלפי שקלים. במהלך בדיקה שגרתית בבניין זיהינו נזילה בשלב ראשוני, ותיקנו אותה במקום. בעלי הדירות שבעי רצון ויודעים שהבניין שלהם מנוהל בצורה מיטבית".
חזון משותף ותמימות דעים
החזון של ינוס בא לידי ביטוי בכל שלבי הפעילות של הוועד— ניהול בתים משותפים. בהקמת החברה הוא חרט על דגלו שלושה עקרונות מנחים שלפיהם מתבצעים כלל הפעילות, הליווי והתקשורת השוטפת: שירות איכותי, מקצועיות ללא פשרות ושקיפות. בהיבטי השירות, חן מספר שבתחילת התקשרות עם בניין חדש, הוא והצוות שלו לומדים את תשתיות הבניין והצרכים של בעלי הנכס. ניהול הבניינים מתבצע באמצעות מערכת ממוחשבת, שבה מנוהל תקציב הבניין ובאמצעותה גם נשלחות הודעות לדיירים ונרשמים דו"חות שונים, יומן אירועים פניות דיירים, מערכת תזכורות ביקורת מערכות ועוד.
היתרון העיקרי של המערכת, לדברי ינוס, הוא ניהול הדוק של הבניין ומתן מענה מהיר לכל פנייה. "תמיד יש מענה מקצועי, מתאים ובזמן", הוא אומר. "ללקוחות שהם פחות טכנולוגיים אנחנו מציעים ליצור איתנו קשר בכל דרך. במידת הצורך אנחנו מגיעים, פוגשים את הדיירת או הדייר ומטפלים בדברים באופן אישי". מעבר לנוחות שבביצוע כלל הפעולות בלחיצת כפתור, המערכת מאפשרת גם שקיפות מרבית לדיירים.
עם החזון והכלים האלה, חברת הוועד מנהלת בניינים, בעיקר באזור תל אביב. חלקם בניינים חדשים שהתאכלסו לאחר סיום הבנייה, וחלקם הצטרפו מתוך הצורך של דיירי הבניין בליווי חיצוני. כשמדובר בבניינים חדשים, בחברה שותפים לתהליך המסירה מול היזם, קבלת המערכות וסיורים עם כל בעלי המקצוע שהתקינו את מערכות הבניין. זאת כדי להכיר לעומק את המערכות ולתפעל אותן באופן מקצועי ובטוח לשם שמירה על תקינות המערכות, ביטחון הדיירים ורווחתם. בבניינים קיימים עובר צוות החברה על כל המערכות בצורה מסודרת, יוצר קשר עם ספקי שירות קיימים או חדשים ובונה מערך ייחודי של אנשי מקצוע לכל היבטי התחזוקה בבניין.
ינוס מעיד כי אנשי השטח של החברה מגיעים לכל בניין אחת לשבוע ואף יותר מכך, תלוי בסוג הבניין והצרכים הדרושים, לא רק בעקבות קריאה יזומה. "אנחנו מבצעים בדיקה של הבניין, מניקיון וגינון ועד איתור תקלות במערכות המים והביוב, ופועלים לפי תוכנית עבודה שנתית שאנו בונים ובביצוע אנשי מקצוע מומחים בתחומם", הוא מסביר ומציין כי את צוות הבק־אופיס של החברה מובילה מנהלת אדמיניסטרטיבית, יחד עם הצוות שמקנה שירות לקוחות שוטף ומפקח על מערך הביקורות והביקורים.
תחום חשוב נוסף שמצריך ניהול וקשר אישי נוגע למערכת היחסים בין הדיירים. סכסוכי שכנים על רקע של תיקונים, תקלות ונזילות הם עניין שכיח, ולכן בחברת הוועד מבקשים להביא את הבניין למצב שבו כל דייר יכול להסיר דאגה מלבו ולהשאיר את הטיפול בידי חברת הניהול המקצועית. "אנחנו רותמים את הדיירים לחזון המשותף של נראות הבניין והטיפול בו, ומסייעים ליצור תמימות דעים בהחלטות היום־יום. הראייה המרחבית שלנו מאפשרת יציאה מהקופסה, ואנחנו חושבים על פתרונות עוד לפני שהדיירים ידעו שיש בעיה. הדיירים מעידים על שיפור נראות הבניין, תחזוקת המערכות או על כך שהם רואים שאכפת לנו, ולשם כך אנחנו עושים את מה שאנחנו עושים", אומר ינוס לסיכום.
בשיתוף עם הוועד — ניהול בתים משותפים
