עורכי דין מוצאים את עצמם משקיעים שעות יקרות במרדף אחר מסמכים, חישובי שעות ומעקב אחר מועדי דיונים, ובמקום לתעל את הניסיון והיצירתיות המשפטית שלהם לטובת הלקוחות, הם טובעים בבירוקרטיה. את הפער הזה פותרת חברת "כדין" עם מערכת CRM מתקדמת בענן, המשלבת בינה מלאכותית ומנהלת אוטומטית את כל זרימת העבודה, החל בניהול התיקים, דרך חתימות דיגיטליות וכלה בתקשורת שוטפת מול לקוח הקצה. בתוך חודשיים הצטרפו לשירות המערכת כבר מאות משרדי עורכי דין.
את השינוי מוביל דודי פרטוש, מתכנת עם יותר מ-15 שנות ניסיון ופיתוח של עשרות מערכות, שזיהה את הצורך בשוק. "כשנחשפתי למערכות שיש לעורכי דין, הבנתי שיש פער עצום בין חוויית המשתמש שאנו רגילים אליה באפליקציות, לבין הכלים המיושנים שיש להם", הוא מסביר. "במקום להתקין אפליקציות על דסקטופ, בונים היום מערכת בענןוהכל נגיש, מהיר ונוח. מה שמאפשר לנו להוסיף שיפורים בצורה שוטפת ואת העדכונים מקבליםאוטומטית".
עוזר AI משפטי
מערכת "כדין" הופכת את ניהול המשרד לאוטומטי כשהיא מרכזת תיקים, מסמכים ויומן המסונכרן ישירות עם בתי המשפט, ומציעה פורטל לקוחות לשירות עצמי, חתימות דיגיטליות ועדכוני סטטוס בתיק. לב המערכת הוא עוזר AI משפטי, המנסח טיוטות, מנתח מסמכים ומייצר משימות אוטומטית. החברה אף שכללה את הווטסאפ העסקי עם בוט חכם המשיב ללקוחות על בסיס אתר המשרד, מעדכן בסטטוס התיק ומאפשר לעורך הדין לשאול את ה-AI שאלות. לצד סנכרון מיילים שוטף, החברה מפתחת פיצ'ר ייחודי בתשלום נוסף, שימיין ויחלק את הקבצים מהמייל ישירות לתיק, כמו דוחות משטרה או פרוטוקולים, לתיקיות הנכונות.
הפלטפורמה מותאמת לכל סוגי המשרדים - מעורכי דין בודדים היכולים לצמוח ולהוסיף עובדים בלחיצת כפתור ועד למשרדי ענק. המבנה הארגוני מנוהל באמצעות מנגנון הרשאות המפריד בין תפקידים, כמו הגבלת המזכירות לניהול כספים וחשיפת עורכי הדין לתיקים הרלוונטיים להם. כל הנתונים מוצפנים, והפלטפורמה כפופה לכללי האתיקה של לשכת עורכי הדין, לרבות שמירה על חיסיון עורך דין-לקוח. ההטמעה פשוטה ומהירה, כשתהליך העבודה מתחיל ביצירת משתמש חדש, ואחריו ניתן להזין תיקים ידנית או להעלות קובץ אקסל קיים. המערכת מזהה וממיינת את הנתונים, ומאפשרת להתחיל לעבוד באותו יום.
איך פיצחתם את מחסום החשש של עורכי הדין לאמץ מערכת חדשה?
"עורכי דין נרתעים לעתים מטכנולוגיה, מחשש להפוך לאנשי תמיכה טכנית, ולכן יצרנו ממשק ברור שמרגיש מוכר כמו האפליקציות בנייד. אנחנו קשובים לכאבים שלהם ומעדכנים את המערכת בהתאם. אם משהו מסובך, נפשט, וכשמשהו חסר, נשלים. כך הוספנו יכולות סינון מתקדמות, תזכורות חכמות לפני דיונים, צ'אט פנימי לדיון על תיקים ודשבורד מרכזי שמציג תמונה כללית של משימות המשרד".
ההקשבה ומהירות התגובה של "כדין" הן גם מיתרונותיה. היא משחררת עדכונים המבוססים על בקשות מהשטח, והיישום מתבצע לעתים באותו יום או תוך ימים בודדים במקרים מורכבים. "המערכת שמה דגש על חוויית משתמש מודרנית ואינטואיטיבית לעורכי הדין וללקוחות הקצה שלהם", מסכם פרטוש. "החזון שלנו הוא להפוך את הניהול השוטף לכמעט אוטומטי ושקוף עבור עורכי הדין. המטרה היא לפטור אותם מהנטל הבירוקרטי, כדי שיוכלו להתרכז במה שחשוב באמת: ליווי הלקוחות, מתן שירות טוב, מדויק ומהיר וייעול העבודה המשפטית".
בשיתוף חברת כדין
