פתרונות מיקור חוץ לעסקים: חיסכון במשאבים ובזמן יקר

בעלי עסקים רבים מתמודדים עם ניהול של מספר גורמים במקביל ולעיתים לא מצליחים להשתלט על כלל המשתנים – מה שיכול להוביל לבעיות בהמשך. כיום ניתן להיעזר בשירותים ייחודיים שיכולים לשים סוף לתופעה

שחר אמאנו, שרית ליבנה אנשכנזי וניבה שור
תוכן שיווקי
שתפו כתבה במיילשתפו כתבה במייל
אדם בחליפה מחזיק טלפון נייד
פתרונות מיקור חוץ לעסקים: חיסכון במשאבים ובזמן יקרצילום: shutterstock
שחר אמאנו, שרית ליבנה אנשכנזי וניבה שור
תוכן שיווקי

כדי לנהל עסק מוצלח דרושות יכולות רבות, כמו גם משאבים לצורך בקרה ושליטה מלאים. אך לא מעט בעלי עסקים אינם מצליחים להשתלט על כלל הגורמים המחייבים טיפול והכוונה. פתרונות מיקור חוץ לעסקים כוללים מגוון רחב של אפשרויות אשר יכולות לאפשר לבעל העסק להתמקד בניהול השוטף או בכל נושא אחר. אך חשוב לבחור בחברה המתאימה שתספק את השירות המדויק ביותר בהתאם לצרכים. בין החברות הפועלות בתחום: WeDoAll, קונפורטי, ERG פתרונות מחשוב ותוכנה ופרואקטיב משאבי אנוש.

nullWeDoAll – מיקור חוץ אדמינסטרטיבי וניהולי לעסק שלכם

ארגונים ועסקים מתפתחים מכירים את האתגר שבגיוס עובדי משרד הכשירים לעבודה ויכולים להתחיל לעבוד באופן מיידי. תהליכי המיון עלולים לגרום לעיכוב השווה כסף ופגיעה בזרימת העבודה, ולעתים גם להתחלת התהליך מחדש במקרה של אי התאמה לאחר הקליטה.

כדי לחסוך הסירבול וליהנות מכוח אדם איכותי ומקצועי, נולדו בשוק פתרונות במיקור חוץ. "אנו מסייעות לבעל החברה או העסק לצמוח ולהתפתח, 'מורידות' מעליו את כל המטלות היומיומיות, את עבודות המשרד ותומכות בעבודה השוטפת. הוא מצידו מקבל כוח אדם איכותי ומקצועי, שמוכשר להיכנס לעבודה מיידית", מסבירה גלית מ – WeDoAll פתרונות אדמיניסטרציה מתקדמים.

חברת WeDoAll הוקמה על-ידי גלית ונעמי, המביאות לידי ביטוי ניסיון של 20 שנה בארגונים גדולים ופועלות מול חברות במגזר הציבורי, משרדי עורכי דין, חברות כלכליות, מפעלים ועוד. "אנו מתאימות לכל לקוח את החליפה המתאימה לו. העבודה מתחילה בשיחה של אפיון צרכים ולימוד הלקוח, שנלקח באופן אישי", אומרת נעמי.

"הרבה בעלי עסקים נשאבים למטלות היומיות ולא מפנים את עצמם לעבודה של פיתוח העסק"צילום: shutterstock

ב- WeDoAllמציעים שירותים כמו עוזרת אישית לבכירים, אדמיניסטרציה וניהול משרד, קשרי לקוחות, מענה ללידים ועוד. קודם להתקשרות, לומד צוות החברה את הלקוח ומאפיינים את צרכיו מבחינת היקף השעות, התקציב, היקף המשאבים, העבודה הנדרשת ותעדוף ביצוע המטלות.

"הרבה בעלי עסקים נשאבים למטלות היומיות ולא מפנים את עצמם לעבודה של פיתוח העסק. הם מתפתים 'לחסוך' כסף ולא להעסיק עוזרת לניהול המשרד ובכך מפסידים פיתוח ולקוחות חדשים", אומרים בחברה, "אנחנו הפתרון: עזרה משרדית שהם צריכים בתקציב שהם קובעים ויכולים לעמוד בו".

אז למה בעצם לא להעסיק עובד באופן ישיר?
"לחברות מתפתחות זה לא תמיד מתאים, וגם קשה למצוא עובד שיסכים לעבוד שעה או שעתיים ביום. העסקת עובדים היא לא רק משכורת, יש להוסיף לכך עלויות של עובד-מעביד (בערך 30%), עלויות של הכשרת עובד, שימור עובדים ומתנות לחגים, עמדת עבודה וציוד משרדי. אצלנו בעל החברה משלם רק עבור השירות שהוא צורך ואת כל השאר אנחנו סופגות".

איזה סוגים של מטלות מבצעת WeDoAll?
"החל ממענה ללקוחות, טיפול בחשבוניות, התעסקות עם ספקים, הוצאת הצעות מחיר, מענה ללידים, ביצוע פולואפים ועוד. המטלות האלה שואבות הרבה מאוד זמן לבעל העסק, והפתרון לכך הוא עובד במיקור חוץ".

"קשה למצוא עובד שיסכים לעבוד שעה או שעתיים ביום"צילום: shutterstock

ב- WeDoAll מיישמים את הניסיון והידע העצום שנצברו במהלך השנים בניהול מערכות ציבוריות גדולות גם לטובת העולם העסקי וארגונים מתפתחים.

איך הידע שלכן בא לידי ביטוי בעבודה עם חברות ועסקים?
"אנחנו בוחנות את תהליכי העבודה במהלך שיחת האפיון, ולאחר תקופת עבודה קצרה מוצאות את הדרך לייעל תהליכים, לקצר זמנים ולחסוך כסף ללקוח", מספרת נעמי, "אנחנו ממליצות על עבודה עם כלים טכנולוגיים חדשים, הופכות תהליכים לאוטומטיים ובונות מחדש תהליכי עבודה קיימים שאפשר לשפר".

עם איזה חברות אתם עובדים, לדוגמה?
"זה מאוד מגוון. אנחנו עובדים עם חברות הנדסה, חברות כלכליות, משרדי עורכי דין גדולים, חברות שיווק וגם עם עסקים קטנים יותר שהם פחות או יותר one man show. כולם בוחרים להתמקד בניהול העסק ואת התחום האדמיניסטרטיבי להוציא החוצה".

האם חברות שעובדות אתכן צריכות להתחייב לתקופת זמן?
"רוב הלקוחות שלנו פועלים על בסיס שעתי-חודשי, וללא התחייבות. המקצועיות שלנו והיחס האדיב הובילו לקוחות להתקשר איתנו למשך חודשים ארוכים בידיעה שיקבלו עובדים מקצועיים ויעילים. אנחנו רוצות התקשרויות ארוכות טווח ויש לנו יש מוטיבציה פנימית להצלחה".

ב- WeDoAll, כך מספרות מנהלות החברה, תהליכי העבודה נעשים בשקיפות מלאה כלפי הלקוח ובדיסקרטיות כלפי חוץ. "הלקוח יודע בדיוק מה הוא משלם בכל חודש. אנחנו מחויבות לסטנדרט הגבוה ביותר, ליחס אישי ולזמינות גבוהה לכל לקוח".

האם ראיתם ביקוש גבוה יותר בזמן הקורונה?
"כן. עובדים רבים הוצאו לחל"ת ועסקים רבים צמצמו את היקף העבודה. גם עכשיו פונים אלינו הרבה עסקים שלא מצליחים לגייס עובדים או להחזירם מחל"ת".

WeDoAll
מעבר לאתר >>
טלפון: 050-9004576
לכתובת המייל >>

--------------------------------

nullקונפורטי

ניהול עסק עצמאי יכול להוביל לעיתים לכאבי ראש בשל הצורך להתמודד עם כמה חזיתות במקביל. כדי להצליח באמת, חייב בעל העסק לבחור את אנשי המקצוע הנכונים שיטפלו עבורו בחלק מהתחומים ויאפשרו לו להתמקד בניהול העסק שלו, אך לא תמיד יש לו את המשאבים לכך. במחלקת הכספים והנהלת החשבונות של "קונפורטי" פיתחו במיוחד לשם כך מערכת מידע המציגה לבעל העסק את מצבו ומספקים לו במיקור חוץ ניהול כספי יעיל וחדשני המאפשר לו להתמקד בניהול העסק שלו. "אנחנו עושים עבור הלקוח כל מה שקשור לכסף שלו, ומנפקים לו לאחר מכן קוד מידע שמראה בדיוק מה עשינו עבורו", מסבירים בקונפורטי.

את המשרד מוביל רו"ח דני קונפורטי, שכיהן כסמנכ"ל כספים במגוון חברות בתחום התעשייה, המסחר, החקלאות והליסינג. בין היתר, שימש קונפורטי כסמנכ"ל כספים ב"גרנות" ואחראי על ייעול והבראת עסקים, והובלת התארגנויות עסקיות מהפסד לרווח. הוא עשה זאת תוך הפגנת יצירתיות וחשיבה מקורית שאותן הוא מיישם גם בקונפורטי, בה נבנו מערכות פיננסיות יעילות לטובת הלקוח בהתאמה אישית. החשיבה יושמה במחלקת הכספים והנהלת החשבונות של קונפורטי, שמצליחה לגשר על הפער שנוצר בין הניהול הכספי של הלקוח לבין הנהלת החברה, ולאפשר לבעל העסק ליישם אסטרטגיות ניהוליות בהסתמך על המידע המדויק שמספק מנהל הכספים העובד במיקור החוץ.

השירותים שאותם מציעה מחלקת הכספים והנהלת החשבונות של קונפורטי מתמקדים בעיקר בעסקי המסעדנות ברים ובתי קפה ורשתות מזון. הם נועדו, בין היתר, עבור לקוחות שאין להם צורך בהעסקת איש מקצוע מנוסה בתחום הכספים במשרה מלאה, וניתנים בתמורה לריטיינר חודשי. ההצלחה של מחלקת הכספים והנהלת החשבונות של קונפורטי היא פועל יוצא של ניתוח נכון של המידע העסקי ויעילות חסרת תקדים ברישומים החשבונאים. באמצעות מערכות המידע שלה, המחלקה משקפת לבעל העסק את מצבו הכספי, ומציעה לו, על סמך ניסיונה העשיר, דרכים לשיפר וייעול על מנת להשיא את רווחי העסק.

מערכות פיננסיות יעילות לטובת הלקוח בהתאמה אישית. קונפורטיצילום: shutterstock

היתרון הגדול בשירות של מחלקת הכספים והנהלת החשבונות במיקור חוץ הוא בהורדת נטל ההתעסקות בכספים מהלקוח והיעדר התלות בגורם יחיד בעסק. מערכת הבקרה שנבנתה מאפשרת לבעל העסק לראות בכל רגע נתון את הפעילות שנעשית עבורו, ולהתאים את הפעילות שלו במהלכה או בעת מתן הדוח החודשי על פי המלצות המומחים של קונפורטי.

"אנחנו מעבירים אלינו את האחריות הכספית, חשבונאית, שכר, ובכך משאירים ללקוח את הזמן לנהל את העסק שלו כמו שרק הוא יודע". אומרים במחלקת הכספים והנהלת החשבונות של החברה. "התמונה המוצגת לעסק היא תמונת ניתוח עסקי ברורה וממוחשבת, תוך התמקדות בנושאים הטעונים שיפור והתייעלות בנושאי הלייבר והפודקוסט".

הניהול הכספי המדוקדק של קונפורטי הצליח לשנות את התמונה עבור לא מעט בעלי מסעדות בתי קפה וברים, שנקלטו כלקוחות עם הפסדים ותוך כדי עבודה משותפת וניתוח דוחות הביאו עצמם לריווחיות. בין היתר, המדובר בעסקים שצלחו בעזרת קונפורטי את תקופת משבר הקרונה באמצעות מענקים, צמצום עלויות ושינוי מתווה עסקי להתאמה למשבר.

"העולם של היום הוא מידע. אנחנו עושים הכל כדי לתת ללקוח לנהל את העסק שלו בצורה הטובה ביותר, ואת זה הוא יכול לעשות באמצעות הנתונים הכספיים המדויקים שניתן לו בכל חודש. את כל השירות אנחנו מעניקים במיקור חוץ ומרחוק, אך מי שרוצה יכול גם שנגיע אליו בימי הגשת הדוחות או לניהול טופסולוגיה במקרה שמדובר במאות עובדים".

קונפורטי
סניף רעננה רחהסדנא 2
טלפון: 09-8800-690
מעבר לאתר >>
לכתובת המייל >>

---------------------------------

nullERG פתרונות מחשוב ותוכנה

"מערך מחשוב יציב ויעיל הוא חלק קריטי בעבודתו התקינה של ארגון", אומר איל גבעון, מנכ"ל ERG פתרונות מחשוב ותוכנה. "למעשה, שירותי המחשוב הם כמו אחד מכלי הייצור בתהליך העבודה, שלולא הם עבודת הארגון ועובדיו נפגעת ומתעכבת. הפתרונות והשירות המקצועי שאנו מציעים מתגברים על בעיה זו ושומרים על מערך מחשוב תקין ופעיל בארגון".

אילו בעיות נוצרות כאשר מערך המחשוב לא מתופעל ומתוחזק כראוי?
"חייבים להתחיל להתייחס למערך המחשוב בארגון כמו למכונת ייצור, שכאשר היא מואטת או נתקעת כל העסק תקוע ולא מייצר הכנסה", מסביר איל. "מי לא מכיר את המצב שבו תקלה חוזרת ונשנית במערכת המחשוב נשארת ללא מענה מספק ופשוט אי אפשר להמשיך לעבוד ככה.

"על מנת לתחזק ולתפעל את מערך המחשוב, ארגונים רבים בוחרים חברת שירות או אדם מטעמם שתפקידו לתת מענה בתחום זה. עם זאת, עדיין בהרבה מקרים השירות שניתן מתבצע בצורה שטחית, לא מקצועית ולא רצינית וגורם לתקלות ועיכובים רבים, היוצרים לארגון נזק והפסדים גדולים".

"חייבים להתחיל להתייחס למערך המחשוב בארגון כמו למכונת ייצור"צילום: shutterstock

אפשר גם אחרת?
"בוודאי. מאחורי הפתרונות שמציעה חברת ERG עומדים קודם כל ערכים של אמינות ושקיפות, לצד עבודה מסודרת, רצינית ונקיה. הפתרונות שנציע ללקוח הם תמיד אלו שנבחר בהם בשביל עצמנו והם כוללים מערך תיחקור וביקורת שקוף ויסודי, גם עבור מקרים שהשתבשו.

"החיבור שאנו עורכים בין עבודה מסודרת ומדויקת, לבין צוות מקצועי ומנוסה, הוא מה שמאפשר לנו לתת שירות מעולה ללקוחותינו", מדגיש איל. "עבודה לפי נהלים מסודרים כוללת רצף של בדיקות מתוזמנות המוודאות שהשרתים תקינים, רוחב הפס בסדר, הגיבויים מתבצעים בצורה רציפה ותקינה, האנטי-וירוס פועל כראוי ומעודכן ולא תוקע את עבודת המחשבים, ועוד. אחת לתקופה אנו עורכים בדיקת התאוששות מאסון, המוודאת שבמקרה של השבתה המערכת תוכל להתאושש לפי תוכנית שעובדת באמת ולא רק על הנייר".

מהו התהליך המקצועי לשיקום והקמה של מערך מחשוב תקין?
"בשלב הראשון אנו עורכים סקר הכולל בדיקה יסודית של תשתית המחשוב, התקשורת והאבטחה בארגון, בדיקת תקלות חוזרות והשבתות והערכת צרכי הארגון ואפשרויות לשינויים עתידיים. לאחר מכן, אנו מגדירים את הפתרונות המתאימים, לאור צרכי הארגון, את נהלי התחזוקה השוטפים, צוות המומחים המתאים ותהליכי הניהול והבקרה הנדרשים. במידה ויש צורך בפרויקטים לביצוע יישור קו, הם מוגדרים בשלב זה.

"לאחר שלבי ההכנה הראשונים, מגיע שלב החפיפה ולקיחת האחריות על מערך המחשוב ולאחר מכן מתחילים לעבוד. השירות השוטף מתבצע על-ידי צוות במיקור חוץ מטעם ERG הפועל בארגון באופן קבוע במשרה מלאה או חלקית, בשילוב מרכז התמיכה שלנו וצוות המומחים שלנו – כך שכל צרכי הארגון מכוסים".

מהם היתרונות של שירותי מחשוב במיקור חוץ?
"היתרונות המרכזיים בבחירת ERG פתרונות מחשוב ותוכנה כספק שירותי המחשוב במיקור חוץ הם קודם כל אהבת המקצוע – אנחנו באמת אוהבים טכנולוגיה ונהנים לספק שירותי המחשוב. אנחנו אוהבים לפתור בעיות, להוביל קדימה ארגונים ונהנים לראות את השיפור בתוצאות יחד עם הלקוח. מעבר לכך ניסיון של יותר מ-20 שנה מאפשר לנו לבצע עבור הלקוחות פרויקטים, תחזוקה ותמיכה ברמה הגבוה ביותר בצורה מסודרת על בסיס נהלים שפשוט עובדים.

"שירותי המחשוב במיקור חוץ של ERG , חוסכים לארגון זמן וכסף הנובעים מתפעול תקין של המערכת ועבודה יעילה של משתמשים ומייתרים אחזקת עובדים מקצועיים, גיוס והכשרה שוטפת שלהם. האתגרים שאיתם מתמודד הארגון הם עבורנו עניין שבשגרה ואנו ניגשים אליהם עם המון ניסיון ומומחיות, על-פי נהלי עבודה מוגדרים שבנינו לאורך השנים".

איל מדגיש כי "ברוב המקרים, ספקי מיקור חוץ ישרתו אתכם בצורה טובה יותר ממחלקה פנים ארגונית שחוקה ועייפה. לעומתה, אנחנו פשוט אוהבים את העבודה שלנו ועבורנו היא אינה מובנית מאליה".

ERG פתרונות מחשוב ותוכנה
אבא הילל 7, רמת גן, קומה 14

מעבר לאתר >>

----------------------------------------

nullפרואקטיב - ניהול משאבי אנוש במיקור חוץ

"בתקופת הקורונה עסקנו בעיקר בבניית נהלים לעבודה מהבית, הכשרת מנהלים בניהול עובדים מרחוק והמון שיחות עידוד להפחתת מתח ולחץ עם הנהלים העובדים", מספר תמיר אבני, מייסד ומנכ"ל "פרואקטיב משאבי אנוש", חברה המספקת שירותי ניהול משאבי אנוש במיקור חוץ לחברות קטנות ובינוניות. "לימדנו אותם שמה שעושה את ההבדל בניהול מרחוק היא התקשורת השוטפת והמשמעותית עם העובדים גם בהיבט המקצועי וגם בהיבט הבינאישי (כתחליף לשיחת המסדרון, למשל). גילינו יחד שאפשר לגייס ולקלוט עובדים באמצעות תהליך גיוס מקצועי וקליטה 'מחבקת' גם מרחוק. בחלק מהחברות נאלצנו להוציא עובדים לחל״ת, אך גם אז עשינו זאת עם המון שקיפות, הסברה ותקשורת מכבדת, שהשאירו הרגשה טובה בקרב העובדים שחזרו לעבודה בהזדמנות הראשונה שהדבר התאפשר".

עוד מסביר תמיר כי גם בימים כתיקונם היתרונות של משאבי אנוש במיקור חוץ הם רבים, בוודאי כשמדובר בארגונים שאין בהם הצדקה כלכלית לאייש תקן של מנהלת משאבי אנוש במשרה מלאה. "בעזרתנו הם מקבלים מנהלת משאבי אנוש מקצועית ומיומנת שזוכה לתמיכה וליווי של צוות מומחים, בבניית תשתיות לתהליכי משאבי אנוש, ולווי מנהלים בשיפור יכולות הניהול והתקשורת, כל זאת על-מנת למקסם את הפוטנציאל של העובדים ולהביא להצלחה עסקית".

תשאלו את תמיר פרק 4 - למה צריך לשים לב כשבוחרים מנהל/ת מש"א?קרדיט: פרואקטיב משאבי אנוש

ניהול משאבי אנוש היברידי

הקונספט של משאבי אנוש במיקור חוץ בנוי על התאמה מקצועית של מנהלת משאבי האנוש במשרה חלקית, העובדת במשרדי הארגון ומהבית, קרי, ניהול משאבי אנוש היברידי. בארגונים רבים, בהם אין פונקציית משאבי אנוש מסיבות שונות, המנכ״ל והמנהלים נאלצים לגייס עובדים בעצמם ולטפל בכל צרכיהם במקביל לביצוע המשימות האחרות שנגזרות מתפקידם.

"חשוב לדעת שהמשמעות של ויתור על מנהלת משאבי אנוש מקצועית עלול לעלות לחברה הון. כך למשל, כאשר נעשית טעות בגיוס של עובד זה יעלה לחברה בין 5-6 משכורות, עזיבה של עובד מקצועי וותיק עולה לחברה כ- 14 משכורות", ממשיך תמיר. "הסיבה השכיחה ביותר לעזיבה של עובד את הארגון היא יחס המנהל הישיר שלו והתחושה שהוא אינו מוערך מספיק ולא מממש את הפוטנציאל שלו. תפקידנו כאנשי משאבי אנוש הוא ללמד את המנהלים להיות שם עבור עובדיהם ולהיות קשובים להם, כך נקבל עובדים מחויבים ושבעי רצון שיעמדו ביעדיהם העסקיים".

ליווי מקצועי של ההון האנושי

השירות של "פרואקטיב משאבי אנוש" כולל בנייה של תשתית, נהלים ותהליכים של משאבי אנוש מותאמים להחברה, בהם: גיוס וקליטת עובדים, ליווי שוטף שלהם בצרכים משתנים, הגדרת תפקידים, קביעה של מדיניות שכר, ליווי מנהלים, ביסוס והטמעה של תהליכי משוב והערכה, פיתוח מנהלים ועובדים, תכניות תגמול ותמרוץ וטיפול בסיומי העסקה. "לנגד עינינו עומדת תמיד טובת הארגון על מנהליו ועובדיו. אנחנו פועלים בשקיפות מלאה על-מנת להגשים את הייעוד שלנו ביצירת יתרון תחרותי באמצעות ליווי מקצועי של ההון האנושי. אמנם אנחנו חברה חיצונית לארגון, אך מחויבים אליו ופועלים כשותפים אסטרטגיים מתוך רצון שהוא יצליח ושאיפה לשיפור מתמיד".

תמיר אבניצילום: Ella Faust

החברה הוקמה לפני כ- 13 שנים, על-ידי תמיר אבני, לו ניסיון של שנים רבות במשרות בכירות של ניהול משאבי אנוש, במטרה להעניק שירותי משאבי אנוש איכותיים ומקצועיים לחברות וארגונים קטנים ובינוניים. בחברה מועסקות כיום 30 מנהלות משאבי אנוש, מנהלות פיתוח ארגוני ורכזות גיוס, מנוסות מאוד שנותנות שירות מקצועי במשרה חלקית או מלאה בתוך הארגון או מרחוק, בהתאם לצרכים של הארגון.

כחלק ממדיניות החברה, משתתפות מנהלות משאבי האנוש של פרואקטיב במפגשי סיעור מוחות, העשרה ודיונים על דילמות ניהוליות שונות, כאשר כל אחת תורמת מתחומי המומחיות שלה ומעולמות התוכן הקרובים אליה. שירות נוסף של החברה הוא מענה לחברות גדולות בתגבור זמני (או קבוע) של רכזי גיוס או מנהלי משאבי אנוש וליווי מנהלי משאבי אנוש בשיפור תהליכי משאבי אנוש. בין לקוחותיה: חברות היי-טק מתחומי הטכנולוגיה, ביו-טק, פארמה, אד-טק ופינטק, חברות סחר ושירותים, מפעלי תעשייה ועוד.

פרואקטיב משאבי אנוש
שנקר 1, WeWork, הרצליה
טלפון: 050-6002600
מעבר לאתר >>
לפרופיל הלינקדאין >>
לעמוד הפייסבוק >>