מהי המשכיות עסקית ולמה היא קריטית?
תוכנית המשכיות עסקית מבטיחה שהעסק ימשיך לפעול במינימום הפרעה לשירות הלקוחות, תוך דאגה לתזרים המזומנים, מיטוב המשאבים הקיימים ושמירה על אמון הלקוחות. בתקופות של חוסר ודאות, מציאות משתנה ומשברים מתמשכים צצות בעיות: לקוחות עוצרים תשלומים, יש שינויים דרסטיים בלוחות הזמנים, השמים נסגרים לפתע או פשוט עייפות ושחיקה. התגובה האנושית הטבעית של בעלי עסקים רבים היא תופעת ה- Fight, flight, freeze (הילחם, ברח או קפא). הקיפאון הזה מסוכן לעסק, שכן הבעיות לא ייפתרו מעצמן.
כדי לשרוד ואף לצמוח, עלינו לאמץ גישה של הליכה לפתרונות, ולהחזיר לעצמנו את תחושת השליטה. הדרך היעילה ביותר לעשות זאת היא באמצעות תוכנית המשכיות עסקית (BCP - Business Continuity Planning).
התוכנית מעניקה לבעל העסק שקט נפשי, מחזירה את תחושת השליטה במה שניתן, ומאפשרת לו להוות דוגמה אישית לעובדים ולמשפחה. היערכות נכונה אף מאפשרת יצירת הזדמנויות עסקיות חדשות דווקא בעת משבר. מדובר בתהליך קל הדורש מסגרת בסיסית בלבד, אינו עולה דבר (שכן אתם מחליטים אילו פעולות לנקוט) ויכול לקחת דקות ספורות ביום.
מהם השלבים ליצירת תוכנית המשכיות עסקית?
1. זיהוי והערכת סיכונים – בשלב זה ממפים את האיומים הפוטנציאליים לעסק. בזמן חירום נמפה את "בעיות הכאן ועכשיו" שתוקעות אותנו, כגון חוסר ודאות לגבי מסרים שיווקיים, אתגרי יבוא ויצוא או חוסר מוטיבציה של העובדים.
2. הערכה ותעדוף באמצעות מטריצת סיכונים - כדי לא ללכת לאיבוד בתוך הכאוס, יש להשתמש במטריצת הערכת סיכונים חזותית המגדירה סדרי עדיפויות. עבור ניהול סיטואציה עכשווית נכפיל את ציון רמת החומרה (1-5) בציון מורכבות הפתרון (1-5). תוצאת המכפלה (בין 1 ל-25) תציף מיד את הבעיות. ציון של 25 מעיד על בעיה קריטית הדורשת טיפול מיידי (האזור האדום). אך כדי לצאת ממצב של קיפאון ולהניע את גלגל העשייה, ההמלצה היא להתחיל דווקא ממשימה קלה הנמצאת ב"אזור הירוק" (ציון נמוך), כדי לחוות הצלחה מהירה ולשפר את האנרגיה.
3. תכנון ופעולה - לאחר התעדוף, יש להגדיר יעדים ברורים, כגון מהו זמן ההשבתה המקובל לעסק במקרה חריג. את היעדים יש לתרגם לתוכנית פעולה אקטיבית באמצעות טבלת Action Items. בטבלה זו נפרק את המשימות הגדולות לצעדים קטנים ונשאל: מה עלינו לעשות ב-24 השעות הקרובות? ב-48 השעות? עד רזולוציה של שבוע וחודש. הטבלה חייבת לכלול שתי עמודות קריטיות נוספות: ממי לבקש עזרה - מיפוי אנשי מקצוע, קולגות או ספקים שיכולים לסייע בפתרון; וכן שותף לאחריות - מציאת פרטנר שאיתו נעבור על רשימת המשימות מדי יום. המחויבות לאדם נוסף מאפשרת סיעור מוחות משותף ומונעת התחמקות מביצוע הפעולות הנדרשות.
4. ניטור וסקירה - תוכנית המשכיות עסקית אינה מסמך שכותבים ושוכחים במגירה; היא דורשת עדכון שוטף. מומלץ לאמץ את המודל של "עצור, הסתכל, תקן, פעל" ולבצע הערכת מצב מדי בוקר.
מה המהות של תהליך ניהול משברים מסוג זה?
ניהול משברים אינו מתמקד בשליטה על המצב החיצוני – שכן לרוב אין לנו יכולת להשפיע עליו. הוא מתמקד בשליטה על התגובות והפעולות שלנו. על ידי הצעדים שהוגדרו מעלה, כל בעל עסק יכול להיעזר באחרים, לחלץ את עצמו מקיפאון, לחזור לעשייה אפקטיבית ולהבטיח את יציבות העסק גם בימים הסוערים ביותר.
הכותב הוא מאמן ומאיץ עסקי לחברות ולארגונים המתמחה בהצמחת עסקים.
ניר מקובסקי אימון עסקי
למעבר לאתר >>
בשיתוף ניר מקובסקי
