בעולם העסקי המודרני, שבו רשתות קמעונאיות, סיטונאים וחברות לוגיסטיקה נדרשים לפעול במהירות שיא ובדיוק מרבי, ניהול המידע הופך לאתגר המרכזי של הארגון. חברות רבות מוצאות את עצמן מתמרנות בין ספקים שונים: תוכנה אחת לקופה הרושמת, מערכת אחרת לניהול המלאי, ספק שלישי עבור הנהלת החשבונות ואפליקציה חיצונית לניהול סוכני השטח. התוצאה? "חוסר סנכרון, אובדן זמן יקר ותקלות שקשה לאתר את מקורן", מסבירה ליעד גולדשטיין, מנהלת לקוחות קמעונאיים ואופטיקה בחברת קו מערכות. "בימים אלה ממש אנחנו חותמים על הסכם עם לקוח גדול חדש, שעובר אלינו בדיוק בגלל הפיזור הזה. הייתה להם קופה מספק אחד, תוכנה פיננסית מאחר, וכשהם רצו פיתוח או נתקלו בתקלה – הם פשוט לא ידעו למי לפנות. אצלנו הפתרון מקיף ומרוכז תחת קורת גג אחת".
חברת קו מערכות, שהוקמה בשנת 1979 על ידי נחום שפיר ואלי שור, מלווה את המשק הישראלי כבר למעלה מ-45 שנה כחברת תוכנה כחול-לבן. החברה, המעסיקה כיום כ-50 עובדים, פועלת בשלושה ורטיקלים מרכזיים: עולם ה-ERP והלוגיסטיקה (היושב בקיסריה), תחום התיירות (עם לקוחות עוגן דוגמת חברת 'ישראייר') ותחום הבנקאות והפיננסים (הממוקם ברחובות ומספק את מערכות הליבה למשכנתאות של בנק ירושלים, כלל, הפניקס, מימון ישיר, הראל, קרדיט 360 ועוד). אולם, כחלק מתנופת הפיתוח הרוחבית של החברה, בשנים האחרונות מושם דגש משמעותי גם על מהפכת ה-ERP מקצה לקצה בשילוב מערכות בינה מלאכותית (AI) שמייעלות את שרשרת האספקה מהנמל ועד לבית הלקוח.
שרשרת אספקה חכמה
עולם ה-ERP (ניהול משאבי ארגון) של קו מערכות משרת כמה מהשמות הגדולים ביותר בשוק הסיטונאי והקמעונאי בישראל, בהם ליימן שליסל, עוף עוז, יחיעם ועוד. המערכת מנהלת את הפעילות העסקית באופן מלא – החל משלב היבוא והרכש, דרך השיווק והמכירות, ועד למערכת הפיננסית המלאה.
"התוכנה שלנו מספקת פתרון קצה לקצה", מסביר עומרי בן שטרית, מנהל פיתוח ERP בקו מערכות, בעל תואר ראשון במדעי המחשב ומתמטיקה. "קחו למשל חברה שמזמינה סחורה מתאילנד. כשהם מבצעים את הרכישה, ההזמנה מתבצעת ישירות במערכת שלנו. כשהסחורה מגיעה לנמל, אנחנו מקבלים עדכון, מבצעים את תהליכי המכס ויודעים בדיוק מה הגיע. משם, העברת הסחורה מהנמל למחסני החברה נעשית באמצעות מסופוני מחסן חכמים שפיתחנו בארגון (In-House). מסופון הליקוט יודע מה הוזמן, קולט את המלאי, ואם יש הפרשים בין ההזמנה למה שהגיע בפועל – המערכת יודעת לבצע את הפעולות הפיננסיות וההתחשבנויות מול הספק בחו"ל באופן אוטומטי לחלוטין".
החדשנות הלוגיסטית לא נעצרת במחסן. בן שטרית חושף מוצר חדשני נוסף שעולה בימים אלה לאוויר: מערכת (POD (Proof of Delivery – אישור מסירה. "בנינו מוצר שמוטמע ישירות במכשירים הניידים או בטאבלטים של הנהגים שמבצעים את האספקה לשטח", הוא מתאר. "במקום לצאת עם ערמות של ניירות וטפסים, הנהג רואה באפליקציה את המיקומים ותעודות המשלוח. המערכת משתמשת בבינה מלאכותית (AI) כדי לתכנן עבורו את מסלול הנסיעה האולטימטיבי והחסכוני ביותר. הלקוח חותם דיגיטלית על הטאבלט, התעודה החתומה והסרוקה עוברת באופן מיידי חזרה למערכת ה-ERP, והכל נשמר במערכת הסריקות הרוחבית שפיתחנו. אין יותר ניירת, אין טפסים שהטשטשו או אבדו. הכל דיגיטלי, מהיר וירוק".
מסופון AI לסוכנים בשטח
לצד מסופוני המחסן, קו מערכות פיתחה את "מסופון הסוכן" – כלי עבודה עוצמתי עבור אנשי המכירות שנמצאים בשטח. המסופון מאפשר לסוכן לקבל בזמן אמת את כל המידע הרלוונטי על הלקוח מולו הוא עומד: מבצעים ייעודיים, היסטוריית רכישות, חובות כספיים ופריטים מועדפים. המערכת אף מאכנת את מיקום הסוכן, מאפשרת צילום תמונות מהשטח ומבצעת פעולות פיננסיות וסליקת תשלומים ישירה.
אולם השדרוג המשמעותי ביותר שמיושם בימים אלו הוא שילוב מערכות ה-BI AI (בינה עסקית מבוססת בינה מלאכותית). "פיתחנו כלי שמתחבר לנתוני הלקוח ומציג תמונה מלאה על מצב החברה בראייה מאקרו-ניהולית, באמצעות גרפים וניתוחי עומק", מפרט בן שטרית. "היכולת המרכזית והחשובה ביותר כאן היא היכולת לתשאל את המערכת בשפה חופשית. מנהל או סוכן יכולים פשוט לשאול: 'מי הסוכן שמכר הכי הרבה ממוצר X באזור המרכז?' או 'איזה לקוח קנה הכי הרבה החודש?'. את הכלי הזה, שהוא אתר אינטרנטי, אנחנו מטמיעים כעת ישירות בתוך פלטפורמות כמו טלגרם ווואטסאפ, כדי לאפשר למנהלים לקבל תשובות מיידיות ונתוני מכירות מבוססי AI מכל מקום ובכל רגע".
השימוש ב-AI מיושם בחברה גם כלפי פנים וכלפי חוץ במערך השירות. החברה הטמיעה צ'אט-בוט חכם מבוסס בינה מלאכותית שלמד והוזן בכל המדריכים הטכניים של תוכנת ה-ERP. הלקוחות יכולים לשאול את הבוט שאלות תפעוליות מורכבות (כמו "כיצד ניתן לבצע השוואה רב-שנתית של נתוני מכירות ברשת?") ולקבל תשובה מדויקת ומיידית, מה ששומר על הידע הארגוני ומקצר את זמני ההמתנה. בנוסף, מערכת שירות הלקוחות של החברה משלבת AI לניתוח תקלות חוזרות והפקת פתרונות אוטומטיים מהירים.
המהפכה בעולם האופטיקה
אחד מסיפורי ההצלחה הבולטים של קו מערכות הוא פיתוח מערכת ייעודית וייחודית לעולם האופטיקה, הפועלת בסנכרון מלא עם הקופות הרושמות ומערכת ה-ERP. על לקוחותיה הגדולים של מערכת זו נמנות רשת אופטיקנה המובילה ורשת אופטינייס הפועלת במגזר הערבי. לאחרונה סיימה החברה שדרוג מקיף של המערכות הללו.
"מערכת האופטיקה שלנו פותחה בשיתוף פעולה הדוק עם מומחים בתחום, והיא מדברת לחלוטין בשפת האופטומטריסטים", אומרת ליעד גולדשטיין בגאווה. "הייחוד שלה הוא בכך שהיא מאחדת את העולם הקליני, העולם התפעולי והעולם הפיננסי למערכת אחת חכמה. האופטומטריסט מזין את נתוני בדיקת הראייה במערכת. המערכת חכמה מספיק כדי להמליץ אילו עדשות מותאמות בצורה הטובה ביותר למסגרת שהלקוח בחר, מה שמייעל את התהליך וחוסך טעויות אנוש יקרות. כשהלקוח ניגש לקופה, המוכר מושך את ההזמנה הקלינית במסך, מוסיף פריטים במידת הצורך והתשלום מתבצע".
הקסם האמיתי קורה מאחורי הקלעים ברגע סגירת העסקה: "ברגע ששולם סכום מסוים, המערכת מעדכנת אוטומטית את המלאי והמוצר נגרע", מפרטת גולדשטיין. "החשבונית מסתנכרנת מיד עם הנהלת החשבונות ומערכת הפיננסים. יתרה מכך, פיתחנו ממשקים אוטומטיים חכמים מול הספקים: רשתות אופטיקה לא יכולות להחזיק סטוקים אינסופיים של עדשות משקפיים מכל המספרים. המערכת מזהה שברגע שהלקוח שילם מעל 50% מהעסקה, נשלחת באופן אוטומטי ובזמן אמת הזמנת רכש מדויקת לספק העדשות החיצוני. ניהול המלאי הופך למדויק, ללא עודפים מיותרים ובהתאם לצריכה בפועל. המנהלים הבכירים יכולים לצפות בכל רגע נתון בדו"חות רווחיות של כל סניף וסניף". המערכת כוללת גם רכיב CRM (ניהול קשרי לקוחות) מובנה, השולח באופן אוטומטי הודעות על מבצעים, הטבות ימי הולדת ותזכורות ללקוחות.
"הלקוחות שלנו גדלו איתנו"
בשוק שבו פועלות חברות ענק בינלאומיות, בקו מערכות מדגישים כי היתרון התחרותי שלהם נובע מהשילוב בין טכנולוגיית ענן מתקדמת לבין מודל שירות אישי וגמיש. כל מערכות החברה מוצעות במודל SaaS (תוכנה כשירות) המבוססת בענן, עם שרתי גיבוי מאובטחים, וממשקים מוכנים (Plug & Play) לאתרי אונליין, רשתות קמעונאות וסופרמרקטים.
"המערכת הפיננסית שלנו היא חזקה ומקיפה ביותר, וכוללת ניהול מערך פעילות מורכב מול לקוחות אסטרטגיים מובילים במשק בהם ענקית קמעונאות המזון אושר עד. היתרון הגדול שלנו הוא הגמישות – בעוד שבמקומות אחרים תהליך פיתוח דורש אפיון נוקשה וסגור מראש, אנחנו עובדים בשיטה אג'ילית (Agile). המערכת משתדרגת כל הזמן, ממשקי המשתמש מתעדכנים באופן רציף, ותמיד ניתן לבצע התאמות, שינויים ופיתוחים ייחודיים לפי צרכי הלקוח המשתנים", מסביר בן שטרית.
גולדשטיין מסכמת את תפיסת העולם של החברה, שמאפשרת לה לשמור על לקוחותיה לאורך עשורים: "למרות שאנחנו מחזיקים במערכות טכנולוגיות שהושקעו בהן עשרות שנות אדם, חשוב לנו להישאר חברה בוטיקית באופייה. לכל לקוח אצלנו יש מנהל לקוח אישי וקבוע שמכיר את התוכנות שלו ואת הצרכים הייחודיים שלו מאלף ועד תיו. אין צורך לעבור בין אנשי שירות שונים בכל פעם שמתעוררת שאלה. זה מאפשר מתן שירות מעולה, טיפול מהיר ופיתוח זריז. אנחנו חברה השואפת למצוינות, והלקוחות שהצטרפו אלינו לאורך השנים צמחו וגדלו בצורה משמעותית בזכות ההתייעלות הלוגיסטית והתפעולית שהמערכות שלנו העניקו להם. השותפות הזו, בגובה העיניים ועם הטכנולוגיה המובילה ביותר, היא המנוע שלנו".
לאתר קו מערכות >>>
בשיתוף קו מערכות
