כמעט כל מי שכיהן אי פעם כחבר דירקטוריון מכיר את התמונה הזו: ערמת ספרים עבה ומכובדת נחה על שולחנו. בדרך כלל מדובר בדו"חות הרבעוניים או השנתיים של החברה שעליו לקרוא ולסמן בהם את הערותיו והארותיו לקראת הישיבה המתקרבת.
עם השנים והתקדמות הדיגיטציה, החלו חברי הדירקטוריון לקבל את הדו"חות האלה לעיון גם במייל, אלא ששורה של רגולציות לגבי הפצת מידע של חברות ציבוריות הפכו את דרך ההפצה הזו לבעייתית. כדי לשמור על תקינות כללי ממשל תאגידי ועל הרגולציות המחמירות בנושאי אבטחת מידע, החברות הציבוריות נדרשות להצפין את המידע הרגיש היוצא ממשרדיהן. החומרים המגיעים לחברי דירקטוריון נחשבים רגישים ביותר וכל דליפה שלהם טרם פרסום דו"חות החברה לציבור הרחב יכולה לגרום לניצול מידע פנימי לצורך סחר לא הוגן במניות החברה.
כאן נכנסת לתמונה חברת Diligent שפיתחה בשנת 2001 פורטל שמאפשר להפיץ ולקבל את חומרי הדירקטוריון בצורה מוצפנת ומאובטחת. המוצר מכוון בעיקר לחברות ציבוריות שנדרשות לעבוד בהתאם לסטנדרט של ממשל תאגידי תקין ורמת אבטחה מחמירה. על לקוחות החברה נמנים ארגונים פיננסים מובילים בעולם וכן 70% מהחברות במדד ה-FTSE 100. הפורטל נמצא בשימוש כ-19,000 ארגונים ו-700,000 דירקטורים ברחבי העולם, ובין הלקוחות בישראל ניתן למצוא את החברות הציבוריות המובילות.
כאן בישראל מיוצגת החברה על-ידי גלית גלשטיין, שיצאה לדרך עצמאית לאחר שעבדה במשך כעשור בחברה מובילה בתחום המובייל סקיוריטי.
מדוע יש חשיבות כה רבה להנגשת המידע לדירקטורים?
"הדירקטוריון הינו מגדלור החברה והאחריות המוטלת על כתפיו היא כבדה .על מנת שדירקטור יקבל את ההחלטה הנכונה, חשוב ביותר לא רק שהמידע יהיה איכותי, אלא גם שתהיה אליו נגישות קלה בכל רגע נתון. דירקטורים צריכים את המידע הנכון ובזמן הנכון כדי לשאול את השאלות הנכונות וזקוקים לטכנולוגיה שתסייע להם לנווט באופן עצמאי ואפקטיבי במידע. בנושא זה המערכת מקלה מאוד הן את עבודת הדירקטור והן את עבודת מזכירות החברה". אגב, אם חלילה מידע דולף מהארגון בדרכו לדירקטורים, זו גם אחריות הדירקטורים לא רק של החברה, ולכן המערכת, בזכות רמות אבטחת המידע הגבוהות שלה, מאפשרת להם רגיעה גם בנושא הזה".
מי אחראי על הפורטל ותפעולו מטעם החברה?
“מנהלי המערכת הינם לרוב מזכירי/ות חברות, יועצים/ות משפטיים/ות או סמנכ"לי/ות כספים של החברה. התוכנה מסייעת לייעל את עבודתם באיסוף והפצת חומרי הדירקטוריון באמצעות בנייה קלה של תיקיית הנתונים, ניהול ישיבות, פרוטוקולים, אנשי קשר, יומנים והרשאות, כלי ניתוח מובנים המאפשרים ביצוע סקרים מהירים בכל נושא שעשוי לעלות בישיבת הדירקטוריון. אנחנו מספיקים הדרכה אישית לדירקטורים ולמנהלי המערכת ללא הגבלה וללא תשלום, והתמיכה שלנו פועלת 24/7 במשך 365 ימות השנה, כך שמנהל המערכת והדירקטורים מקבלים מענה אנושי ומהיר לכל סוגיה".
איך זה עובד?
"בהתאם להרשאות ולאחר הזדהות מאובטחת למערכת, המשתמשים מקבלים גישה ישירה ומיידית למסמכים, כאשר למערכת יש כלים אינטואיטיביים ופשוטים להוספת הערות על מסמכים. דירקטורים יכולים להוסיף הערות אישיות על מסמכים, לשמור את ההערות רק לעיניהם בלבד, או לשתף הערות אישיות עם חברי הדירקטוריון לפי בחירתם. המידע זמין לשימוש גם במצב און-ליין וגם במצב בלתי מקוון כך שהוא מאפשר לדירקטורים לבצע את תפקידם בצורה היעילה ביותר ולקדם ממשל תאגידי טוב ביותר.
החברה עומדת בסטנדרטים הגבוהים ביותר בתחום אבטחת המידע (כולל תקנות GDPR)".
שיפור משמעותי ביעילות הדירקטוריון
לדברי גלשטיין, חברי הדירקטוריון יכולים לתקשר בינם לבין עצמם ואל מול החברה עצמה באמצעות המערכת .הדירקטורים יכולים למלא שאלונים, לשלוח שאלות, להצביע ולחתום על פרוטוקולי ישיבות דירקטוריון בכל שעה ביממה ומכל מקום בעולם ומכל סוג מכשיר בין אם זה המחשב האישי, הטלפון הנייד או הטאבלט שלהם.
מדובר במערכת ירוקה, שחוסכת הדפסת ספרים, ובוודאי מעניקה פתרון מצוין לתקופת הריחוק החברתי של הקורונה.
