מעמדם וחשיבותם של הדירקטוריונים בחברות ציבוריות התעצמו מאוד בשנים האחרונות. בד בבד, גדלו הסמכויות והאחריות של הדירקטורים. כל זה הוא תוצאה של שינויים בחקיקה, בפסיקה וברגולציה, אך גם של תפיסות ניהול מתקדמות והמורכבות של ניהול עסקים בעידן הגלובלי. בנוסף על תפקידיו כמי שאמור להנחות את הנהלת החברה כיצד לפעול, לפקח על פעולותיה ולבצע בקרה מתמדת על ההנחיות היוצאות תחת ידיו, הדירקטוריון נדרש לדון בנושאים אסטרטגיים ונושאים מהותיים אחרים. על הדירקטורים עצמם מוטלים חובות המעוגנות בחוק, כמו חובת האמון וחובת הזהירות, והפרה שלהן כרוכה בסנקציות פליליות. עם זאת, שיטות העבודה בלא מעט דירקטוריונים עדיין לא מתאימות לעידן החדש. ארגונים רבים מנהלים את ישיבות הדירקטוריון באמצעים מיושנים כמו תיעוד הפרוטוקולים במחשב המקומי, ללא אפשרות יעילה למעקב אחר החלטות ושיתוף מידע. בעידן של דיגיטליזציה מהירה, מדהים לגלות שבחלק מהחברות העבודה נעשית עדיין באופן ידני.
המענה לפער שבין הצרכים לאמצעים מגיע מהמגזר הטכנולוגי. אחד הבולטים שבהם הוא מערכת בורדירקטור (BoarDirector) שמביאה את הטכנולוגיה לפעילות הדירקטוריון ומסייעת לדירקטורים ונושאי משרה בכירים בחברות ציבוריות למלא את תפקידם באופן אפקטיבי, תוך ציות לחוק. מדובר במערכת חכמה וידידותית לניהול ישיבות, מסמכים, פרוטוקולים ומעקב אחר החלטות, המספקת מענה מדויק לעולם העסקים הדינאמי ולמציאות המחייבת גמישות מקוונת וגלובלית.
המערכת, מסבירה נורית קנר יהב, מנהלת הפיתוח העסקי ב-SQLink, החברה שפיתחה את בורדירקטור, מתייחסת למכלול התהליכים של ישיבת דירקטוריון - הן לפני כינוסה והן אחריה. "הציבור בדרך אינו מודע לכך שמדובר בעבודה מאוד מורכבת ומסועפת, שקשורה למערכת בק אופיס בכל הקשור לתזמון הישיבה, זימון המשתתפים, יצירת סדר יום, העברת חומרים נלווים, הפצה להערות, יצירת פרוטוקולים, ניהול גזירונים, ניהול הרשאות בארגון, יצירת מסמכי החלטות, יצירת מעקב החלטות ומעקב משימות, הפקת דוחות, ניהול מידע אישי, נוכחות של דירקטורים ועוד ועוד. כל אלה מטופלים על-ידי המערכת באופן ממוחשב כדי להימנע מטעויות אנוש.
"במקביל לכך, המערכת מתייחסת לישיבת הדירקטוריון עצמה, כלומר למהלך הדיון. כאן המערכת מספקת תמיכה בכל הקשור להפצת מסמכים מאובטחת, קיום דיונים ושיתוף הערות ומסמכים און-ליין - כפי שמתחייב בעידן הקורונה - צפייה במסמכים, עריכה של הערות ותגובות. למעשה, מתאפשר לדירקטורים להתכונן לישיבה בצורה מסודרת, לקיים ישיבה בצורה מאובטחת - וזאת מכל מכשיר קצה- להשתתף בישיבה, וגם לתת תשומות ותגובות לאחר הישיבה על גבי המסמכים".
מנוע חוקים ומניעת ניגודי עניינים
בנוסף להשגת אפקטיביות בעבודת הדירקטוריון, קנר יהב שמה את האצבע על אחד הנושאים הרגישים בעבודת הדירקטורים והוא הצורך לקיים ממשל תאגידי תקין, אחד הנושאים שעומדים כיום במרכז תשומת הלב של הרגולטורים בשוק ההון. "מנוע החוקים של מערכת בורדירקטור מאפשר חישוב סיכונים ושולח התראות ותזכורות חכמות הן לדירקטורים, הן למזכירות החברה והן לכל גורם מורשה בארגון", היא מדגישה. "כל ארגון קובע את החוקים וההגדרות שחשובות לו, אנחנו מזינים אותם במנוע חוקים והוא מתאים את עצמו להרשאות בארגון ובכך מסייע בשמירה על כללי ממשל תאגידי תקין. למשל, אם אנחנו מזינים מראש במנוע חוקים שעל הדירקטוריון להתכנס ארבע פעמים בשנה בנושא מסוים ובפועל הוא התכנס רק שלוש פעמים - המערכת תדע להציף נתון זה ולשלוח התראה מתאימה. אם דירקטור חייב לעבור על מסמכים 48 שעות לפני ישיבה מסויימת, והוא טרם צפה בצרופות שנשלחו אליו, המערכת תשלח אליו תזכורת חכמה וכך הלאה.
"בנוסף למנוע החוקים, בורדירקטור כוללת גם מערכת הרשאות מאוד מפותחת וחכמה. ניתן באמצעותה להגדיר לכל משתמש את התפקיד שלו בארגון ובכך לקבוע מי יכול לערוך מסמכים, מי יכול להעיר על גביהם, מי יכול להוריד אותם, ומי יכול רק לצפות בהם", היא מוסיפה.
נושא נוסף עליו היא מצביעה קשור לציות לחוק בנושא עסקאות בעלי עניין ומניעת ניגודי עניינים, נושא שמעסיק מאוד את הרגולטורים שמפקחים על החברות הציבוריות. "בורדירקטור מכילה גם מערכת לזיהוי בעלי עניין וניגוד עניינים. היא יודעת לזהות באופן אוטומטי בעלי עניין לפי ההגדרות שניתנו מראש לכל משתמש ולייצר לאותו משתמש מסמכים שנועדו לו אישית - במקום שמזכירות החברה תצטרך לנהל גזירונים".
פתרון מקיף לכל תהליך עבודת הדירקטוריון
לדברי קנר יהב, הייחודיות של מערכת BoarDirector נובעת מהעובדה שזו המערכת היחידה שנותנת פתרון מקיף לכל תהליך עבודת הדירקטוריון. "יש כאלה שמספקים מערכת בק אופיס. אחרים מאפשרים שמירה וצפייה מאובטחת במסמכים. אחרים מספקים מצג דירקטורים לשיתוף מסמכים וקיום דיונים. אבל אף אחד לא נותן פתרון כולל ומקיף שכולל בתוכו גם את מנוע החוקים, ההרשאות והמערכת למניעת ניגודי עניינים", היא מבהירה.
"דבר נוסף שמייחד אותנו הוא שהתכנה נבנתה מהשטח", מוסיפה קנר יהב. "למדנו את הצרכים של עבודת מזכירות החברה והדירקטורים ובנינו את התכנה שלב אחרי שלב, שכבה אחר שכבה, לפי העבודה בפועל והצרכים שלהם. נתנו מענה לכל הכאבים של הדירקטוריונים והמערכת עצמה מותאמת לכל חברה באופן ספציפי".
יתרון נוסף של המערכת עליו היא מצביעה הוא סביבת עבודה משותפת ושמירת זכרון ארגוני. "המערכת מאפשרת עבודה אינטראקטיבית ללא נייר בסביבה משותפת ומקוונת מכל מכשיר קצה ובאופן מאובטח, תוך צפייה ישירה במסמכים ללא צורך בהורדת תכנים למחשב האישי. היא גם מאפשרת כתיבת הערות ותגובות על גבי המסמכים ושיתופם און-ליין. זאת ועוד, המערכת גם מאפשרת את שימור וניהול הידע המתבצע במערכת תוך שליטה, תיעוד ובקרה על תהליכי העבודה ומפתוח מלא המאפשר אחזור ושליפת מידע".
יש תוכניות לעתיד?
"ברמה המקצועית, אנחנו שואפים לייצר 'סטנדרט זהב' בתחום, כך שעבודת הדירקטוריון תתנהל בצורה חכמה, מאורגנת ומסודרת, עם תיעוד מלא ובקרה, תוך אפשרות לשימור, שיתוף ושליפת מידע ארגוני בכל רגע נתון. במקביל אנו פועלים להעביר את עבודת הדירקטוריון לענן ובכך לאפשר לארגון לחסוך משאבים וזמן. ברמה העסקית, אנחנו פועלים רבות במגזר הפיננסי, אך נכנסים למגזרים נוספים, ביניהם היי-טק, מוניציפאלי ופארמה. אנחנו גם עם הפנים לחו"ל בשאיפה לצאת עם המערכת מחוץ לגבולות ישראל. בשלב הראשון, באירופה ובארה"ב. אנו גאים על כך שהמערכת כולה היא פרי פיתוח כחול-לבן. החזון שלנו הוא לאפשר לארגונים לייעל ולקצר תהליכי עבודה שונים ובכך לאפשר להם צמיחה עסקית".
