ניהול של בתי דירות משותפים הוא משימה לא פשוטה. ועדי בתים וחברות ניהול נתקלים לא פעם בקשיים בכל הקשור לניהול תחזוקת הבניין, טיפול בתשלומים, שמירה על פרוטוקולים משפטיים ואף עריכת אסיפות דיירים. במקרה של מגדלים ובניינים רבי קומות, האתגרים מורכבים עוד יותר. אולם יש בשורה של ממש בתחום: פלטפורמה חדשה בשם DING, שנועדה לספק פתרונות טכנולוגיים לכל המשימות הכרוכות בניהול בתים משותפים – בצורה נוחה, קלה ומתקדמת.
"בשנים האחרונות פיתחנו מערכת הוליסטית מתקדמת, שמסייעת לכל הגורמים הרלוונטיים לחיים בבית המשותף: מהדיירים, דרך חברי הוועד וחברות הניהול ועד לספקים החיצוניים", מסביר עמיר בר-עוז, מנכ"ל ובעלים של קבוצת בר-עוז – העומדת מאחורי פלטפורמת DING. "הפלטפורמה כוללת מגוון רחב של כלים טכנולוגיים, כשהמטרה שלנו היא להקל על ההתנהלות ברמה הפיננסית, המשפטית והתפעולית. אנחנו רוצים לעזור לחברות ניהול ולוועדי בתים לנהל בצורה נוחה את שגרת היומיום בבתים משותפים".
קבוצת בר-עוז החלה את דרכה בתור סוכנות ביטוח משפחתית לוועדי בתים ולחברות ניהול: בר-עוז – המרכז לביטוח בתים משותפים. "סוכנות הביטוח שלנו עובדת אך ורק עם בתים משותפים וזוכה להמלצה מצד האגודה לתרבות הדיור", מספר בר-עוז. "לפני 20 שנה הצטרפתי לעסק המשפחתי – ובתור בוגר ממר"ם הכנסתי טכנולוגיה לפעילות שלנו. לאורך השנים צברנו המון ניסיון בעולם הבתים המשותפים: ועדי בתים פונים אלינו כל הזמן בנוגע לפוליסות ביטוח כאלה ואחרות".
הוא מוסיף כי "על בסיס הניסיון והמומחיות הטכנולוגית שלנו, הקמנו בשנת 2017 את חברת אוקס פינטק. הפתרונות שלה נמצאים כיום בשימוש בכ-120 אלף בתי אב בארץ. על בסיס העבודה שלנו עם אלפי לקוחות העמקנו את הידע שלנו ונחשפנו לתחומים נוספים שזקוקים לפתרונות חדשים. כך נולדה הפלטפורמה החדשה לניהול בתים משותפים: DING".
"ממשק קל לתפעול"
תהליך הפיתוח של DING נמשך כמה שנים וכלל השקעה משמעותית במערכות טכנולוגיות חדשניות. "בית משותף יכול להיות בניין קטן עם ארבע דירות, או קומפלקס מגדלים בתל אביב", מדגיש בר-עוז. "האתגר העיקרי שלנו היה בפיתוח מערכת גמישה שתוכל להתאים גם לבניינים קטנים וגם למגדלים, עם שלל מערכות, חניונים ותשתיות אחרות. לצד הגמישות, היה לנו חשוב לפתח מערכת שתהיה נגישה גם לדיירים שאינם בעלי אוריינטציה טכנולוגית. השקענו הון בממשק כדי שיהיה קל ונוח לתפעול".
בר-עוז מציין כי אחד היתרונות העיקריים של פלטפורמת DING טמון ביכולתה לשמור על תיעוד רציף. "ועדי בתים וגם חברות ניהול נוטים להתחלף. לעתים נוצר מצב שבו אפילו חשבון הבנק של ועד הבית משתנה אחת לכמה שנים. במבחן התוצאה, כמעט אף פעם אין העברת מסמכים מסודרת והמון מידע הולך לאיבוד: מגבייה והוצאות שלא מתועדות בשום מקום ועד שיפוצים וטיפולים שאין להם שום זכר", הוא אומר. "הפלטפורמה שלנו שומרת על כל המידע בצורה מסודרת – כולל פרוטוקולים של דיונים וחשבוניות. בצורה הזאת אנחנו שומרים על הרציפות, הזמינות והשקיפות של כל הדאטה של הבית המשותף".
ארנק דיגיטלי מותאם
בר-עוז מוסיף כי הפלטפורמה כוללת גם ארנק דיגיטלי חכם לצורך תשלומי דיירים: "פיתחנו ארנק דיגיטלי מתקדם – שמותאם במיוחד לצרכים של ניהול בתים משותפים. חשבונות הבנק של ועדי בתים הם לרוב מוגבלים – ולכן ועדים מתנהלים באמצעות צ'קים או העברות בנקאיות. אנחנו מספקים פתרונות לגבייה מהדיירים, כמו כרטיס אשראי, סריקת צ'קים והעברה בנקאית, לתשלומים פנימיים וחיצוניים. כלומר, גם גבייה מהדיירים וגם תשלום לספקים ישירות מתוך הארנק. הכל מתבצע בצורה דיגיטלית על בסיס אפליקציה נוחה לשימוש".
לדבריו, הארנק הדיגיטלי של DING מסייע במעקב אוטומטי אחרי תהליכי התשלום: "כאשר דיירים משלמים בהעברה בנקאית, ועד הבית צריך להיכנס לחשבון הבנק בצורה ידנית כדי לעקוב אחרי התשלומים – ואז להוציא בעצמו קבלה לדייר. המערכת שלנו יודעת לזהות את אופן התשלום בצורה אוטומטית - צ'קים או העברה בנקאית, להוציא קבלה ללא מעורבות יד אדם, לייצר מגוון סוגי דוחות לוועד הבית ולדיירים ולשמור דוח הכנסות והוצאות מפורט".
ניהול אסיפות דיירים
בבניינים משותפים רבים בעלי הדירות מתקשים לנהל ערוצי תקשורת מסודרים ולדווח על תקלות. "רוב הבתים בישראל עובדים כיום עם קבוצת וואטסאפ לתקלות ולדיונים", מסביר בר-עוז. "בבניינים גדולים הקבוצות הללו נוטות לגלוש לשיח לא בריא ולא פרודוקטיבי. אנחנו מספקים אלטרנטיבה באמצעות כלי תקשורת להעברה ישירה של הודעות מחברת הניהול או מהוועד אל הדיירים. בנוסף, הפלטפורמה שלנו מאפשרת לפתוח חדרי צ'אט ייעודיים לחברי הוועד או לשאר הדיירים, כך אנחנו מסייעים לשמור על שיח מסודר וגם על תיעוד ההיסטוריה של קבלת ההחלטות".
בנוסף, פלטפורמת DING מאפשרת ניהול אסיפות דיירים דיגיטליות. "הרבה ועדי בתים נמנעים מקיום אסיפות דיירים ועורכים אסיפה אחת בלבד בשנה", אומר בר-עוז. "התוצאה היא אסיפות מסורבלות שעוסקות במגוון רחב של נושאים ונמשכות שעות. בעזרת הכלים הטכנולוגיים שלנו ניתן לקיים אסיפה דיגיטלית, להביע דעה ולערוך הצבעות מקוונות. בסיום ההצבעה, המערכת מנפיקה פרוטוקול משפטי עם תוצאות ההצבעה, ובכך ניתן למנוע ויכוחים על חוקיות ההצבעה ולהעניק לוועד כלים משפטיים לקבלת החלטות".
שומרים על הכסף
בר-עוז מצביע על כך שמשום שהשוק פרוץ ולא מפוקח עולה סוגיית גביית הכספים שאוספים הוועדים או חברות הניהול והשימוש שנעשה בהם. "DING מבטיחה שקיפות מלאה וביטחון בניהול הכספים של הבית המשותף. כאשר החברה שסולקת כספים עבור הוועדים או חברות ניהול נקלעת לקשיים, עולה חשש בנוגע לכספים שאמורים להיות מוגנים", הוא אומר. "למשל, אירוע של פשיטת רגל של חברה כזאת יכול להוביל לעיקול של כל חשבונות החברה, ללא הפרדה בין כספי החברה מהפעילות העסקית לכספים שנאספו עבור הלקוחות. כולנו רואים מקרים רבים כאלו בענפים שונים במשק, ובעיניי האחריות של כל חברה היא לדאוג למסך ברזל ולהגנה על כספי הלקוחות. להערכתי, היעלמות כספי גבייה של מספר חודשים יכולה לגרום לקשיים עצומים בהתנהלות הבניין ובמצב קיצוני אף להביא לקריסת חברת הניהול. זאת הסיבה שב-DING השקענו גם ברישוי, בבקרה וברגולציה, ולתת כלי שמבצע הפרדה מוחלטת בין החשבונות העסקיים של החברה לחשבונות שבהם מוחזקים כספי הלקוחות. זאת גם לאור המשמעויות הכספיות הנובעות מכך ומהחובות הרגולטוריות והבקרות שאנו מחויבים לפעול על פיהן".
בשיתוף קבוצת בר-עוז
