כתיבת מסמכים משפטיים פעמים רבות חוזרת על עצמה. אמנם יש להתאים בכל פעם את המסמכים ללקוחות ולמקרים הספציפיים בהם עורך הדין מטפל, אך עדיין יש נוסחים קבועים שחוזרים על עצמם במגוון שימושים, כמו למשל הסכם שכר טרחה, פסקאות בנושאים שונים בחוזים מסחריים, הסכמי סודיות ועוד. כדי שעורך הדין יהיה פנוי לעבודתו השוטפת ולניהול תיקיו, פותחה תוכנת Assist-Ant במטרה להקל על עבודת הכתיבה והניסוח של עורכי דין באמצעות מגוון פעולות אוטומציה, ולפנות את זמנם לעיסוקם המהותי בניהול תיקים.
התוכנה רצה ברקע המחשב של המשתמש, מנתחת את סגנון כתיבתו ולומדת אותו, ובאמצעות יכולות בינה מלאכותית מציעה לו השלמות תוך כדי כתיבה, הן מן התבניות שהגדיר מראש והן ממאגרי מידע שונים. התוכנה פועלת בכל מקום בו העו"ד כותב: וורד, אאוטלוק, ג'ימייל ועוד – וניתן לסנכרן אותה בין שאר עובדי המשרד, כך שאיכות הטקסטים היוצאת מכולם תהיה זהה ובעלת מסר אחיד.
כיצד פועלת המערכת?
"המערכת פועלת ברקע כמעין תוסף וירטואלי למקלדת, בזמן שעורך הדין מקליד במחשב. בין אם זה מסמך, חוזה, אימייל, מצגת, נתונים, וכד" אומר ירון תנא, מנכ"ל ובעלים שותף בחברת אסיסט-אנט, "בכל פעם שהמערכת מזהה ביטוי או התחלה של משפט רלוונטי ששמור במאגריה, היא מציעה מספר אפשרויות להשלמה אוטומטית ועל עורך הדין רק לבחור מבין ההשלמות".
מהם היתרונות המרכזיים שלה?
"הם רבים ומגוונים. ראשית, קיצור משמעותי של משך זמן הכתיבה באמצעות ההשלמות האוטומטיות, כך שאין צורך לכתוב בכל פעם הכל מחדש. שנית, בדיקת איות ודקדוק על ידי המערכת המבצעת הגהה ומתריעה על שגיאות, כדי שהמסמך הסופי יישלח באופן רהוט וללא שגיאות".
התממשקות לרשם החברות או לספר החוקים
תנא מסביר כי למערכת מגוון אפשרויות מתקדמות: "המערכת יודעת לחפש מספר ח.פ של חברות על ידי התממשקות לרשם החברות, שמות ונוסח של חוקים על פי ספר החוקים, וכן מיקוד של כתובת על ידי התממשקות עם אתר דואר ישראל. בכך, נחסך מעורך הדין לאתר את הנתונים הללו והמערכת משלימה אותם בעצמה תוך כדי הקלדה שוטפת".
"בנוסף, התוכנה לומדת את תבניות הכתיבה האישיות של המשתמש. אם יש ביטוי או טקסט מסוים שהוא מקליד פעמים רבות: שמות של לקוחות, מספרי טלפון, כתובת אימייל, כתובות דואר, היא תציע השלמה אוטומטית של תבנית מתאימה על פי הניסוח הספציפי של אותו משתמש".
כיצד המערכת לומדת את התבניות בהן עליה להשתמש?
"המערכת מאפשרת לייצר מאגר של תבניות נוספות. בכל פעם שהמשתמש מסמן טקסט ועושה Copy הטקסט לא ילך לאיבוד אלא יישמר במערכת באופן מאובטח. בפעם הבאה שהוא יקליד התחלה של פסקה דומה, המערכת תציע לו מגוון אפשרויות להשלמה מכל התבניות הרלוונטיות. המערכת תציג למשתמש היסטוריה של ה-Copy והוא יוכל לבחור משם. גם אם הטקסט נשמר לפני שנה, הוא יהיה רלוונטי. באמצעות חיפוש חכם במערכת, ניתן להגיע לכל תבנית שאי פעם נשמרה מהרגע שהותקנה המערכת".
למי מתאימה המערכת במיוחד?
"המערכת מתאימה לכולם, לכל מי שמקליד הרבה בעבודתו, אך עורכי דין באופן ספציפי נדרשים לכתיבת מסמכים רבים, הצהרות, הסכמים, חוזים משפטיים ארוכים וזו לא עבודתם העיקרית אלא עבודה נלווית, הגוזלת זמן רב. חשבנו על דרך להקל עליהם באמצעות תהליכי אוטומציה, כך שהכתיבה תהפוך למשהו פשוט ומהיר ותאפשר להם יותר זמן לעיסוק העיקרי שלהם. התוכנה כוללת מאגרים ייעודיים עבור עורכי דין ומציעה השלמה אוטומטית של חוקים, פקודות, תקנות, וכללים בשמם המלא לפי כללי הציטוט אחיד שעורכי דין משתמשים בהם רבות בכתיבה. אנו מפתחים ומשדרגים את התוכנה בכל עת שנדרש, והיא מתעדכנת באופן אוטומטי מתוך מאגרים חיצוניים".
מי הלקוחות שלכם?
"יש לנו משתמשים בעשרות משרדי עורכי דין בארץ, משרדים גדולים וקטנים ואנו שואפים להתרחב למשרדים נוספים. קיבלנו פידבקים רבים וחיוביים לגבי התוכנה ואנחנו כל הזמן בקשר עם לקוחות ונענים לבקשות ולרעיונות שלהם".
תנא מוסיף ומדגיש כי "המערכת מאפשרת גם שיתוף ושימור ידע בארגון. אם יש תבניות שרוצים לחלוק עם אנשים נוספים בארגון, המידע נשמר במאגר נתונים מאובטח בענן, או בשרת של החברה במקרה של משרדים גדולים המעוניינים בכך. אנחנו מעבירים הדרכות למשתמשים במשרדים גדולים ומספקים שירות לקוחות בזמינות מרבית לכולם".
אתר אינטרנט: Assist-Ant.net
בשיתוף Assist-Ant
