העיסוק בנוהלי חברה והוראות עבודה הוא לא מלהיב במיוחד. מדובר בתחום הדורש היכרות עמוקה עם הארגון על כלל יחידותיו והרבה תשומת לב לפרטים הקטנים ולדקויות תפעוליות ומשפטיות. ארגונים קטנים ובינוניים, שבהם אין בעל תפקיד מיועד העוסק בניסוח נהלים, הפצה ואכיפה שלהם, מזניחים את הנושא ומתעמתים עם התוצאות לאחר שנוצר משבר. "אני נוטה לדמיין את הנהלים כערימה של ניירת אינסופית השוכנת במערה חשוכה", מספר שותף ההנהלה בחברת פרודיפיי, ניר לוי. "הבעיה היא שניהול ידני של נהלים, במיוחד בחברות גדולות, דורש זמן רב ומשאבים שאינם מוקצים. זה בדיוק הצורך שמערכת NoHal עונה עליו. המטרה של התוכנה היא לפשט ולהנגיש את התהליכים הקשורים לנהלים, עבור מנהלים ועובדים כאחד". לוי ושותפיו בפרודיפיי זיהו את הצורך של ארגונים בסיוע בניהול נהלים והוראות עבודה ולא פחות חשוב מכך בדיגיטציה ובאוטומציה. "עובדים חדשים בחברה חותמים על מסמכי נהלים מבלי לקרוא אותם באמת", אומר לוי. "הם יוצאים ידי חובתם בלי שעברו תהליך פשוט של בחינת הידע הנדרש. זהו אירוע המסמן את תחילתו של האסון הבא".
ה"אסון" שלוי מדבר עליו יכול ללבוש צורות רבות, החל בבעיות ביחסים בעבודה, דרך תביעות רשלנות והפסדים כספיים ועד פגיעות גוף ותאונות עבודה. "פרוטוקול העבודה הוא דבר משעמם, אבל חיוני לשימור הידע בארגון. הוא למעשה הבסיס של ההתנהלות בתוך ארגון", הוא מסביר. "העובד צריך להכיר את ההקשרים של הסביבה שבתוכה הוא עובד. ההבנה של התמונה הגדולה עוזרת לו להיות עובד טוב יותר ולהימנע מתקלות. נהג שלא יודע שזו אחריותו לבדוק את כמות השמן במשאית יכול לגרום לשריפת המנוע ולהוצאות עתק מיותרות לעסק; מנופאי שלא באמת קרא את נוהלי הבטיחות יכול להיות חשוף לסכנה אמיתית לעצמו ולאחרים".
תקלות יכולות להתרחש גם בארגוני "צווארון לבן" ולוי מכיר דוגמאות מסוג זה, מקרים אמיתיים שקורים במחלקות לניהול הכספים ומערכי הטלמרקטינג. "הרבה קנסות שחברות משלמות הן תוצאה של טעויות אנוש שהיו יכולות להיחסך אילו כל העובדים היו מודעים לנהלים", הוא מסביר.
"הנהלים הם מערכת החוקים הפנימית של הארגון, והיא נוגעת בכל היבט ארגוני, החל ביחסים פנים־ארגוניים, דרך בטיחות ורווחה של העובדים ועד יחסים עם לקוחות וספקים". הטמעה של תוכנת NoHal לניהול ידע ארגוני מעמתת את הארגון עם הצורך להגדיר נהלים ותקנון, מחייבת כתיבה מקצועית שלהם, מציעה מודלים מומלצים וקלים לתפעול ומנהלת את הנושא ברמה היומיומית.
נהלים דיגיטליים, ברורים ונגישים
המודל של NoHal מבוסס על best practice של בניית ספר נהלים ארגוני אישי מוצלח. "המודל הבסיסי של התוכנה מרכז ניסיון של ידע שנצבר במשך שנים", מסביר לוי. "כל ארגון מקבל המלצה ראשונית למודל שבאופן בסיסי יענה על הצרכים שלו. המודולריות של התוכנה מאפשרת להתאים אותה לצרכים הספציפיים של העסק". פרודיפיי לא מתעלמת מהקושי של חברות רבות לעשות את הצעד הראשון — ניסוח הידע הארגוני ויציקה שלו לתוך תקנונים ונהלים — ולכן היא מציעה שירות משלים של ייעוץ לבניית נהלים. "אנחנו ממליצים לארגונים לעבוד עם אדם שזו המומחיות שלו", מבהיר לוי. "יש לנו כמה יועצים עצמאיים המשתלבים בהקמה ובליווי. כל לקוח יכול לבחור יועץ מומחה שיעבוד עבורו במהלך הטמעת המערכת".
מערכת NoHal פועלת כ"שירות ענן", הלקוח לא צריך להתאמץ להקים סביבת מחשוב עצמאית. יש אפשרות להתקנה פנים־ארגונית ללקוח שהצורך מחייב אותו. "יש חברות, בעיקר ביטחוניות, המעדיפות התקנה פנימית, אבל הנטייה הרווחת היא להפעלה כשירות ענן. אנחנו מספקים מעטפת בלתי מתפשרת של אבטחת מידע", אומר לוי. ההפעלה של NoHal בענן היא אידיאלית עבור חברות שמאפשרות עבודה היברידית, או כאלה שהחטיבות שלהן מתפרסות על אתרים מרוחקים ויש בהן אתגרים של שליטה ואחידות. אחד מהלקוחות המרוצים של NoHal הוא קבוצת נתון, המנהלת ומתפעלת נכסים באמצעות 4,000 עובדים בפריסה ארצית. "מדובר בחברה גדולה, בעלת חברות בנות. לנתון היה צורך בהטמעת מערכת ממוחשבת שתקל את תהליכי תחלופת העובדים ועדכון הנהלים. NoHal שינתה לטובה את שיטת העבודה שלהם ועזרה לעבור ממצב של חוסר ניהול למצב של שליטה ואחדות אצל עובדי כל יחידות החברה".
המקרה של קבוצת נתון מבטא את הייחוד והחוזקה של NoHal כמערכת. במיוחד בתוך ארגון גדול ומפוזר גיאוגרפית, התוכנה יוצרת שיוך בין כל בעל תפקיד או מקצוע לנהלים וההוראות הרלוונטיים לו. על פי לוי, התוכנה בנויה כך שכל עובד בחברה מקבל את המידע הרלוונטי עבורו. "מבחינתנו זו הדרך להבטיח שהעובד לא ילך לאיבוד בתוך אוקיינוס של נהלים שלא רלוונטיים ליחידה הארגונית, התפקיד או המקצוע שלו. המיקוד מעלה את הציות והנוחות. העובד יקרא וגם יחתום דיגיטלית ובחתימה גרפית את המידע הרלוונטי עבורו". NoHal מאפשרת לארגון לשלוח תזכורות ולקיים סבב אישורי נהלים בדרגי ההנהלה, כולל יצירת הערות והסתייגויות. המערכת תומכת בחתימות דיגיטליות, ניהול גרסאות ומהדורות, ניהול שינויים בלי לבזבז זמן יקר של עובדי חברה. הממשק הידידותי מאפשר קבלה של מידע לפלאפון או המחשב הנייד, פתיחה מהירה של חומרי קריאה ותהליכי חתימה דיגיטליים. שינוי או רענון של נהלים הופך לדבר פשוט, הנוהל הישן אינו מוצג באופן אוטומטי והשינוי מתעדכן עבור כל העובדים הרלוונטיים. "התוכנה מגבשת ספריית נהלים אישית עבור כל עובד בארגון", מסכם לוי, "הספרייה הזו מנגישה לכל עובד, בכיר וזוטר, את הידע וההוראות של הארגון, מהחזון ועד לשרוכי הנעליים".
מגדירים את הסטנדרט של העסק
כעורך דין, לוי מכיר ומבין היטב את הסיכונים המשפטיים והכלכליים שכל עסק חשוף אליהם. בארגונים שבהם נושא הנהלים לא מטופל באופן מקצועי, רמת הסיכון עולה. לכן בחברות ציבוריות קיימת רגולציה גם בנושא זה. ישנם עשרת אלפים ארגונים בישראל אשר עוברים מבדקים שנתיים במסגרת תקני איכות ISO. לארגונים אלו מערכת NoHal היא חלום מתוק. הערך העמוק, ברמת ההנהלה הבכירה, בשימוש ב־NoHal לדבריו, בא לידי ביטוי באחידות הניהול הארגוני והגדרת הסטנדרט המקצועי של העסק. "כדי שתהיה אחידות בתוך העסק, ביחס כלפי העובדים, תנאי העבודה וכלל הנהלים, הפרוטוקול חייב להיות ברור ונגיש. מסמך הנהלים צריך להיות עדכני וברור. הוא משפיע גם על התחושה של העובד ומייצר סולם ערכים מקצועי המייצג את החברה והנהלתה". לוי מתייחס לסולם הערכים הפנים־ארגוני, הנוגע ביחסי עובד מעביד, בתקנות למניעת הטרדה מינית או בשיפור הבטיחות. הסטנדרט הערכי של ארגון קיים גם ביחסים עם לקוחות. "הדוגמה הקלאסית היא במכירות — מתן הנחיות מהעסק לאנשי מכירות לגבי קווים אדומים בשיחת מכירה. מובן שלכל איש מכירות יש הסגנון האישי שלו, אבל בסוף זו אחריות של החברה להגדיר מה מותר ומה אסור. האם אפשר להציע מוצר שלא נמצא במלאי? האם אפשר להבטיח הבטחות לא מציאותיות רק כדי לסגור עסקה? אלה שאלות שמשפיעות באופן ישיר על התדמית של הארגון".
לוי מטפח גם את הסטנדרט המקצועי של פרודיפיי, החברה שבה הוא עצמו עובד מאז שנת 2018. "NoHal היא הבייבי שלנו ומובן שגם אנחנו משתמשים בתוכנה בתוך החברה", הוא מספר. פרודיפיי הוקמה לפני כעשרים שנה על ידי התעשיין שמעון נרקיס, אשר ביצע הסבה לתחום התוכנה והשיק את המוצר המצליח "מטרות הלסינקי", תוכנה שנועדה לנהל תהליכים בוועדות האתיקה הרפואית בתחום הניסויים הקליניים. "כמו הרבה מוצרים בתחום התוכנה, גם המוצר הראשון שלנו נולד מתוך צורך אמיתי בשטח", מספר לוי עם מידה של נוסטלגיה. מפגש מקרי עם מנהלת ועדה לאתיקה רפואית הציף את הקושי הקיים בניהול תהליכים מורכבים, הנוגעים גם בנושאים רגישים. הפתרון שמצא נרקיס ענה על צורך ממשי של ועדות ניסויים קליניים ובתוך עשור "מטרות הלסינקי" הוטמעה בכל בתי החולים בארץ. לאחר הרבה שנים שבהן "מטרות" נותנת פתרון במערכות הרפואיות, בפרודיפיי הבינו שהמנגנון הזה יכול להיות רלוונטי לכל ארגון וכך נולד המוצר NoHal. "היופי במוצר הזה מצוי בגמישות שלו. הוא מתאים לעסק של עשרה עובדים, וגם לארגון של 10,000 עובדים". לפרודיפיי יש גם מוצר חזק בתחום ניהול האיכות בארגון, אשר משרת מעבדות רפואיות וחברות בתחומי התעשייה והשירותים. "מטרות ניהול איכות הוא מקור עוצמה נוסף בסל המוצרים שלנו".
ניהול סיכונים לטווח ארוך
במרבית חוזי העבודה מופיע סעיף המחייב את העובד להכיר את נוהלי המעסיק, לדעת אותם ולפעול בהתאם להם. הבעיה נוצרת כאשר המעסיק אינו עושה את הנדרש על מנת לשקף לעובד את הנהלים התקפים בארגון. במקרה זה, כשמתרחשת תקלה או הפרה העובד יהיה זכאי לטעון לפטור מאכיפת הסעיף בגלל חוסר השקיפות של המעסיק בניהול השינויים וקבלת הסכמתו להם. זכויות עובדים הן נושא שנאכף בעוצמה בבתי הדין בישראל. מערכת NoHal מסייעת להתגבר על נושא קבלת הסכמת העובד מאחר שהיא מנהלת את השינויים באופן מלא ויסודי. המערכת לא רק משדרגת את הסגנון התעסוקתי, היא גם תורמת להימנעות מסיכונים מיותרים.
בשיתוף פרודיפיי
