האתגרים שעמם מתמודדים כיום ארגונים הופכים למורכבים יותר ויותר. הדינמיקה של השינויים הטכנולוגיים, התחרות המתעצמת, המעבר לעולם עבודה היברידי, הציפיות העולות של הלקוחות, האילוצים הרגולטוריים — יוצרים סביבת עבודה תובענית במיוחד עבור מנהלים ומנהלות מכל המגזרים. ארגונים רבים נדרשים כיום לחבר בהצלחה את העולם העסקי עם עולם מערכות המידע ולשלב במערכות המידע הליבתיות שלהם, כגון ה-CRM וה-ERP, תהליכי אוטומציה ורובוטיקה.
כאן נכנסת לתמונה חברת IT Solutions, המתמחה בייעוץ וניהול פרויקטים בעולמות מערכות המידע ותהליכי העבודה. החברה אמונה על הגדרת צרכים, בחירה של מערכות מידע, עיצוב הפתרון ויישומו בשטח עבור חברות וארגונים מתחומים שונים: בנקאות ופיננסים, ביטוח, נדל"ן, רכב, היי־טק, ייצור ואנרגיה וגם עמותות וארגונים ציבוריים. "אני מדמה את עבודתנו לכזו המשלבת בין ארכיטקט למפקח בנייה", אומרת רו"ח עידית לסר, מנכ"לית משותפת ב-IT Solutions ואחת משתי המייסדות של החברה. "לאחר שנחתם ההסכם עם הספק — תהליך שאנחנו מלוות משלב האפיון — התפקיד שלנו הוא לנהל את הפרויקט, לדאוג להטמעה, להדריך את העובדים ובעיקר לדאוג לכך שהפתרון הטכנולוגי ייצור שינוי לטובה. בעידן הנוכחי לא מספיק שהעובדים יידעו לתפעל טכנית את המערכות, אלא שהטמעתן תביא לשינוי בהתנהלות ובתהליכי העבודה".
"יש לנו יכולת כפולה: גם לספק צרכים שונים של הלקוח תחת קורת גג אחת, וגם לראות את הארגון בצורה כוללנית, תוך ראייה רחבה של עובדים, תהליכים וטכנולוגיות", מדגישה קרן שלו, מנהלת תחום סביבת עבודה דיגיטלית Digital Workplace ב-IT Solutions. "מעבר לפריסת המערכות לכל היוזרים בארגון, שמנו לנו למטרה לחבר את המערכות השונות בארגון למערכת אחת, שמתכללת את כל הידע הארגוני בשילוב פתרונות AI ואוטומציות".
לפתח ידע חדש
עולם ניהול הידע ש-IT Solutions מתמחה בו מקיף שורה של תהליכים, אחד מהם עוסק בשימור הידע בארגון. "הגיעה אלינו חברה עסקית שנמכרה לקרן השקעות וחלק גדול מהמנהלים עמדו לעזוב אותה. מנהל החברה פנה אלינו על מנת שנתעד בדחיפות את הידע העסקי והמסחרי לפני שהם עוזבים", מספרת שלו, שהיא בעלת שני תארים שניים בעבודה סוציאלית ובניהול ידע ובעלת ניסיון רב בניהול פרויקטים. "פיצחנו את האתגר באמצעות ביצוע ראיונות עומק לכל אחד מבעלי התפקידים, תוך דגש גם על הידע הסמוי שאינו גלום במסמכים או בקבצים וקשה מאוד לחלץ אותו — כמו ניסיון אישי ואינטואיציה. הצלחנו להתחקות אחרי תהליכי עבודה, להבין את האג'נדה ולהכניס את הכל לתוך מערכת ניהול ידע, תוך שימוש בכלים טכנולוגיים חדשניים שמשלבים AI ואוטומציות, שתוכל לשמש את הבאים אחריהם: תיקי תפקיד, קבצים, תרשימי זרימה, הקלטות. הכל נשמר ותועד".
ממד נוסף שעליו אמונה החברה הוא תכלול הידע בארגון. "ככל שארגון גדל כך מתרבים בו ערוצי המידע ולא תמיד הם מחוברים, כך שהוא מחמיץ את חוויית שיתוף הידע על התועלות העצומות שבה", מרחיבה שלו. "אנחנו יוזמים הקמת פורטל, שיאפשר לנקז אליו את המידע מהמחלקות השונות, שיהיה אכסניה לקהילות מקצועיות ושיספק ראייה רוחבית של הידע הארגוני בחברה ולא יצטמצם רק לאג'נדה מקצועית ספציפית. כל זאת בדגש על סטנדרטיזציה של ארגון המידע.
"אנחנו גם אמונים על בניית היררכיה של ידע", היא מוסיפה. "אנחנו פועלות לקבוע מדיניות אחודה של ניהול הידע ושל שיתוף הידע (קולבורציה) — מי מחזיק במה, איך הידע מתעדכן וכדומה — גם במטרה למנוע בזבוז זמן וידע".
ממד נוסף שעליו היא מצביעה הוא מינוף היכולות של אופיס 365, חבילת השירות של מיקרוסופט. לדבריה, חברות רבות לא יודעות כיצד להפיק תועלות מהמערכת ולתרגם אותן לביזנס. "בסוף ידע הוא משאב משמעותי של ארגונים, אבל הוא לא עומד בפני עצמו — הוא צריך להיות אמצעי לשיפור תהליכי עבודה", מדגישה לסר. "ידע לרוב הוא משאב שקוף או מובן אליו בארגונים. אבל ארגונים צריכים להפנים שיש ברשותם משאב יקר ושצריך לדעת לנהל, לשמר ולפתח אותו. מדובר בתהליך מעגלי שבו מתקיימת גם תחזוקה של הידע וגם תרבות ארגונית היודעת לפתח ידע חדש. כל זה אמור להיות מתורגם לערך ללקוח הסופי. הוא צריך להשפיע על השירות ועל המהימנות של הארגון ולהיות מקושר אליו".
לספק ערך ללקוח
עידית לסר, בוגרת ממר"ם ויועצת עצמאית במשך 17 שנה, הקימה את IT Solutions ב–2006 יחד עם שותפתה לדרך, תמי זיתן. השתיים נפגשו בכנס מקצועי בצרפת ומצאו שפה משותפת. החברות וקשרי העבודה הוליכו אותן להקמת החברה, כשהן מנסחות ביחד חזון ששם דגש על הצלחת הלקוחות ועל התייצבות בחזית המידע הארגוני העדכני. "היה לנו מאוד חשוב לעצב חברה בעלת אופי משפחתי, שעובדיה ירגישו בה נוח וטוב", מדגישה לסר. "אני עצמי הייתי אז אחרי לידת הילד השלישי והייתי נחושה לשלב בין עבודה למשפחה ועם זאת להיות בפסגת הידע ולעסוק בפרויקטים הכי משמעותיים והכי מעניינים. התפיסה של איזון בין בית לקריירה היתה אז די מהפכנית ואני שמחה שהיא הפכה למיינסטרים".
IT Solutions מעסיקה כיום 40 מנהלי ומנהלות פרויקטים ויש בה רוב מוחץ של נשים. המשרדים ממוקמים בפתח תקווה, אך אין חובת הגעה. חלק ממנהלי הפרויקטים עובדים מרחוק, חלקם מוצבים אצל הלקוחות. "מה שמאפיין אותנו הוא מידה גדולה של אמון", מסבירה לסר את הקוד התפעולי. "כל אנשי הצוות הם אנשים מנוסים מאוד בשטח עבודתם ומביאים עמם הרבה ידע וכישרון. מכיוון שנוצרו גם התמחויות ספציפיות, אנחנו יודעות להתאים את האדם הנכון לפרויקט הנכון".
מה החזון? לאן אתן הולכות מכאן?
לסר: "הפכנו לאחת מחברות הייעוץ המובילות בארץ, תוך שאנו מצליחות לשמור על הצביון המשפחתי המיוחד שלנו. אנחנו מאוד מזוהות עם הלקוחות וההצלחה שלהם חשובה לנו. נרצה להמשיך בכך".
שלו: "החזון הוא לספק ערך ללקוח מתוך ראייה רחבה. נמשיך לשים דגש על כך שניהול פרויקטים וסביבות עבודה דיגיטליות, בדגש על מתודולוגיה תהליכית, יביאו ערך כלכלי ללקוחות שעובדים עמנו".
רוצים/ות עוד פרטים על ניהול ושימור ידע ועל איך זה יכול לעזור לכם/ן ולארגון? הקליקו כאן >>
לכניסה לאתר >>
בשיתוף IT Solutions
