בעוד ש-CIOs (מנהלי מערכות מידע) מעטים היו יכולים לחזות משבר כמו מגפת הקורונה, הם בהחלט הגדילו לעשות ומילאו תפקיד מרכזי בניווט הארגון בתקופה הלא יציבה הזו, תוך עבודה צמודה עם המנכ"ל והדירקטוריון בניסיון להתמודד עם אתגרים מיידיים ולייצב את פעילות הארגון. המגפה המחישה כיצד ארגונים מגיבים לתקופות של אי ודאות כלכלית ושיבוש בסדר העולמי; הם נעים בדרך כלל בין שלושה מצבים: הישרדות, התייצבות או שגשוג.
במצב הישרדות, הארגון נמצא במשבר ומתמקד בכיבוי שריפות כדי להגן על העסק ולשמור על המזומנים. מנהלי מערכות מידע נוקטים בצעדים דרסטיים כדי לצמצם עלויות בהתאמה לירידה במכירות כדי להבטיח שהארגון יישאר בר קיימא. מצב התייצבות נותן לארגון מרחב נשימה גדול יותר להתמקדות באופטימיזציה של מערכות הליבה ויישומים ולהפעלה מחדש של תוכניות שנדחו בעבר. במצב זה, ה-CIO עובר מתגובת משבר למקסום הערך מפעולות הליבה (תקשורת מרחוק, אבטחה) ודחיית דברים שאינם הכרחיים לרגע זה (למשל, טרנספורמציה ומודרניזציה). כאשר חברה נכנסת למצב של שגשוג, זה אומר שהיא הסתגלה כבר למציאות החדשה והיא מתמקדת אך ורק בהשקעה בגיוס כישרונות חדשים לחברה ובחדשנות המשפרת את היתרון התחרותי ותומכת בצמיחה. לאורך הרצף הזה, ארגונים ינועו בין שלושת המצבים - והם עשויים אף לפעול במספר מצבים בו-זמנית.
כוחו של סדר עדיפויות
עם תעדוף נכון, ל CIO-יש את הכוח לשנות את משוואת התקציב ולנווט את הארגון שלו לעבר עתיד משגשג. עם זאת, להגיב מיידית מבלי להעריך את התמונה כולה הוא מצב שעלול לגרום לארגון לאבד מזומנים.
ה-CIO צריך לשאול שאלות קשות כדי להיות מסוגל לחזור למנכ"ל ולדירקטוריון של החברה עם אסטרטגיה ותוכנית פרואקטיבית. שאלות אלה צריכות להנחות את כל החלטות התעדוף:
1. מה תהיה ההשפעה הארגונית של יוזמה זו?
2. האם יוזמה זו מניעה יתרון תחרותי ו/או צמיחה עסקית?
3. האם יש יוזמות חשובות יותר שעלינו לבחון כרגע כדי לשמור על איזון?
4. האם ניתן לדחות יוזמה זו?
5. האם ישנן אסטרטגיות חלופיות לביטול הצורך ביוזמה זו?
בזמן שה-CIO מבצע הערכה ליוזמות IT, הוא או היא צריכים להיות חסרי רחמים. אם הפרויקט אינו תורם ישירות לצמיחת הכנסות, הפחתת עלויות או לכל יוזמה משמעותית אחרת, יש לדחות או לבטל אותו.
תוכנית תעדוף למפת דרכים מוכוונת עסקית
באמצעות התוכנית המוצעת כאן, מנהלי מערכות מידע יכולים לייעל את השקעות ה-IT ולהעביר תקציב רב יותר לעבר מפת דרכים מוכוונת עסקית. גישה זו יכולה לעזור למנהלי מערכת המידע לצמצם את המיקוד האסטרטגי שלהם ולממן רק את מה שחשוב:
הפחתת תמיכה בתוכנה ועלויות תפעול - השתמש בתמיכה של צד שלישי ובספקי AMS כדי להפחית את עלויות התמיכה. הימנע או דחה שדרוגי יישומים יקרים ובעלי ערך נמוך. על ידי החלפת תמיכת ספקים במחיר מופקע, ארגונים יכולים לקצץ באופן דרמטי בעלויות ולהקצות מחדש כספים ליוזמות אסטרטגיות.
שיפור תוצאות ניהול האפליקציה - צור גישה אחידה לניהול ותמיכה באפליקציות, שתאחד ספקים ותפחית מורכבות. עם ספק יחיד, מנהלי מערכות מידע יכולים לצמצם שיבושים תפעוליים, האשמות ופערי תמיכה בין ספקים.
מינוף ענן ציבורי - כתחליף לניהול תשתית, ספקי ענן ציבורי כמו AWS Azure, או GCP, מאפשרים למנהלי מערכות מידע למקד משאבים בערך עסקי, לא בתפעול. שימוש בענן ציבורי טהור או מודל היברידי יכול לעזור ל-CIO להשיג גמישות אסטרטגית, להימנע משעבוד לספקים ולהשתלט על מפת הדרכים של ה-IT שלהם בהתבסס על היעדים העסקיים של הארגון.
ניהול שימוש בענן ציבורי - ברגע שהתשתית נמצאת על הענן, אל תתייחס לזה כאילו זה סתם עוד מרכז נתונים. התרכז בשיפור מתמיד בביצועים, ביכולת ההרחבה ובאבטחה באמצעות כלים מקוריים בענן כדי להפחית את ההוצאות ולהרחיב את הפונקציונליות.
ייעול רישיונות תוכנה - סקור רישיונות תוכנה כדי לזהות חוסר ניצול ותאימות – זאת כדי לשפר את התשואה ולהפחית את הסיכון.
כשהמשבר הנוכחי ממשיך להשפיע על עסקים וסוכנויות ממשלתיות ברחבי העולם, וההפרעה הבאה כבר נראית באופק, הכרת המצב הנוכחי של החברה – הישרדות, יציבות או שגשוג – והבנת השינוי הנדרש לעתיד העסק – הם קריטיים. עבודה צמודה עם המנכ"ל ובעלי עניין מרכזיים אחרים, מעבר בין מצבים והתאמה של מודלים תקציביים למצב הם חיוניים כדי לצוף מעל פני המים. שימוש באסטרטגיות אלה כעת יסייע ל-CIO לנהל באופן יזום תנאים תנודתיים ולצאת מחוזק מתקופה סוערת.
סת' א. ראווין הוא מייסד שותף ומנכ"ל Rimini Street
בשיתוף רמיני סטריט
